Голосовые роботы, борьба с COVID-19 — и другие необычные способы использования «облака»

Для многих слова «облачные технологии» до сих пор означают «расшарить текст в Google Документах» или «залить фотографии на Яндекс.Диск». Но «облака» входят в жизнь бизнеса все плотнее, не только предоставляя новые возможности, но и заменяя многие «офлайновые» вещи. Лет 10 назад о таком нельзя было и мечтать, сегодня — это уже реальность. Но как именно используют облачные технологии разные компании? И как их можете использовать вы?

«Для старта хватило простых инструментов»

— Наша компания занимается организацией корпоративных мероприятий и тимбилдингов. Мы используем множество онлайн-сервисов и инструментов для организации командной работы. Но стартовали мы с базового функционала привычных Google Docs и Google Drive, который может использовать любой, даже начинающий бизнес.

Для нас сервисы Google решают задачи создания, накопления и управления экспертизой команды. Вот как мы их начали использовать:

1. Разработали оргструктуру компании, выделив 9 подразделений: Управление компанией, Маркетинг и продажи, Финансы, R&D, ИТ-департамент, Операционный менеджмент, Event-департамент, HR-департамент и Хозяйственный департамент.

2. Для каждого департамента завели на Google Диске свою папку. Внутри папки департамента находится все то, что относится к работе этого департамента. Так нам гораздо легче ориентироваться в поиске нужной информации.

У каждого департамента свой ответственный. Дальше вся фишка в правах доступа. У меня права владельца на ВСЕ папки и файлы компании. У директора департамента — права доступа только на папку его департамента и все, что находится внутри.

3. Все файлы внутри папки департамента для удобства делятся на типы:

• Готовые материалы — документы, которые уже закончены, утверждены и дальше используются многократно. Это: брендбук компании, последняя версия презентации компании, шаблоны листовок, фото сотрудников для вставки в инфоматериалы и т.д.
• Файлы оперативной работы — документы, внутри которых постоянно идет работа и вносятся изменения. Это: контент-план, файл финансового планирования, оргструктура компании, план продаж и т.д.
• Входящая информация и черновики — все то, что нуждается в дальнейшем изучении, обработке и распределении по другим категориям файлов и папкам.

4. Есть еще папка сотрудников. В ней — у каждого сотрудника и подрядчика вложена своя «именная» папка, где — я владелец, а он — редактор. Однако в этой папке файлы сотрудник организовывает так, как ему удобнее (это важно). При этом результат интеллектуальной работы каждого сотрудника по умолчанию становится активом всей компании, а я — всегда знаю, где его искать и могу расшарить доступ для других сотрудников, которым эта информация актуальна.

А в случае расставания с сотрудником права владения на все его файлы переходят мне, а наработки — сохраняются.

Разумеется, опцию совместной работы над таблицами и документами мы также используем постоянно — когда несколько сотрудников одновременно могут вносить данные в один документ.

Одна из не самых очевидных опций Google Drive — создание ярлыка файла (правой кнопкой мыши кликнуть на файл и выбрать «Создать ярлык») и размещение его в другой папке. Так, если руководитель отдела продаж по моей просьбе создает инструкцию в формате Google Docs в своей папке, я могу за 1 минуту создать ярлык этой инструкции и поместить его как для отдела продаж в подпапку «Инструкции», так и в папку «Департамента маркетинга». Так разные подразделения могут работать с одним и тем же документом из удобной им папки.

5. Google Таблицы — мой самый любимый инструмент. С помощью макросов обычную таблицу можно превратить в полноценный онлайн-сервис. Так мы построили для своей компании системы учета и планирования финансового оборота, подачи финансовых отчетов по проектам и др.

«Ничего „физического“ в компании не существует»

— Мы технологический стартап, создаем голосовых роботов для бизнеса. Вся наша компания существует в «облаке», у нас нет ни стационарных офисов, ни собственных серверов.

Вообще ничего «физического» в нашей компании  не существует.У нас есть система управления продажами, производством. Например, обучение наших разговорных роботов и управление самой разработкой происходит в облачных сервисах: amoCRM, YouTrack, Slack. База знаний компании также располагается в облачных сервисах — комбинация YouTube и Google Документов, а также мы сейчас тестируем сервис Notion.

Вычислительные мощности, на которых выполняются операции, тоже находятся в облаках, мы арендуем их у технологических гигантов (Google, Yandex, JetBrains), что обеспечивает неограниченность ресурсов. Например, сейчас у нас вместо своего «железа» арендовано 7 виртуальных машин под вычисления, еще одна — отдельно под базу данных.

Больше всего возможностей для нас открывает сегодня Google: у них есть целая экосистема продуктов, которая рассчитана на быструю разработку. Она называется Firebase. В нее также входит хостинг. Он довольно удобен в работе и очень легко связывается с некоторыми другими сервисами, поэтому мы используем его.

Firestore — это база данных, которая входит в экосистему Firebase. Мы там храним часть данных. Она расширяемая, поэтому нам нет нужды следить за тем, сколько места занято в этой базе — при необходимости она «разберется» с этим автоматически. Это избавляет от головной боли администрирования системы. А еще, в отличие от многих других баз данных, она умеет уведомлять об изменениях другие части нашей системы и чудесно интегрируется с хостингом.

«Холодное» хранилище Google Storage отличается от баз данных тем, что оно не рассчитано на частое считывание из него информации. В него очень дешево положить данные и очень дешево их там держать долгое время. Подходит для разных картинок или видео. Точно так же легко расширяется до необходимых объемов.

По мере ростов объемов задач мы просто увеличиваем объем арендуемых мощностей.
От Google используем и DNS (Domain name system). Каждый раз, когда вы в браузере вбиваете в поисковую строку адрес сайта, ваш браузер «стучится» в ближайший DNS-сервер, чтобы тот ему «сказал», какому IP-адресу соответствует эта строка текста.
IP-адреса довольно часто меняются при смене серверов, поэтому мы арендуем DNS у Google, чтобы было проще управлять маршрутизацией трафика внутри системы.

Ну, и конкретно для себя, для своего продукта используем Google Speech TTS/STT (Text-to-speech и Speech-to-text) — сервисы распознавания и синтеза речи. Их используем при работе с английским и некоторыми другими зарубежными языками. А с русским прекрасно справляются русские сервисы вроде Yandex.SpeechKit.

Также используем в работе:

• Asana — облачный таск-менеджер для управления проектами по внедрению продуктов Tomoru
• Hubstaff — для контроля рабочего времени сотрудников, работающих удаленно
• Miro — для проведения совещаний, совместных мозговых штурмов и вообще структурирования идей и планов
• Figma — для прототипирования интерфейсов нашего облачного сервиса.

Арендуя эти сервисы и аппаратные мощности, мы не привязаны географически ни к одной точке мира. Нам не нужно задумываться на тему расширения площадей, сервисных мощностей, потому что все условно «резиновое». Мы можем нанимать людей из любой точки мира.

В таком режиме намного проще запускать бизнес, потому что ты используешь подписки, и тебе не нужно инвестировать миллионы рублей в софт, аренду помещения и оборудования. Ты все это делаешь по подписке за несколько тысяч рублей в месяц.

Третий плюс — информационная безопасность. Когда ты работаешь в облачных системах, то получаешь уровень защиты технологического гиганта, у которого арендуешь эти системы. Да, каждую компанию можно взломать, но вероятность такого события в облачном пространстве — на порядок ниже.

«Используем „облако“ для научных исследований»

— В связи с пандемией COVID-19 резко возросло количество проводимых лабораторных исследований. В то же время разработка тест-систем для диагностики заболевания основана на определении наиболее специфичных участков генома вируса. И это сложная вычислительная задача.

Даже после прочтения геном представляет собой строку, состоящую из четырех букв (A, C, G, T), причем его длина может достигать нескольких миллиардов символов. При этом в ДНК нет абсолютно четких «знаков препинания», которые указывали бы на начало и конец генов-предложений и других функционально значимых элементов. Немудрено, что обработка таких файлов занимает продолжительное время, нагрузка на локальные вычислительные мощности РНПЦ ощутимо выросла. В связи с этим мы решили использовать облачные сервисы для проведения наиболее ресурсоемких научных исследований, в частности — генотипирования патогенов и статистической обработки информационных массивов.

Использование облачных технологий для работы геномных ассемблеров и статистической обработки данных позволило существенно сэкономить время и разгрузить наши локальные вычислительные ресурсы. Также, на мой взгляд, использование облачных технологий целесообразно для решения задач, которые совместно выполняют несколько исполнителей, в первую очередь для хранения общих баз данных. Облачный сервер не только предоставляет вычислительные мощности, но и обеспечивает безопасность информации.

«Параллельная работа в „облаке“ нас ускоряет»

— Пару лет назад у нас был проект по локализации приложения с игрой в автогонки. Мы должны были быстро перевести все тексты в приложении с русского языка на английский. Проблема заключалась в том, что переводчик находился в другом городе.

Что мы сделали:

1. На Google Диске создали документ Excel, который напрямую подключили к виртуальной среде программистов для разработки приложений. Один столбец таблицы был заполнен сотнями текстов на русском языке, взятых прямо из рабочего приложения.

2. Переводчик постепенно переводил фразу за фразой, строку за строкой, а разработчик — видел практически в реальном времени, как русские фразы «становились» английскими.

3. Разработчик проверял, насколько новые фразы в количестве знаков подходили в рамки интерфейсов и требовалось ли их менять, исходя из пользовательского пути и контекста всего приложения.

Именно параллельная работа позволила нам сдать проект в срок.Сегодня практически все приложения, которые мы разрабатываем для бизнеса, используют «облака» в том или ином виде: сторонние сервисы и серверы или собственный сервер владельца приложения. Например, IT-компания Omega для американского заказчика разработала систему для автоматизации сбора данных о состоянии инфраструктуры, например — трещин и прочих дефектов в конструкциях мостов и других объектов. Информация собиралась в том числе и с помощью дронов. Но само приложение не хранило данные, а подключалось к базам данных, хранящимся на серверах: записывало в них тексты и цифры, загружало фотографии и т.п. А на другом конце менеджер или простой пользователь просматривал эти данные, работал с ними и скачивал их в случае необходимости.

Также мы используем инструменты сборки в облаке при разработке мобильных приложений. Например, в нашем арсенале — Cloud Build (сервис для командной разработки игр), который мы используем для сборки Unity-проектов (приложения, способные работать на различных платформах, включая ПК, игровые консоли, мобильные устройства, интернет-приложения и др.). С его помощью сборка приложения может начинаться автоматически при внесении изменений в репозиторий проекта или же ее можно запускать вручную.

После сборки «облако» отправляет письмо со ссылками на загрузку собранного приложения заинтересованным адресатам. В целом этот инструмент позволяет автоматизировать сборку приложения и отправку его на тестирование, освобождая время разработчика. При этом разработчику даже нет необходимости следить за версиями: текущая и прошлые сборки приложения хранятся в облаке. И при необходимости тестировщик может установить любую из них в любое время.

А как еще бизнес может использовать облачные технологии?

Партнер этого материала ― компания А1 ― рассказывает о 7 интересных решениях:

1. Bitrix24+SIP-телефония. Это комплексное решение позволяет организовать офисную телефонную связь по сети фиксированного интернета с использованием SIP-протокола и CRM-систему управления продажами и коммуникациями с клиентами «под ключ» из облака А1. Bitriх24 существенно упрощает планирование задач, ведение клиентской базы, контроль продаж, дает возможность обеспечить интеграцию с интернет-магазином и автоматизировать бизнес-процессы.

2. Объектное хранилище (S3). В отличие от привычного файлового хранилища, объектное предлагает лучшую производительность, масштабируемость и безопасность, позволяет хранить неограниченные по объему данные любых типов и обеспечивает более удобное и легкое управление ими. Сервис может использоваться, например, для обеспечения работы сайтов, мобильных приложений, для резервного копирования и восстановления, архивации, корпоративных приложений.

3. Корпоративная почта в облаке на базе решения MS Exchange позволяет организовать доступ к корпоративной электронной почте через веб-интерфейс с любого устройства (компьютера, планшета или смартфона), а также осуществлять совместный доступ к календарям и задачам для удобного планирования дел и встреч.

4. Инфраструктура как услуга (IaaS). Готовая виртуальная инфраструктура — серверное оборудование, системы хранения данных, дисковое пространство, программное обеспечение и сетевые устройства, — размещенная в облаке. Фактически это решение делает ненужным приобретение и обслуживание собственного оборудования (и тем самым позволяет сократить капитальные затраты). Другие его преимущества — гибкость, легкое масштабирование, повышенная отказоустойчивость.

5. Сloud Connect — услуга резервного копирования для пользователей IaaS. Она подразумевает безопасное копирование всей самой важной информации в публичное облако A1, откуда в случае нештатной ситуации необходимые данные можно будет восстановить в соответствии с разработанным аварийным планом. В качестве объектов для резервирования могут выступать как виртуальные машины, так и физические серверы и рабочие станции. При этом доступ к данным, хранящимся в публичном облаке, имеет только клиент и никто больше.

6. DRaaS (Disaster recovery as a Service) — услуга, которая делает возможным быстрое послеаварийное восстановление виртуальных машин и обеспечивает доступность любых приложений и данных в облаке А1. Поддерживать собственную удаленную инфраструктуру в этом случае не нужно: в любой момент при необходимости можно полностью или частично переключиться на резервную площадку. Зарезервированные ресурсы задействуются только в момент переключения на них, а оплата производится исходя из фактического объема использованных мощностей.

7. Информационная безопасность (ИБ) и применение средств защиты информации (СЗИ). Поскольку использование облачных решений не исключает угрозы кибератак, важно позаботиться о предотвращении утечек и кражи данных. Безусловно, прежде всего необходимо, чтобы предоставляемая провайдером облачная среда отвечала стандартам информационной безопасности (самыми важными из них являются ISO/IEC 27 001, регламентирующий требования к системе менеджмента ИБ, и PCI DSS, подтверждающий обеспечение безопасности инфраструктуры клиентов, а также защиту данных платежных карт).

Гарантировать сохранность данных поможет внедрение комплекса средств защиты информации — например, VMaaS (Vulnerability Management as a Service). Это позволит своевременно реагировать на угрозы и гарантирует сохранность данных. СЗИ могут быть установлены как на виртуальные серверы в облаке, так и на автоматизированные рабочие места сотрудников.

Читайте также

• Как сэкономить на ресурсах ИТ-подразделений: компания А1 предложила сервис SD-WAN для бизнеса
• Глобальные бизнес-тренды, которые помогут вам обойти конкурентов
• «Да кому нужны наши данные?» — как ошибаются компании, которые закрывают глаза на киберугрозы