Как выбрать ПО и не разориться: разработчик о том, что не принято озвучивать

Разработчиков ПО часто ругают — после покупки их программы компания выясняет, что нужно доплатить еще за множество необходимых вещей: обслуживание, внедрение, доработка. В результате общая стоимость, к примеру, CRM отличается от первоначально заявленной в разы.

Что предусмотреть еще до покупки системы по обработке данных и схожих по функциям сервисов — простыми советами делится Руслан Микитюк, директор по развитию системы автоматизации 1С:Салон красоты.

— Спрос растет, и предложений программ, систем автоматизации и работы с базами данных на рынке тоже много. Выглядит иногда все просто: заходишь на сайт, выбираешь тариф — например, базовый за условных 2999 российских рублей — и подключаешь. Быстро, удобно, недорого.

А потом оказывается, что нужно платить за подключение дополнительных рабочих мест к системе (плата за использование лицензионных сервисов зависит от количества пользователей, которые работают в программе), за обучение работе и пр. И 2999 рублей элегантно превращаются в сумму значительно большую.

Что нужно учесть, чтобы не слить бюджет — постараюсь честно рассказать.

Переплата после покупки

Подсчитывая, во сколько обойдется автоматизация бизнеса, нужно учитывать три суммы — стоимость самого ПО, внедрения и техподдержки. На этих трех китах и держится автоматизация.

Стоимость программного обеспечения зависит от того, работает оно в облаке или нет, необходим ли контроль персональных данных (являются ли, например, данные о каждом из клиентов достоверными и полными), требуется ли перенос информации из различных баз в одну систему — нюансов много.

Сопровождение. Программный продукт подразумевает сопровождение, а это дополнительные расходы, которые несет компания. Оно включает в себя поддержку работоспособности, обучение сотрудников, контроль за корректностью работы системы.

Техническая поддержка, как правило, включена в тариф, но ни один сервис не будет бесконечно обучать и консультировать ваших сотрудников, если вы платите ему $ 200−300 в месяц. Скорее всего, в этом случае вы обнаружите, что повторное обучение стоит отдельных денег. А персонал периодически меняется, приходят новые администраторы, и они учатся снова и снова.

Если сравнивать стоимость коробочного и облачного решения, то стоимость «коробки» — это 1,5−2 года затрат на аренду облачного сервиса.

Решение: внимательно читайте в договоре состав услуг, которые входят в компетенцию техподдержки. Например, что именно предоставляется — только консультация или пакет услуг.

Затраты на внедрение

Настройка системы часто продается как отдельная услуга со стороны разработчика, и разброс цен огромный (от нескольких сотен до нескольких десятков тысяч долларов).

Например, средняя рыночная цена внедрения продуктов для комплексной автоматизации бизнес-процессов в бьюти-сфере — $ 300. Время на запуск системы от 4 до 8 часов, стоимость часа разработчиков от $ 15−45, в зависимости от компании и регоина, где она работает. Обучение зачастую сервисы проводят бесплатно.

Рынок высококонкурентный, и разработчики стараются привлечь клиента с помощью цены на ПО, начиная «тянуть» деньги уже после продажи. Сменить же программное обеспечение потом будет сложно и затратно: для этого нужно скопировать и перенести базу данных, заново установить и интегрировать нужные инструменты, обучить персонал работать в новой программе — в лучшем случае на это понадобится месяц, и это еще удачный срок.

Стоимость перехода будет складываться из затрат на перенос данных и переобучение сотрудников.

Интеграция. Когда разговариваешь с компаниям, которые меняют системы автоматизации данных, можно часто услышать — большинству не хватает возможностей интеграции, чаще всего — со складским учетом.

Нужно помнить, что автоматизация включает в себя много интеграций со сторонними сервисами: платежными и бонусными системами, с инструментами сквозной аналитики, с мессенджерами и так далее. Это нужно обсуждать с разработчиком ПО.

Облачные сервисы часто не дорабатывают программный продукт под нужды клиента, у них есть типовая конфигурация, менять которую нельзя. Для коробочных решений работает это же правило. Дорабатывать можно только продукт с открытым кодом (программный код, который находится в общем доступе).

Свежий пример: торговый центр предъявил требование к арендаторам — обязательно подключиться к собственной системе автоматизации ТЦ, чтобы передавать данные о продажах. Это было обязательным условием, так как ставка аренды зависела от оборота. С ранее используемой системой автоматизации это было неосуществимо — поэтому было создано специальное расширение.

То есть расширения используются для того, чтобы компания могла изменить что-то «под себя» — если нельзя менять типовую конфигурацию ПО. Может прозвучать сложно, но это сделано для простоты работы — компания в результате работает с решением, созданным по его желаниям.

Некоторые разработчики — если видят, что решение будет востребовано, — готовы сделать интеграцию бесплатно.

Решение: обсуждайте заранее возможность интеграции со сторонними сервисами.
Не витайте в облаках.

Мобильное приложение

Даже если речь о маленьком бизнесе, наверняка вы предполагаете развитие. А это означает рост, расширение и даже открытие филиалов. И тут выбранная система может «порадовать» сюрпризами. Сюрпризы эти делятся на два типа:

• Финансовые («А у нас каждый третий филиал стоит еще X тысяч рублей в год»)
• Технические («Все нужно настраивать заново, и только потом можно снова начинать работать»)

Узнайте заранее, во сколько вам обойдется добавление филиала и новых сотрудников и насколько просто это сделать. В идеале должно быть так: вы заходите в систему, нажимаете «Добавить» и работаете дальше.

И поверьте — рано или поздно вам понадобится мобильное приложение.

И его стоимость, а также ежегодной поддержки может быть внушительной. А уйти уже будет сложно: сменить систему автоматизации — это вообще большая головная боль.

Чек-лист. Подведу краткие итоги: вот что нужно учесть при выборе системы автоматизации:

• Изучите состав услуг, которые входят в компетенцию техподдержки, сколько стоит внедрение
• Составьте список необходимых интеграций и узнайте, с какими сервисами может быть интегрирована CRM, как и кем это будет осуществляться
• Решите, готовы ли хранить данные в облаке или хотите иметь возможность развернуть систему на своих компьютерах
• Заранее узнайте, во сколько вам обойдется добавление филиала и новых сотрудников и насколько просто это сделать
• Уточните, во сколько вам обойдется мобильное приложение

Только после этого можно принимать решение о выборе системы автоматизации вашего бизнеса — той, которую не придется менять ни через месяц, ни через несколько лет.