«Позвоните предыдущим клиентам разработчика — они многое смогут рассказать». Как автоматизировать бизнес без головной боли

Как автоматизировать бизнес и не облажаться? Вопрос, как говорится, на миллион долларов. Немало бизнесов обожглись на этом и потеряли серьезные деньги. Поэтому во время практикума «TAX DAY 2024: налоги и изменения» мы попросили директора Группы компаний «Главбух» Александра Бойко рассказать на примере внедрения системы 1С, как автоматизировать работу бизнеса и не пожалеть об этом.

Генеральный партнёр события — Альфа Банк

Партнёр события — правовая платформа «Бизнес-Инфо»

Партнёр события — Группа компаний «Главбух»

«При автоматизации лучше лечить болезнь, а не симптомы»

— 1С бухгалтерия, как и любой другой IT-продукт для бизнеса, можно локализовать и кастомизировать. Например, у нас есть конфигурации для строителей, производств, торговли, услуг, а также для автоматизации заработной платы и кадров. Возможны и небольшие доработки: скажем, модуль для работы с маркетплейсами или с Chat-GPT. Последний уровень — это какие-то индивидуальные улучшения для конкретных клиентов. То есть внедрение ПО — это непростой и часто длительный процесс. Если плохо к этому подготовиться, а потом нормально не взаимодействовать с исполнителем, результат будет слабым. Возможно, даже придется все переделывать. А это дополнительные затраты.

Чтобы этого не произошло, советую заниматься внедрением ПО по определенному алгоритму. Он минимизирует ваши риски.

Итак, я выделяю пять обязательных этапов: осознание потребности, выбор партнера-внедренца, выбор продукта, внедрение и переход на обслуживание.

Второй и третий пункты (выбор партнера и продукта) можно менять местами. Но я рекомендую сначала выбрать партнера и уже совместно с ним выбирать базовую конфигурацию для автоматизации. Вы можете и самостоятельно выбрать сначала продукт. Тогда, если вы четко понимаете на каком программном продукте вы будете автоматизироваться, лучше сразу выбирать партнера из подборки компаний, которые успешно работают с выбранным вами продуктом.

Многие компании пропускают этап осознания потребности. А зря. На встречах с потенциальными клиентами мы часто сталкиваемся с тем, что клиент хочет автоматизироваться, но не понимает зачем.А могут быть совершенно различные цели: руководитель хочет зарабатывать больше денег, бухгалтер — чтобы учет велся легче, а менеджер — чтобы документы создавались сами автоматически по нажатию одной кнопки. Поэтому я рекомендую сесть и подумать о потребностях, осознать, каковы цели у автоматизации, описать критерии успеха, то есть что вы будете считать успешной автоматизацией. Потом стоит согласовать этот документ внутри своей компании и показать его потенциальному автоматизатору: он должен знать все о ваших «хотелках», чтобы сотрудничество было максимально эффективным.

Итак, потребности мы осознали, теперь давайте поговорим о причинах автоматизации. Причина — это такой толчок, с которого начинается процесс автоматизации. Их бывает только три: боль, мечта и план. Перед началом автоматизации лучше понимать, что вас на эту автоматизацию толкнуло, потому что с этими тремя причинами нужно работать по-разному.

Наиболее частая причина — боль. Например: «не могу отгружать продукцию, потому что у меня нет нормальных остатков по складу», «не могу вовремя сдавать бухгалтерскую отчетность, потому что у меня бардак». И руководитель говорит: «Мы работаем-работаем, а денег нет». Это боль.

Боль — сильный, быстрый мотиватор, однако недолгосрочный. Когда у нас что-то заболело, мы бросаем все дела и бежим к врачу. Но, как только мы получили таблетку и у нас перестало болеть, мы можем не продолжить лечение. И это главная опасность этой причины. Поэтому автоматизируя работу бизнеса, устраняя боль, нужно устранять и причину этой боли. То есть лечить болезнь, а не симптомы.

Мечта — это, например «Я хочу быть лидером рынка». Аналогия — спортзал. Это глубокая и длительная причина, но не острая. Я хочу быть красивым и здоровым, я пойду в спортзал. Но завтра. Поэтому здесь главная опасность — никогда не начать реализовывать свою мечту.

План — это запланированная реализация боли или мечты, а иногда и некое требование, пришедшее извне (например, госрегулятора или вышестоящей организации). И это лучшая причина для автоматизации — здесь шансы дойти до конца самые высокие.

Как и где искать партнера для внедрения

Мы осознали потребность, поняли причину, готовы начинать автоматизацию. Где его искать?

Самый надежный и информативный способ — это рекомендации. Вы обращаетесь к своим знакомым, которые оптимизировались, — они вам рассказывают, кто и как им это сделал, какие были проблемы. Однако здесь стоит слушать только тех, кому вы доверяете, и тех, кто вам нравится. Если вы видите, что в компании все плохо, то не стоит перенимать их опыт.

Также можно зайти на сайт 1с.ru, чтобы посмотреть рейтинги разработчиков-франчайзи. Можете найти сертификаты специалистов, получить контактные данные — и вперед.

Еще один способ — специализированные выставки и семинары. Там вы можете познакомиться с разработчиками напрямую.

После того, как выбрали несколько потенциальных партнеров, нужно определиться с тем, кто из этого списка будет лучшим. Вот, как это сделать:

Отдельно хочу остановиться на пункте «понимание клиента». Есть миф, что, если к вам пришел специалист из компании-разработчика, что-то наговорил, а вы ничего не поняли, — значит он очень умный. Однако это далеко не признак высокой квалификации. Партнер должен говорить с вами на вашем языке — на бухгалтерском, на управленческом.

Обратите внимание на отзывы клиентов. Все знают, что их надо обязательно почитать, но еще лучше — прозвонить прошлых или текущих клиентов компании. Так вы получаете не только официальную информацию, но и какую-то личную, эмоциональную оценку. Заодно можете уточнить, какие трудности были в процессе автоматизации.

Обязательно запрашивайте сертификаты или резюме тех специалистов, которые будут работать непосредственно с вами. Кроме того, бывает, что к вам приходят одни специалисты, а после заключения договора работают совершенно другие люди (в худшем случае совсем неопытные). На этапе подписания договора компания-разработчик будет очень сговорчивой, поэтому советую настоять на внесении в документ имен и фамилий тех специалистов, с которыми вы хотите работать.

И рекомендую настороженно относиться к слишком низким ценам. Очень часто дешево у тех, кто даже не представляет, что им предстоит делать. Разработчик может вас не понять и дать низкую цену, не заложив все необходимые нюансы. Если партнер ошибся, то, когда у него закончатся деньги, у вас начнутся проблемы. Поэтому низкая цена — это хорошая штука, но тревожная. Работайте с ней аккуратно.

Выбор продукта и внедрение

Мы выбрали внедренца, теперь выбираем продукт. Здесь у меня только одна рекомендация. Если у вас есть хороший партнер, слушайте, что он вам говорит. Он на основании тех продуктов, которые есть на рынке, и своих разработок предложит вам самое лучшее, на его взгляд, решение. Я считаю, что нужно доверять.

Начинать внедрение нужно с задания. У нас в компании есть два документа, являющихся заданием, — концепция и непосредственно техническое задание. Концепция — это тот документ, который описывает на верхнем уровне ваши требования, но не описывает реализацию. Техническое задание — это документ, который описывает и то, как будет реализовываться ваша задача. Вплоть до форм и кусков кода.

Задание согласовали — пошла разработка. Потом обучение пользователей, опытная эксплуатация и доработка по замечаниям. Причем последний пункт — обязательный. Не потому, что программа может быть плохо внедрена или что-то плохо сделано, а из-за того, что доработка по замечаниям существует всегда. Связано это с тем, что все нюансы программы вы поймете после того, как начнете с ней работать, и только тогда вы сможете дать полную информацию о том, что в программе нужно исправить.

Дальше начинается промышленная эксплуатация и обслуживание. При этом обслуживание никогда не заканчивается. Настраивайтесь на то, что периодически вам могут понадобиться доработки или изменения.

И последний совет — для повышения качества работы на всех этапах мы рекомендуем назначить команды со стороны заказчика и разработчика и документально закрепить их состав в проекте. Вот основные роли:

Куратор проекта должен быть и со стороны заказчика, и со стороны внедренца. Отличительная черта куратора — это человек, который может карать и миловать. То есть наказывать и поощрять. Обычно это руководитель, директор, заместитель директора, иногда может быть главный бухгалтер. С нашей стороны куратор либо я (директор), либо заместитель директора.

Менеджер проекта — очень важная роль, от нее многое зависит. Это тот, кто должен быть постоянно погружен в проект. Менеджер проекта должен, проснувшись ночью, рассказать, что происходит в проекте, и, когда куратор спрашивает, тоже дать ему всю информацию.

Проектная команда (эксперты) — это специалисты, которые ставят задачу и принимают выполненные работы. Они должны иметь права-полномочия для принятия решения в выборе, как действовать.

Обратите внимание, что обычно консультанты и программисты — это разные люди.

И остаются специалисты — это люди, которые помогают решать технические, документальные, бухгалтерские вопросы. Желательно прописывать их имена и контакты перед началом проекта, чтобы было понятно, к кому обращаться, если есть определенные вопросы.

Вместо вывода скажу: я считаю, что успех проекта на 55% зависит от заказчика. Нам платят деньги, мы сделаем все, что нужно. Однако заказчик примет работу или не примет, поставит задачу или не поставит, проверит перенесенные данные или не проверит, начнет работать в программе или нет… От этого очень много зависит. При этом из этих 55% целых 30% — это правильно выбранный менеджер проекта со стороны клиента.

Генеральный парнёр конференции: