Партнерский материал Юлия Шрамкова, «Про бизнес» 4 ноября 2021

«Видеозвонок дольше 60 минут реанимации не поддается». Вот как эффективно вести коммуникацию онлайн

Николай Иняхин. Фото: Анна Занкович, probusiness.io

Сегодня онлайн-звонки стали неотъемлемой частью деловой коммуникации практически каждой компании. Общение с коллегами и командой, с клиентами и партнерами прочно и, видимо, надолго перешло в онлайн-формат. Такая коммуникация экономит время, но действительно ли она эффективна? Попробуем разобраться в совместном проекте с брендом Logitech и Microsoft Teams.

О том, как сделать видеозвонки максимально полезными для всех участников и результативными для бизнеса, рассказал Николай Иняхин, учредитель Interim Business Association.

«Учредили интерим-ассоциацию за несколько звонков»: как использовать онлайн-коммуникацию

— Онлайн-коммуникация — это уже даже не тренд. Это такая данность, от которой никуда не денешься. Конечно, пандемия во многом ускорила развитие онлайн-коммуникации. Но мир в любом случае пришел бы к этому рано или поздно. Онлайн-звонки из нашей жизни уже не исчезнут — надо это признать и принять. Ничего плохого в этом нет, ведь это реально экономит время и расширяет возможности.

Сегодня любая компания — хоть малый бизнес, хоть международная корпорация — ориентирована на повышение эффективности своей работы. Поэтому всем пришлось адаптироваться к господству онлайн-коммуникации.

Например, возникновение нашей ассоциации Interim Business Association стало возможным именно благодаря налаженной онлайн-коммуникации. Мы с коллегами приняли решение о ее создании благодаря нескольким онлайн-звонкам. Вот как все было…

В конце 2019 года у нас родилась идея организовать Международную ассоциацию интерим-менеджеров. По задумке, она должна была объединить специалистов американского, польского, украинского, казахского и белорусского рынков. Инициатива исходила от меня, моего партнера Андрея Гаврилова и нашего украинского коллеги Олега Афанасьева. Мы связались и стали вместе обдумывать, как можно организоваться в условиях, когда день за днем страны закрывают свои границы. Весной 2020 года многие страны объявили локдаун, а при въезде в другие требовался двухнедельный карантин. Поэтому устроить какую-то совместную встречу для обсуждения было очень проблематично.

Тогда стало понятно — нужно адаптироваться под новые условия. Онлайн-коммуникация стала нашей единственной возможностью для организации сразу в нескольких регионах. Мы договорились о серии онлайн-звонков в Microsoft Teams для обсуждения нашей идеи и совместной выработки общей концепции ассоциации.

Microsoft Teams — это онлайн-платформа, которая помогает организовать командную работу компаниям малого и среднего бизнеса в удаленном формате. Например, с помощью Microsoft Teams можно общаться в чатах, проводить видеоконференции и онлайн-звонки с другими сотрудниками или клиентами. Одно из ключевых удобств в том, что привычные приложения Microsoft Office встроены прямо в Microsoft Teams, поэтому можно делиться файлами Word, Excel, PowerPoint и Outlook, не выходя из системы. И работать вместе с коллегами удобно — несколько пользователей могут одновременно вносить изменения в один и тот же файл.

Прежде чем просто наобум устраивать онлайн-звонки с коллегами, мы поняли, что нужно продумать, как вести коммуникацию максимально эффективно. Иначе был риск просто потратить очень много времени на пустые разговоры без конкретики. А время — это невосполнимый и ценнейший ресурс, как для меня, так и для всех моих коллег.

Использовать Microsoft Teams можно на любых устройствах, поэтому пользователь может работать там, где ему удобно: в конференц-зале или офисе, дома или в коворкинге, в кафе или во время поездки в транспорте. Можно быстро создать удобное виртуальное пространство для встречи с коллегами, ведь приложение Teams совместимо со всеми существующими дисплеями и проекторами.

Правило «7 ± 2» и 7 минут до кризиса внимания: как готовить презентацию для онлайн-встречи

Мы начали с подготовки презентации. Сразу решили, что не стоит перегружать наших коллег информацией. Важно учитывать, что кризисы внимания у человека наступают каждые 7−9 минут. Это значит, что с такой периодичностью нужно обязательно использовать какой-то прием для переключения и восстановления внимания. Например, на экране должно поменяться изображение или должен поменяться предмет обсуждения.

Что касается количества слайдов в презентации, мы руководствовались правилом «7 ± 2». Это значит, что вся презентация должна уместиться на 9−10 слайдах. И это с учетом вступительного с зафиксированной темой встречи и обсуждения и заключительного с благодарностью коллегам и контактными данными.

На этих слайдах мы расположили информацию в формате ключевых тезисов. Не стали «захламлять» их обилием текста с пояснениями. Сделано это было не только потому, что большой объем текста тяжело визуально воспринимать, но и для того, чтобы у выступающего не появлялось соблазна читать текст со слайдов. Это обычно полностью отключает аудиторию — после нескольких зачитанных с экрана предложений внимание полностью теряется.

Каждый слайд, помимо тезисов, содержал изображение — информативное, но в то же время цепляющее. Текст использовался как вспомогательный инструмент, доминантой оставалось изображение. Это, например, могла быть схема с изображением будущей структуры ассоциации.

Интеллектуальная вайтборд-камера Logitech Scribe дает возможность транслировать изображение с флипчарта в любую из платформ для видеосвязи — например, Microsoft Teams. Встроенный ИИ камеры позволяет «удалить» докладчика, чтобы все участники могли видеть изображение на доске целиком, а также Scribe распознает и отображает различные виды контента, включая стикеры для заметок. Благодаря невероятной четкости картинки удаленные участники ощущают себя в первых рядах, рядом с доской, а простота крепления к стене и система размещения кабелей делают камеру практически незаметной во время совещаний.

Когда презентация была готова, мы вместе с Олегом Афанасьевым посмотрели ее и постарались честно ответить себе на вопрос: цепляет ли она нас самих, доносит ли ту информацию, которую мы хотели продемонстрировать коллегам? Мы обсудили, какие слайды вызывают вопросы, и полностью их переделали.

И мы дорабатывали презентацию до тех пор, пока сами себе ее не «продали». Нельзя убедить кого-то в том, что у тебя крутая идея, если ты сам в нее не поверил до конца.

Четкий тайминг и визуальный контакт: как эффективно проводить онлайн-встречи

Мы договорились, что подготовим тезисные планы каждого предстоящего онлайн-звонка. К слову, мы до сих пор придерживаемся такого регламента — любая встреча ассоциации в онлайн-формате проходит по четкому плану и с соблюдением тайминга.

Не скажу, что сразу все было гладко. Например, для одной из первых встреч у нас был план, рассчитанный на 2 часа, хотя презентация и не была очень большой. Примерно на 70-й минуте мы обратили внимание, что коллеги начинают грустить, зевать, отвлекаться. Люди просто устали воспринимать информацию, они были ею перегружены.

После того как мы закончили встречу, решили собрать обратную связь. Создали чат в Telegram и провели краткий опрос: что понравилось и не понравилось, что следует улучшить к следующей конференции. И 100% участников ответили, что тема презентации им понравилась, но было много лишней информации, которая отвлекала и перегружала. То есть буквально все высказались в пользу сокращения.

Так мы поняли, что вместо одной масштабной встречи лучше провести две более короткие, а одну обширную тему стоит разбивать на несколько более мелких подтем.

Путем проб и ошибок выяснили, что больше 60 минут в онлайне смысла общаться нет. Это подтверждено уже сотнями онлайн-звонков, которые мы провели. В целом осознали, что к концу 45-й минуты начинается кризис внимания. Можно воспользоваться приемами, которые ненадолго его возвращают, — например, пошутить. Но когда время переваливает за 60 минут, то даже это уже не помогает — реанимации не поддается.

Сейчас основные правила для наших онлайн-встреч следующие:

5−10 минут — вступительное слово и приветствие
3−4 ключевых тезиса/темы, которые необходимо обсудить во время онлайн-встречи
1−3 спикера на встрече, у каждого до 15 минут на выступление
5−10 минут — подведение итогов, формулирование выводов или сессия вопросов и ответов.

При таком четком формате онлайн-встреч участники понимают, сколько займет это мероприятие, и могут планировать свой рабочий день. Они заранее подготовлены к тому, сколько им нужно будет посвятить вопросам ассоциации, и поэтому психологически более подготовлены сохранять внимание на протяжении всей встречи.

Также для нас было принципиально важно не потерять визуальную коммуникацию. Во время онлайн-звонка мы хотели видеть наших коллег, считывать их невербальные реакции, мимику, эмоции. Все это играет огромное значение, чтобы понимать, как на самом деле воспринимается наша идея, какие моменты вызывают сомнения и т.д.

Поэтому очень важный момент для организации онлайн-встреч — качественная видеосвязь для всех участников. Если мы говорим о деловом общении среди представителей бизнес-сообщества или об онлайн-встрече профессионалов, нужно обеспечить техническую базу.

Microsoft Teams гарантирует высокую скорость вызова и высококачественный звук. К тому же коммуникация на онлайн-площадке полностью безопасна, можно быть спокойными за данные вашей компании.

Конечно, у всех участников встречи могут быть разные возможности: кто-то поучаствует в конференции, сидя в офисе, кто-то может быть дома на «удаленке». Но как минимум правило хорошего тона — включить веб-камеру или в крайнем случае извиниться и предупредить о невозможности это сделать. Для инициатора конференции качественная видеосвязь — это обязательное условие.

Видеосистема Rally Bar от Logitech — это оптимальный формат для помещений среднего размера, вместимостью до 10 человек. Легко подключается к любому компьютеру через USB-разъем без дополнительного ПО. Позволяет провести видеоконференцию прямо на устройстве (например, через Microsoft Teams Rooms) без подключения компьютера. Благодаря качественной оптике с разрешением до 4K и пятикратному оптическому увеличению без потери качества изображения участники видеоконференции получают эффект личной встречи. А с помощью функции распознавания людей и механизма панорамирования Rally Bar следит за тем, что происходит во время собрания, и фокусирует камеру на происходящем — т.е. камера автоматически настраивается на того, кто говорит в данный момент, регулирует громкость речи, а также подавляет фоновый шум.

Правила онлайн-коммуникации

Все решения должны фиксироваться письменно.

Во время онлайн-звонка могут достигаться договоренности и приниматься решения. Но лучше взять себе за правило фиксировать все важные итоги после онлайн-звонков в письменной форме.

Бывает, что в компаниях онлайн-встречи записывают и выкладывают на общий диск для тех, кто не смог присутствовать. Но в современном мире не стоит ожидать, что кто-то добросовестно посмотрит эту запись.

Лучше кратко оформить все в письменном виде: вопросы, которые обсуждались, принятые решения. И эту выжимку уже выкладывать в общий доступ.

Камера на онлайн-встрече должна быть включена.

Есть подтвержденное статистикой мнение, что эффективность онлайн-встреч растет, если участники присоединяются с включенной веб-камерой. Этому есть много объяснений. Не будем говорить о недобросовестных сотрудниках, которые прячутся за темными экранами и занимаются своими делами во время совещания. Но хотя бы часть невербальных сигналов можно прочитать благодаря видео, а это способствует взаимопониманию.

Организатор следит за оптимизацией встречи.

Каждый спикер готовится к онлайн-встрече самостоятельно. Но организатор конференции обязательно знакомится с кратким содержанием всех презентаций, докладов или выступлений. Не потому, что мы не доверяем компетенциям коллег. А потому, что организатор видит картину онлайн-встречи целиком и может сразу исключить повторы, отсечь лишнюю информацию, в общем — оптимизировать встречу еще до ее начала.
Организация онлайн-встречи — это всегда командная работа. В целом интерим-менеджмент предполагает, что люди с разными компетенциями входят в проекты и помогают компаниям улучшать свой бизнес.

У встречи должен быть модератор.

Он следит за соблюдением тайминга, за тем, чтобы общение оставалось в конструктивном русле. Модератор своевременно останавливает процесс общения в группе, если кто-то отклоняется от темы или превышает лимит времени.

Не мелочитесь, используйте технические средства.

Для демонстрации информации важно использовать наиболее подходящие средства. Например, мы используем камеру для того, чтобы снять флипчарт крупно, если это необходимо. Включаем демонстрацию экрана, если нужно показать какие-то данные в таблицах или запустить видео на YouTube. И для каждой такой мини-задачи есть оптимальное решение. Не нужно обходиться малым и оставлять как есть, если можно реализовать качественную и информативную демонстрацию.

Нужно использовать интерактив.

Аудиторию всегда цепляет, когда в процессе обсуждения кому-то из присутствующих задаются вопросы. Поэтому мы обязательно включаем элементы интерактива в каждую встречу. Просим высказаться, ответить на вопрос спикера.

Главное правило — общение должно быть живым. Что под этим подразумевается? Когда говорит кто-то один, а все остальные слушают — это «неживое» общение. Когда происходит обмен мнениями, обсуждение и даже спор — это живое общение.

Онлайн и так проигрывает офлайн-встречам, как ни крути. При личном общении мы видим, как человек сидит, — его позу, его выражение лица. Мы можем почувствовать запах парфюма и иногда даже легонько дотронуться до собеседника. То есть доступно много других каналов, помимо звука и картинки. Поэтому нужно давать какую-то эмоцию. Эмоция — это как раз и есть живое общение.