Партнерский материал Диана Каленик, «Про бизнес» 16 декабря 2020

Как корпокарты изменили транспортный бизнес в пандемию

Экономия времени, безопасность и контроль расходов — вот что могут дать бизнесу корпокарты. Чтобы водители не тратили время на обмен валюты в разных странах, а бухгалтер мог видеть, на что потрачены деньги, транспортная компания «ООО «Транстехсервис» начала пользоваться корпокартами. Главный бухгалтер Елена Герасимчик рассказала о преимуществах такого решения для транспортного бизнеса.

Компания: ООО «Транстехсервис»

Год основания: 1992

Специализация: международные грузоперевозки

Особенности: наличие СТО, 70 собственных автопоездов

Количество сотрудников: 160 человек, из них 115 водителей-международников

Клиент Альфа-Банка: с 2016 года

— Компания специализируется на международных грузоперевозках. Например, из России в Европу везем сырье и пиломатериалы, из Европы в Россию — оборудование, семена растений. Так как автопарк состоит только из тентованных полуприцепов, то продукты питания мы не перевозим, — для этого нужны специальные рефрижераторы. Все грузы, транспортные средства и водителей мы в обязательном порядке страхуем.

**Елена Герасимчик**
главный бухгалтер ООО «Транстехсервис» с 2004 года

У нас практически нет текучки офисного персонала — уходят разве что в декрет. Около 25% водителей работают в компании со дня основания. За месяц водитель в среднем совершает 2 рейса, каждый из которых длится от 10 до 30 дней. Оптимальную загрузку транспорта планирует отдел по организации грузоперевозок.

Клиентская база состоит примерно из 120 заказчиков. В основном это российские и европейские компании, прямых белорусских грузоотправителей с каждым годом становится все меньше. Около 15% всех заказов — долговременные контракты с гарантированным объемом перевозок. Остальные заказы находим через поисковые базы данных и участие в тендерах. Кроме стоимости, потенциальные клиенты обращают внимание на опыт работы, наличие разрешительных документов, лицензий, отсутствие жалоб и положительные отзывы в сети Интернет.

Как изменила наш бизнес пандемия?

Мы почувствовали снижение экономической активности: уменьшился спрос, и в результате упали ставки на международные перевозки. Что мы сделали в этой ситуации?

Освоили новые направления, оптимизировали логистику, снизили простои и сэкономили ресурсы. Например, из-за дефицита разрешительных документов в ряд стран стали возить грузы на юг Европы, использовать паромы.
Еще мы привлекли сотрудника, который доставляет документы водителям, чтобы минимизировать социальные контакты. Часть сотрудников офиса отправили на удаленку и ввели гибкий график работы. Конечно, всех водителей обеспечили респираторами и перчатками.
А еще минимизировали оборот наличных и стали активнее использовать корпоративные карты в рейсах.

Об использовании корпокарт я расскажу подробнее.

Все началось с корпоративных карт

Наше сотрудничество с Альфа-Банком началось в 2016 году с подключения корпоративных валютных карт. В текущем году у нас появился зарплатный проект. А с сентября 2020 года мы полностью перешли на расчетно-кассовое обслуживание в Альфа-Банке, включая банковскую гарантию перед таможней. Комплексное обслуживание выгодно тем, что по пакетному договору мы платим единую фиксированную сумму за все предоставляемые банком услуги.

Фото предоставлено Альфа-банком — Фото предоставлено Альфа-Банком

За 4 года мы оценили преимущества корпоративных валютных карт. По функционалу они похожи на обычные персональные, но использовать их надо по определенным правилам. Это деньги предприятия, которыми сотрудники могут воспользоваться для командировок за рубежом, т.е. аналог выдачи денег под отчет, только быстрее, без бумажного оформления и кассы.

Основные расходы с корпоративной валютной карты на нашем предприятии:

Оплата топлива
Вынужденный ремонт автомобиля
Стоянки, дорожные сборы, паромы
Расходы на аренду жилья.

При выборе корпоративных карт мы обращали внимание на два критерия: удобство расчетов и безопасность. Корпокарты Альфа-Банка можно подключить к Apple Pay и Samsung Pay. Это очень удобный и безопасный способ расчетов. А в случае потери карты ее можно оперативно заблокировать и сохранить деньги.

Плюсы в работе с корпоративными картами

Корпоративная карта для нас — удобный платежный инструмент. Большую часть финансовых операций выполняет банк, а мы можем сконцентрироваться на развитии своего бизнеса. Кроме того, можно назвать следующие плюсы пользования такими картами:

1. Адаптация к нашим процессам. С появлением новой услуги, пока она не станет привычной, поначалу всегда возникают вопросы. Тем более что из-за специфики нашей работы проблемы были нетипичными.

Валюта наших корпоративных карт — евро, а командированные сотрудники производят платежи в странах Европы и Азии, и не всегда в этих странах для расчетов используется эта европейская валюта (например, в Венгрии — форинты, в Чехии — кроны). Благодаря картам не нужно покупать валюту — деньги автоматически будут списаны в валюте страны, в которой сейчас находится держатель карты. В банковских выписках отражены курсы конвертации валют, прозрачная детализация всех транзакций, даты совершения платежей и списания денежных средств со счета.

Кроме того, в процессе работы мы столкнулись с проблемой оперативности отражения затрат в выписках по факту их совершения. В зависимости от страны дата показа транзакции составляла от 3 до 5 дней, банк сократил этот срок до 2 дней.

2. Работа с картами 24/7. В нашем бизнесе форс-мажорные ситуации случаются и ночью, и в выходные, и в праздники.

Например, водитель автомобиля прибыл в морской порт в выходной день, чтобы переплыть по морю на пароме до грузополучателя. В предыдущем банке нам пришлось бы ждать понедельника для проведения платежа. Благодаря оперативности проведения банковских платежей значительно сократилось время простоя транспорта.

3. Персонализация корпоративной банковской карты. Счет, поддерживающий корпоративные карты, у нас один, но банком организованы кошельки под конкретных пользователей. Именные карты позволяют идентифицировать каждый платеж по сумме и назначению.

Благодаря Альфа-Банку пользователю карты доступна конкретная сумма на определенное количество дней: например, на 3 дня с правом расчета на сумму не более 500 евро.

4. Возможность оптимизации. С корпоративных валютных карт можно снимать наличные, чтобы оплатить необходимые услуги и товары по всему миру (например, мелкий ремонт или эвакуацию после ДТП). Но мы стараемся минимизировать такие расходы — за снятие наличных денежных средств снимается хоть и небольшой, но все же процент.

Есть возможность отключить некоторые услуги. Например, установить запрет на просмотр баланса в банкоматах, чтобы не расходовать на это деньги. Такие опции по оптимизации затрат экономят валютные средства компании.

5. Выпуск и обслуживание карт осуществляется бесплатно. Оплачивается только перевыпуск карты раньше установленного срока (например, если карту потеряли), стоимость — 20 рублей. Новую карту изготовят в течение 5 рабочих дней. На указанный номер приходит СМС о готовности карты, забирает ее в банке уполномоченное лицо предприятия (директор или сотрудник по доверенности).

6. Для оперативного управления платежами пользуемся услугой «кодовое слово». Она используется для открытия лимита сотруднику. На практике это происходит так: мы звоним в контакт-центр, говорим кодовое слово и устанавливаем денежный лимит на конкретный кошелек.

7. Оповещения по электронной почте. Мне, как главному бухгалтеру, на электронную почту приходят письма из банка о движениях по счету. В среднем в день таких писем я получаю около 20. Это позволяет оперативно контролировать целевое использование денег.

По всем вопросам, которые у нас возникают, мы звоним в контакт-центр Альфа-Банка или персональному менеджеру. В контакт-центр дозвониться не сложно, сотрудники компетентны, вежливы и терпеливы. Что нам нравится — реакция и исправление ошибок со стороны банка мгновенные, на все наши вопросы быстро находится ответ.