Вот почему эти компании решили отдать свои задачи на аутсорс

Почему передавать задачи на аутсорс удобно и выгодно, несмотря на опасения? Как правильно выбрать подрядчика, с которым будет удобно работать? В рамках совместного спецпроекта с компанией «СМАР Аутсорсинг Солюшнс» мы провели опрос компаний, перешедших на аутсорс, и выяснили это. 

А в конце материала — подробные советы о том, как правильно выбрать аутсорсинговую компанию, руководствуясь только фактами, дает основатель «СМАР Аутсорсинг Солюшнс», соавтор учебника «Аутсорсинг в стратегии современного бизнеса» Мария Лемеза.

Налоговое и финансовое планирование

— Наша компания занимается современными решениями по энергообеспечению. Мы решили отдать бухгалтерию на аутсорс после неприятного инцидента со штатными сотрудниками. Мы реализовывали совместный инвестиционный проект с партнерами из Польши. Вошли в него уже со сформированной командой управления. После того как проект был реализован, провели аудит — и взялись за голову.

Выяснилось, что наша главный бухгалтер неверно выбрала упрощенную систему налогообложения (УСН), которую мы не вправе были применять. Потому что на упрощенке не могут работать коммерческие организации, у которых более 25% акций (долей в уставном фонде) принадлежит одной или в совокупности нескольким другим организациям. В нашем случае доля организации превышала 25%, но бухгалтер все равно подала заявление о переходе на УСН и применяла эту систему. И сделала она это без согласования с нами, что и привело к негативным последствиям в виде доплаты большой суммы налогов, оплаты штрафов и пеней. В ведении учета тоже было много недочетов, которые нужно было устранять.

Как раз в это время мы получили хорошую рекомендацию относительно одной аутсорсинговой компании. Но мы даже в общих чертах не представляли, как может быть построена работа.

Было много опасений насчет того, что на аутсорсе нам не смогут качественно оказывать услуги по финансовому и налоговому планированию. Но мы волновались напрасно.

Ребята не только помогли разобраться с системой налогообложения, которую мы должны применять (на тот момент появились новые обстоятельства, которые позволили нам применить УСН законно). Они рассчитали данные показатели, проанализировали объемы выручки, структуру входящего и исходящего НДС с учетом нашей специфики, определили уровень рентабельности и порекомендовали наиболее выгодный для компании вариант, устранили замечания, которые были выявлены в ходе аудита.

Сейчас они оказывают нам услуги по финансовому и налоговому планированию, помогают с планированием показателей ликвидности и платежеспособности для предоставления в банк. Например, готовят предварительный расчет налогов исходя из плановых показателей с анализом предыдущих периодов и вносят корректировки в финансовый план за неделю до выплаты, а иногда и раньше. Это позволяет эффективно управлять денежными потоками и не допускать кассовых разрывов.

Четкость и точность в работе с банком повышают нашу привлекательность как кредитополучателя. А фактически измеримую пользу от работы с аутсорсерами мы видим в снижении налоговой нагрузки на 8% за 2019 год за счет выбора оптимальной системы налогообложения. Это позволило нам проинвестировать в новые проекты, которые в будущем принесут еще больший доход.

Конфиденциальность

— Мы приняли решение работать с аутсорсерами со дня основания компании. Для нас было важно сконцентрироваться на своем продукте и бизнесе, а ведение бухгалтерского, налогового учета и расчета заработной платы доверить профессионалам.

Аутсорсинг имеет много преимуществ, но для нас ключевым является конфиденциальность. Так как мы IT-компания, и основные расходы у нас на заработную плату, то нам важно, чтобы уровень и порядок оплаты труда был «защищен» и не было «утечки». Штатная бухгалтерия порой «славится» обсуждением, кто сколько зарабатывает, а аутсорсеры дорожат своей репутацией и контролируют соблюдение соглашения о неразглашении.

При передаче бухгалтерии на аутсорс наши опасения были по большей части связаны со скоростью реакций и вовлеченности в проект. Наиболее важными для нас были требования по расчету оплаты труда в валюте и достаточно ранней выплате по определенному курсу. Мы ожидали от аутсорсинговой компании разработки понятной для нас формы представления данных, чтобы в короткие сроки произвести расчет и выплату.

Кроме этого, при выборе поставщика для нас был важен опыт работы с IT-компаниями и в частности с резидентами ПВТ.

За все время работы с аутсорсерами не было прецедентов, связанных с необходимостью использования страхового полиса. Кроме того, теперь по примерным расчетам мы экономим около 20% (от общих расходов) в год на содержании штатной бухгалтерии.

Нам важно, что компания на аутсорсе «подстраивает бухгалтерию» под бизнес в рамках текущего законодательства, а не говорит каждый раз, что так нельзя или «я так никогда не делала и делать не буду».

Никто не тормозит развитие нашего бизнеса.

Безопасность

— Для нашей компании переход на аутсорс был необходим для снижения рисков — в большей части налоговых, так как деятельность аутсорсинговой компании застрахована. Ввиду специфического кейса, который мы расскажем, мы предпочитаем сохранить анонимность.

Однажды нам пришлось «выставлять должника на картотеку» по дебиторке. Это когда у компании не хватает денег для оплаты налогов и бухгалтерия обязана подать сведения в налоговую о наличии дебиторской задолженности. Так вот при подготовке необходимого пакета документов бухгалтер на аутсорсе забыла отправить платежное поручение в банк. Сумму необходимых к уплате налогов через несколько дней списали с наших дебиторов, но тем не менее из-за отсутствия добровольной своевременной оплаты (направления платежного поручения) мы были вынуждены оплатить штраф в размере 20% от суммы неуплаченных налогов. Но сумму штрафа страхования компания в течение нескольких недель возместила.

Коммуникация и регламенты работы

— Мы специализируемся на возобновляемых источниках энергии, мобильных сервисах (CityBee), решениях для интеллектуальной парковки (Parkdema) и автомобильном бизнесе. С аутсорсерами работаем давно — передаем все, что не связано с основной деятельностью компании. В том числе услуги по ведению бухгалтерского учета, консультации в части налогового законодательства и смежные зоны.

Я не забочусь об организации рабочего пространства для команды бухгалтеров, не думаю о том, как замотивировать сотрудников и так далее. Плюс, если направлений бизнеса несколько, как у нас в Группе: и производство, и розница, и услуги, —  то хороших экспертов по всем направлениям в штате очень дорого содержать.

Покупка услуг «под ключ» на выходе помогает экономить ресурс — и денежный, и временной.

Я понимаю, что начать переводить услуги на аутсорс чисто психологически сложно. Начинаешь сомневаться в том, что «хождение» документов/информации будет своевременным. Кажется, что если сотрудник в штате и находится в непосредственной физической доступности, можно быстро обсудить текущий вопрос или передать документ. А в случае с аутсорсерами нужно писать, звонить, а когда прямой контакт отсутствует — возникает ощущение беспомощности. Также к потенциальным рискам я бы отнесла «невовлеченность» в проект: команда, которая занимается оказанием услуги на аутсорсе, не всегда вникает в суть задачи комплексно. Ведь передается какой-то участок проекта и/или конкретная задача, а предыстория никого не волнует.

Но я вижу, что эти и многие другие риски не реализуются при наличии грамотно выстроенной коммуникации. Например, нужно всегда на берегу договариваться об условиях сотрудничества — не только базовых. Вы должны четко зафиксировать на бумаге:

• Зоны ответственности
• График производства работ и график документооборота
• Матрицу коммуникации и матрицу ответственности.

Все это лучше прописать, вплоть до планирования рутинного рабочего дня.

Следующее, что принципиально важно для нормальной работы с аутсорсерами, это то, что все задействованные в процессах люди должны быть знакомы с процессом от начала и до конца и полностью в него вовлечены. Потому что просто спущенные «сверху» директивы не работают. 

Но как бы вы ни выстраивали отношения с аутсорсерами дальше, любое успешное партнерство начинается с тщательного выбора этого самого партнера. И это очень непростая задача: нужно учесть множество факторов.

Выбираем аутсорсинговую компанию: на что обратить внимание

— Рынок аутсорсинга даже за последние 5 лет сильно изменился — стало больше предложений, спрос возрос, конкуренция внутри рынка достаточно высокая. Уровень оказания услуг имеет положительную динамику. Но перед тем как отдать какую бы то ни было услугу на аутсорс, необходимо многое учесть.

1. Определите бизнес-процесс, который вы хотели бы передать на аутсорсинг, и письменно зафиксируйте свои ожидания от этого перехода. Обратите внимание, что эти ожидания должны быть объективны, достижимы и их можно легко оценить без долгих и сложных расчетов. К примеру, при передаче ведения бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг вы ожидаете снижения косвенных затрат на 1% и значительного снижения рисков за счет страхового полиса аутсорсинговой компании. Либо вы ожидаете увеличения удовлетворенности своих клиентов и сокращения кассовых разрывов за счет четкой и своевременной работы аутсорсинговой компании при выставлении счетов на оплату клиенту и актов выполненных работ.

2. Определите требования к поставщику услуг. Приведу список самых распространенных требований, которые помогут убедиться, что вы имеете дело с добросовестным подрядчиком:

• Наличие страхового полиса и/или заключение страхового полиса, по которому выгодоприобретателем является заказчик
• Использование лицензионного ПО для оказания услуг (иногда указывают, какого конкретно), антивирусного ПО, резервного копирования и системного администратора, который отвечает за IT-инфраструктуру
• Англоговорящие сотрудники (или сотрудники, говорящие на языке текущего проекта)
• Сертификация ISO
• Наличие опыта и специалистов в какой-либо конкретной области
• Отзывы клиентов
• Раннее закрытие периодов (имеется в виду, что финансовый результат о деятельности компании можно получить до 5-го числа месяца, следующего за отчетным) и иные дополнительные требования к оказанию услуг
• Любые иные требования под конкретные потребности клиента.

3. Передайте свои требования рынку потенциальных провайдеров. Существует несколько подходов, которые организация может использовать для коммуникации требований по аутсорсингу:

• RFI (Request for Information) — запрос информации, в котором также содержатся требования заказчика, но в дополнение еще запрашивается информация о том, как именно провайдер работает. Эти запросы, как правило, направляются большому числу потенциальных поставщиков
• RFQ (Request for Quote) — запрос котировок (цены) содержит основные требования клиента к потенциальному провайдеру (например, опыт работы, специализация)
• RFP (Request for Proposal) — запрос предложения, который является основным документом и содержит детальное описание бизнес-требований заказчика. Обычно RFP направляется ограниченному кругу поставщиков, которые уже были отобраны на основании информации, полученной в ответ на запросы RFI/ RFQ либо иным способом.

Особое внимание следует обратить на то, что запрос должен быть сфокусирован на целях и результатах, которые должны быть четко обозначены (например, повышение качества, снижение себестоимости). Детально описаны текущие и будущие объемы услуг и самые основные условия договора (использование какого ПО, передаются ли на него права, страхование деятельности).

4. Оцените информацию от поставщиков услуг. Способов оценки информации от поставщиков тоже несколько:

• Конференция соискателей. После рассылки RFP со всеми потенциальными провайдерами целесообразно провести конференцию с целью ответа на вопросы, разъяснения каких-то моментов. Для того, чтобы еще раз обратить внимание на ключевые для вас нюансы и оценить, какие вопросы возникли у потенциальных провайдеров после получения запроса
• Презентация услуг. В дополнение к конференции можно с какими-то потенциальными провайдерами провести индивидуальные презентации услуг. Я рекомендую проводить такого рода презентации для проектов, которые требуют узкой специализации. В ходе презентации вы сможете оценить, насколько детально владеет провайдер данной специализацией и какие проекты были уже реализованы
• Проверка ссылок. Это запрос рекомендаций от клиентов потенциального провайдера
• Проверка благонадежности. Вы можете запросить финансовую отчетность у компании провайдера. Отчетность не всегда отражает действительную картину, но тем не менее даст вам общее представление о компании. Запросить штатное расписание или список сотрудников, чтобы убедиться, что поставщик обладает нужными ресурсами. Если для реализации вашего проекта требуется привлечение дополнительных ресурсов (что вполне нормально), то следует запросить план по масштабируемости.
• Посещение сайтов. Обратите внимание на обновления, отзывы, статьи — то есть на динамику в компании.

5. Проведите финализирующие опросы. После того как вы провели проверку потенциального поставщика, возможно, у вас останутся конкретные вопросы либо какая-то информация потребует уточнения. Задаете эти вопросы конкретному поставщику. Например, если на сайте вы не нашли информацию об услуге, которую собираетесь «купить» у поставщика, то вам следует уточнить, почему услуга не представлена на сайте.

6. Составьте сбалансированные оценочные таблицы и сделайте свой выбор. Как это реализовать — поясню на примере. Допустим, вы как заказчик предъявили следующие требования к поставщику услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета:

• Заключение страхового полиса, по которому выгодоприобретателем является клиент (претендент декларирует в тексте предложения)
• Руководитель проекта владеет английским языком (прикладывается CV, в случае необходимости привлечения специалиста декларируется, что сотрудник будет привлечен)
• Опыт оказания услуг в строительстве (описывается опыт или иногда при крупных проектах запрашиваются копии договоров)
• Сотрудники находятся на территории заказчика для оказания услуг (претендент декларирует в тексте предложения).

По этим требованиям вам поступило 2 предложения (заявки). При этом стоимость услуг компании А составляет $ 1000, а компании Б — $ 1300. Количество реализованных проектов компании А — 2, а компании Б — 5. Все остальные условия выполняют обе компании. Исходя из этого определяем критерии и их значимость.

Обратите внимание, что все достаточно индивидуально и значимость критериев выбора необходимо соотносить с целями компании. Наглядно это можно увидеть в таблице:

Рейтинг предложения представляет собой оценку в баллах, полученную по результатам оценки критериев, с учетом их значимости. И формула в этом случае будет такой:

Ri (рейтинг) = Б (баллы) Цi (оценка по критерию «цена договора», которая определяется как отношение минимального из всех предложений к предложению о цене договора участника)*V (вес критерия) Цi + Б (баллы) Оi (оценка по критерию Опыт, которая определяется как количество исполненных договоров в предложении к максимальному количеству договоров из всех представленных участников)*VОi

Соответственно, рейтинг компании А = 1000/1000*60+2/5*40=60+16=76. Рейтинг компании Б = 1000/1300*60+5/5*40=46+40=86.

Компания Б в данном случае имеет больше баллов.

Нужно понимать, что выбор поставщика — это только начало сотрудничества, которое может и должно быть эффективным и интересным. А чтобы все сложилось именно так, вам потребуется детально проработать договор, назначить ответственных и на протяжении всего срока действия договора управлять проектом — при необходимости вносить изменения и совершенствовать взаимоотношения.

Если вы не знаете, как начать передавать задачи на аутсорс, думаете о том, как правильно сформировать требования к поставщику аутсорсинговых услуг, ищете надежного партнера, который сможет грамотно ответить на все ваши вопросы, вы всегда можете обратиться за помощью к нам в «СМАР Аутсорсинг Солюшнс».