«Уберите надсмотрщиков». Директор управляет компанией через смартфон — бизнес растет на 40% в год

Чат-боты для общения с клиентами, CRM, поступление денег на банковский счет, Google-календарь, корпоративный чат Slack — компания «Изи Штандарт» еще на старте бизнеса решила интегрировать сервисы, чтобы использовать их и работать эффективнее. В результате финансовые показатели растут каждый год, а управлять созданной ИТ-системой можно прямо со смартфона.

Андрей Цыган, сооснователь и СЕО «Изи Штандарт», говорит, что часто бывает в командировках — и, используя смартфон, контролирует всю работу компании и ставит задачи. Как все происходит? В рамках проекта «Smart-бизнес», который мы запустили вместе с Samsung Galaxy S9|S9+, мы приехали к Андрею в офис и посмотрели сами.

«Smart-бизнес» — проект о мобильных технологиях, которые помогают в бизнесе. Мы доказываем, что с помощью смартфона легко управлять ежедневными процессами — контролировать финансы, запускать маркетинговые активности, налаживать взаимоотношения с сотрудниками, защищать коммерческие данные и достигать других целей.

— Создание ИТ-платформы мы начали 3 года назад, на старте бизнеса. Хотелось сразу выстроить все бизнес-процессы правильно.

Сейчас наша система помогает нам общаться друг с другом, ставить задачи, контролировать работу, оценивать эффективность — и принимать решения. По сути, работая в ней через компьютер или смартфон, можно управлять компанией.

Это далеко не первая версия: за нашим положительным опытом стоит целое «кладбище» неудачных проектов. Поэтому надеемся, что наш рассказ поможет компаниям, которые только внедряют софт для управления процессами.

«Светофор» и Telegram: работа менеджеров по продажам

Мы используем разные программы: AmoCRM, собственные разработки по ведению проектов, корпоративный чат Slack. Все они интегрированы между собой. На базе Slack создан единый центр оповещений: все сообщения из разных источников и систем приходят в чат как конкретному пользователю, так и группе. Из отдела продаж, например, приходят данные о новом лиде или о том, что заключен новый договор.

С самого начала мы достаточно сильно «заморочились» над тем, чтобы выстроить систему управления звонками:

1. Проработали логику звонков клиентам. Сейчас начальники отдела могут видеть на экране смартфона 3 статуса менеджера. Между собой мы называем это «светофор»:

• Если менеджер в офисе, на смартфоне начальника горит «зеленый» статус. Все звонки менеджеру перенаправляются на офисный телефон
• Если статус «желтый»: менеджер в отъезде. Все звонки поступают на рабочий мобильный
• Если статус «красный»: менеджер «выключается» из логики телефонии. Например, он в отпуске. Звонки переходят на другого менеджера.

2. Связь через мессенджеры. Это популярные каналы коммуникации. Поэтому в чат-боте в Телеграме внедрена функция перезвона.

3. Анализ звонков. Я могу через смартфон посмотреть, кто из сотрудников разговаривает с клиентами прямо сейчас. Вижу все входящие звонки: откуда звонил клиент, какой менеджер с ним разговаривал, дозвонился он или не дозвонился. Есть статистика по времени ожидания и времени, потраченному на звонки.

Полный дашборд

Как руководитель, я активно использую дашборд: панель, через которую можно получить всю информацию о работе компании. Конечно, особо интересуют результаты работы отдела продаж.

1. У нас есть правило: любое отсутствие в офисе должно сопровождаться отметкой в Google-календаре, который интегрирован с ИТ-платформой. Если сотрудник уехал на встречу, у него отпуск, больничный, я захожу в смартфон и вижу это. Мы также можем видеть, над какой конкретно задачей работает сотрудник в данный момент.

Если кто-то забыл заполнить календарь, в общий чат приходит оповещение.

2. Этапы работы над проектом: можно «зайти» в каждый из проектов и посмотреть стадии работы над ним. Например: «проведена оценка рисков», «подана заявка на сертификацию». У руководителя есть возможность как добавить, так и убрать разные стадии проекта.

Когда проект закончился, через Slack мне сразу приходит уведомление с информацией: кто был клиентом, кто являлся экспертом и менеджером, какой продан продукт.

3. Информация о рабочем времени экспертов. Этих специалистов мы привлекаем на некоторые проекты. Каждый из экспертов вносит в систему данные: над каким продуктом он работает, сколько времени занял конкретный этап проекта и пр.

Если эксперт забыл заполнить данные о себе, мне также приходит оповещение.

4. Я вижу статистику действий по каждому менеджеру: сколько в месяц он сделал задач, сколько в квартал, сколько проектов завершилось. Статистика обновляется каждую минуту.

Информация о работе всех сотрудников анализируется системой — и в результате всем транслируется, как компания сработала за месяц.

5. Работает панель мониторинга: я могу посмотреть все входящие платежи — кто и сколько заплатил, за какой проект, какие финансовые результаты, как выполняется план. Панель интегрирована с нашим банком.

Как управлять компанией со смартфона: смотрите видео, сделанное вместе с Samsung Galaxy S9|S9+

Внимание! У вас отключен JavaScript, ваш браузер не поддерживает HTML5, или установлена старая версия проигрывателя Adobe Flash Player.

«Эффективные минуты»: зачем нам все это

Результаты работы всегда проще измерять по принципу «до» и «после». Если бы работали без ИТ-системы, а потом ее внедрили, сравнивать было бы проще.

Могу сказать, что наш бизнес растет на 40% в год по финансовым показателям. Думаю, система в этом помогает.

Эффективность. У нас есть такое понятие, как «эффективные минуты». Мы можем увидеть: как расходуется рабочее время менеджеров и экспертов и на какие продукты, сколько выручки это приносит. Все это помогает принимать управленческие решения.

Мы внедряем систему не для того, чтобы следить за сотрудниками, а для того, чтобы помочь им достигать результатов. Наш подход: любые потенциальные клиенты — это потенциальные возможности. Чтобы эффективно их использовать, мы готовы инвестировать деньги в ту же ИТ-систему.

А вот реализовать эти возможности — задача менеджера. Мы же, как руководители, по каждому из продуктов смотрим на результат и принимаем решения. Например, если у менеджера маленькая реализация по конкретному продукту — мы его «снимаем» и переориентируем на другую задачу.

Экономия времени. Сейчас у нас 7 менеджеров. В базе 2500 активных клиентов. Ни про кого мы не забываем. Причем сотрудники в 18:00 уходят с работы — и у них не болит голова, всем они позвонили или нет. За всем процессом следит система.

Экономится время на операции. Мы даже проверили: при вызове с телефона на набор номера тратится порядка 15 секунд. Через нашу систему можно просто нажать имя клиента или его номер — и звонок начался.

Многие забывают про эту возможность — но ИТ-системы помогают не только экономить время, но и контролировать качество.

Рекомендации по Кайдзен

Смысл всех ИТ-систем в том, чтобы сотрудники поступали так, как удобно вашей компании — самостоятельно. Чтобы не надо было нанимать менеджеров-«надсмотрщиков», которые будут ходить и напоминать: «не забудь позвонить этому клиенту».

Как добиться этого с помощью ИТ-системы? Либо вы ограничиваете возможности сотрудников, чтобы варианта не выполнить задачу у них попросту не было. Либо —  создаете такую систему, чтобы сотруднику было проще выполнить задачу, чем саботировать ее.

То есть добиться хорошего исполнения всех вещей и регламентов, бизнес-процессов, используя приложение, CRM, можно, если работать в ней:

• Легко и удобно
• Если работа в программе не противоречит здравому смыслу.

Например, есть программы и CRM, которые сделаны вроде как «мощно» и качественно — но в них надо совершить слишком много действий для достижения результата. К примеру, возьмем процесс перезванивания клиенту. Большинство систем присылает менеджеру уведомление на почту или в CRM: вам звонил такой-то клиент, свяжитесь с ним. Для этого менеджеру нужно: зайти в систему, найти этого клиента, посмотреть его номер, набрать номер. Если ты не в офисе — надо сделать кликов 10! Проще проигнорировать задачу.

В нашей системе, например, надо сделать только 1 клик — перезвонить.

Если же тебе дали простую и удобную систему, а ты все равно не перезваниваешь, ты или саботажник, или дурак. Ни тот, ни другой не нужен компании.

Поэтому мы, как только что-то сделали и улучшили, сразу же начинаем совершенствовать следующую вещь. Есть такое понятие, как «бутылочное горлышко» — самое узкое звено в компании. Как только это звено устраняется при помощи ИТ, сразу же появляется новое бутылочное горлышко. По японской системе Кайдзен, это никогда не может остановиться. Но одновременно это дает и новый рост компании, который также не имеет ограничений.

⇒ Следите за будущими сериями проекта и новыми, интересными примерами использования мобильных технологий в бизнесе. Рубрика создается в партнерстве с ООО «Самсунг Электроникс Рус Компани».