Возможности роста «Про бизнес» 30 сентября 2021

Наращивать оборот и работать без простоев в ритейле — эксперты LeverX рассказали о системе для цифровых закупок без перегрузки команды

SAP Digital Supplier Network — универсальное решение для многих отраслей, где актуален вопрос закупок, и ритейл — не исключение. Главная функция решения — автоматизация документооборота в закупках. Узнали у экспертов LeverX Group в области ритейла, как SAP Digital Supplier Network помогает оптимизировать ведение бизнеса в этой сфере.

Основываясь на практическом опыте, специалисты выделили три ключевых бенефита SAP DSN в ритейле. Благодаря внедрению решения:

Снижается нагрузка на категорийных менеджеров
Увеличивается оборот продукции за счет ее своевременных заказов
Сокращаются простои поставок при согласовании транзакционных документов.

Подробнее о том, как продукт для автоматизации документооборота в закупках на базе SAP решает эти задачи и как получить еще больше выгоды от SAP DSN в сочетании с SAP Ariba Sourcing, читайте в нашей статье.

Снижается нагрузка на категорийных менеджеров

При масштабировании сети и расширении товарного ассортимента возрастает нагрузка на категорийных менеджеров. Очевидным решением может быть увеличение штата сотрудников, но в этом есть недостаток — перегрузка менеджера входящим потоком данных вне зависимости от их количества. Решение поможет автоматизировать операции по подтверждению заказов, которыми занимаются категорийные менеджеры.

— Часто ритейлеры ведут поток заказов в Excel. Подтверждение заказа просто высылают по почте и формируют вручную. В крупных торговых организациях тендеры могут проводиться ежедневно, например, для скоропортящихся продуктов, и это отнимает немало времени у специалиста. Кроме того, пока менеджер прописывает заказы, то параллельно звонят со склада, бухгалтерии и других отделов. Приходится переключаться, поэтому легко допустить ошибку.

В данном случае SAP поможет автоматизировать процесс подтверждения заказа поставщикам в отделах с высокой оборачиваемостью товаров. Также решение помогает снизить количество ошибок при подтверждении заказа.

Нажмите, чтобы увеличить

Увеличивается оборот продукции за счет ее своевременных заказов

Как внедрение решения для автоматизации документооборота способствует увеличению оборота продукции? Прежде всего нужно понимать, какое программное обеспечение используют в ритейле. Чаще всего применяют два вида ПО: бухгалтерское и кассовое.

Однако специализированное ПО не покрывает задачи, связанные с поставщиками. Категорийным менеджерам приходится отслеживать остатки в бухгалтерском ПО, где они формируются за счет поставленного товара и проданного товара. Затем категорийные менеджеры проводят ABC/XYZ-анализы в кассовом ПО, а заказы снова переносят в бухгалтерское.

Расширяя сеть магазинов, ритейлеры могут столкнуться с такими проблемами, как несвоевременное отслеживание остатков, несвоевременные заказы и оплата, что, в свою очередь, влияет на оборот продукции.

— Продемонстрирую несвоевременное отслеживание остатков и выполнение заказов на примере. В зале магазина и на складе закончился продукт. На следующий день, когда это заметили, сделали заказ, а продукцию привезли еще через пару дней. Какой итог? Два-три дня магазин не продавал этот продукт.

Если подобная ситуация повторяется хотя бы раз в месяц, то это приводит к потере 7−10% от оборота данного продукта. При повторении ситуации по группе товаров это 7−10% от общего оборота продукции компании, что при обороте в $ 1 миллион в месяц равно $ 100 000. При себестоимости в 70% — это потеря около $ 30 000 прибыли в месяц, из которых, возможно, половина перекроется представленным ассортиментом, но все же $ 15 000 — существенная сумма.

И это только вопрос отслеживания остатков и своевременности заказов, не говоря про возможные издержки при несвоевременном отслеживании поставок и несвоевременном проведении оплат.

SAP DSN поможет автоматизировать работу с поставщиками по следующим блокам:

Осуществление заказов на покупку
Подтверждение заказов
Получение уведомлений об отгрузке
Уведомление о получении товара
Инвойсинг
Уведомление об оплате.

Все это не только позволит существенно увеличить оборот компании, но и предоставит категорийным менеджерам дополнительный инструмент и дополнительное время для того, чтобы уменьшить себестоимость и увеличить общую отсрочку платежей компании.

Нажмите, чтобы увеличить

Сокращаются простои поставок при согласовании транзакционных документов

В закупках самое важное — оперативность и постоянное наличие товара. Ситуация на рынке постоянно меняется, и товар должен быть в наличии, если на него есть спрос.

Выше мы говорили о том, что большинство операций, которые выполняют категорийные менеджеры, времязатратные. Кроме того, вся цепочка взаимодействий с поставщиками происходит в большинстве случаев в разных системах, а заказы, уведомления и другие документы отправляются всем участникам процесса по почте, включая поставщика.

Когда компания работает с поставщиками, всегда есть необходимость согласования графика поставок, предоставления и подписания документов: от протоколов согласования цен до дополнительных соглашений и сертификатов качества. Согласование всех моментов по заявке с поставщиком — также достаточно времязатратный и трудоемкий процесс, который обычно протекает через почту или звонки.

SAP-решение для закупок позволит перевести процессы в «цифру»: от автоматизации согласования партий поставки на каждый из складов для уменьшения простоев и очередей на выгрузке до получения электронных копий грузосопроводительных документов, включая сертификаты.

Без предоставления необходимых документов поставщик не сможет включиться в график выгрузки и осуществить несогласованную поставку.

— Приведу пример с оплатой товара. Представим, что сегодня наступает последний день оплаты поставщику, а на следующий день уже планируется логистика поставки.
Заказчик производит оплату, но поставщик увидит денежные средства на счету только на следующий день. Соответственно, поставщик не включает заказчика в «поставку на завтра», что, в свою очередь, также оказывает влияние на наличие товара и оборот продукции.

С SAP DSN при проведении оплаты поставщик автоматически получит уведомление. Это дополнительно сэкономит время категорийного менеджера, которому не придется беспокоить бухгалтера, чтобы тот переслал ему заверенную платежку, которая в дальнейшем будет передана поставщику.

— DSN позволяет оперативно в онлайн-формате видеть и согласовывать все заявки с обеих сторон по настроенным правилам. Это сократит время обработки заказа и значительно ускорит саму поставку. Теперь нет необходимости звонить или писать поставщику, так как есть система оповещений по каждому из статусов в цепочке поставки. Решение заключается не в излишнем расширении штата отдела закупок, а в автоматизации оперативного взаимодействия по каждому поставщику с помощью SAP DSN, так как есть преднастроенные решения, система оповещений и так далее.

Нажмите, чтобы увеличить

Как увеличить выгоду от решения для автоматизации документооборота в закупках в сочетании с другими продуктами SAP Ariba?

Чем крупнее сеть, тем привлекательнее она выглядит для поставщика и тем больше предложений получает. Чтобы не упустить выгодные предложения, категорийный менеджер анализирует каждое из них вручную. Возникает логичный вопрос: как автоматизировать этот процесс? В оптимизации помогут стандартизация и программное решение SAP Ariba Sourcing.

— Гораздо проще воспринимать стандартизированную информацию о ценах, ассортименте и условиях поставки. Благодаря этому сокращается время на считывание информации. Также данные проще загружать в систему хранения данных, объективно анализировать и сравнивать с текущими условиями.

В крупных сетях категорийные менеджеры получают десятки коммерческих предложений в день, что приводит к некачественному анализу и нехватке времени на выполнение других задач. SAP Ariba Sourcing позволит свести эти данные и сравнить их намного быстрее и качественнее. Кроме того, постоянный доступ к данным позволит переключиться в случае необходимости на резервного поставщика.

Торговые организации нуждаются в высокотехнологичных инструментах, которые помогают выполнять стратегические задачи по развитию. Поэтому SAP Ariba Sourcing может выступать как дополнение к тому продукту, который сейчас использует ритейл в своей ежедневной работе. Решение поможет в формировании ассортимента, реализуя различные типы ценообразования и взаимодействия с поставщиками. При этом категорийные менеджеры смогут применять различные сценарии управления, ABC- и XYZ-анализы для контроля и оптимизации складских запасов и другие инструменты с наименьшими временными затратами.

— В то время как большинство отечественных компаний все еще продолжают опираться на устаревшее программное обеспечение и Excel, увеличивается количество компаний (прежде всего в РФ, ЕС, США), которые прошли разные этапы эволюции. Данные компании сначала учитывали только цены поставщиков и конкурентов, затем стали рассматривать и другие факторы: сезонность, промо и так далее.

Понимая, что этого недостаточно, они начали выстраивать умную систему. Ведь на ценообразование влияют буквально десятки факторов, в том числе не всегда очевидных для человека. Часто их невозможно проанализировать без автоматизации.

В итоге эти компании сейчас видят реальную картину в магазинах с высокой точкой актуальности, практически в онлайн-режиме. Их конкуренты же продолжают рассчитывать цены и реализовывать другие бизнес-решения, не учитывая все факторы, которые влияют на спрос и логику ведения бизнеса.

В результате сейчас руководитель товарного направления уже не тратит время на простые вычисления в Excel, а использует свои компетенции и действует как аналитик, своевременно подбирая стратегию для каждой группы ассортимента, анализируя и выявляя все факторы и взаимосвязи.

SAP Ariba Sourcing может стать отправной точкой, которая поможет компаниям, все еще работающим по старинке, выбрать верную стратегию развития и перестроить саму систему работы с поставщиками, инвестируя в покупку программных продуктов и бизнес-приложений SAP.

SAP Ariba Sourcing, так же как и SAP DSN, имеет стандартные возможности интеграции с SAP S/4HANA. Интегрированное использование этих решений позволяет ритейл-компаниям не только автоматизировать текущие процессы, связанные с закупками товаров и оборотом продукции, но и воспользоваться преимуществами продуктов SAP для стратегического планирования.

Таким образом, можно выстроить сквозной процесс, в котором поставщик будет принимать участие в тендерах и получать заказы на поставку от покупателя с использованием одной площадки.

Партнер проекта:

Сталкивались с подобными проблемами в закупочной деятельности внутри вашей торговой организации? Оставьте заявку на бесплатную консультацию, и наши специалисты расскажут о возможностях внедрения решения, отвечающего за взаимодействие поставщика и покупателя, и других решений SAP.