Как принимать задачи

Кажется, что принимать задачу не такая уж сложная работа: прочитал условия, отметил срок в календаре и принимайся на работу. На самом деле, правильно принять задачу так же важно, как и поставить. Если не разобраться в ней вовремя, риск провалить работу возрастает.

Дотошничать

Если вы получаете задачу «исправить опечатку на сайте», с ней все понятно. Берете и исправляете. Но вряд ли у вас много таких задач. Разве что вы корректор. Чаще приходится серьезно разбираться в задаче:

• — Люда, мы готовим презентацию о партнерской программе. Будем показывать ее клиентам. Пожалуйста, проверь текст и подачу информации. Ждем к понедельнику.
• — Хорошая идея! Посмотрела презентацию, появились вопросы. Что конкретно я могу менять? Хочу выбросить пару блоков и добавить новых. Есть такая возможность? С этой презентацией будут выступать или отправлять по почте?
• — Меняй презентацию как угодно, это наброски. После твоих правок отдадим дизайнеру. Презентация и для выступлений, и для отправки.
• — Нет, так не пойдет. Эту презентацию допилим для отправки, а для выступлений сделаем новую, в отдельной задаче. Давай созвонимся, чтобы обсудить?

Если коллега ставит на вас задачу, наверняка вы разбираетесь в этой работе лучше его. Он может и не знать, что для разных целей подходят разные презентации. Ваша задача как исполнителя — докопаться до сути. Когда вы правильно принимаете задачу, вы беретесь за нее с четким пониманием цели, сроков и результата. Единственный способ этого добиться — дотошничать.

Если исполнитель не дотошничает, в процессе работы с ним очень легко, зато результат получается не тот, который нужен. Приходится переделывать снова и снова. Сроки провалены, нервы на пределе, начальник недоволен.

Чтобы докопаться до сути, используйте эти приемы:

• Спрашивайте. Это кажется очевидным, но все равно проблемы с недопониманием задачи происходят из-за того, что исполнитель задает мало вопросов или не задает совсем. Считается, что хорошие вопросы — открытые. Это правда, хотя иногда достаточно просто что-то уточнить с помощью закрытого вопроса.
• Внимательно читать задачу. Иногда исполнитель задает вопрос, хотя ответ уже есть в описании задачи. Чтобы такого не случалось, перечитайте описание внимательно, лучше дважды. Так лишний раз вы не отвлечете коллег;
• Нумеровать вопросы. Когда вы задаете сразу 5-6 вопросов по задаче, собеседник читает до конца, а потом отвечает только на два последних. Если вопросов много, пишите их нумерованным списком. Скорее всего, коллега ответит по порядку на каждый вопрос, а если нет, вы быстрой найдете, что он пропустил.

Не скандалить

Иногда кажется, что задача, которую на вас поставили, бесполезная. Поэтому первая реакция — доказать коллеге, что он не прав. Разгорается скандал:

• Постановщик: Давайте разработаем миссию компании
• Исполнитель: Пфффф! Да кому она вообще нужна? Миссия — дурацкая формальность для гигантских корпораций

Эта плохая реакция, она не помогает разрешить вопрос. Переждите ее:

• Постановщик: Давайте разработаем миссию компании.
• Исполнитель: Слушай, я плохо в этом разбираюсь и скептически отношусь к таким вещам. Расскажешь поподробнее?
• Постановщик: Это наша внутренняя миссия. Чтобы сотрудники понимали, зачем они здесь собрались, ради чего работают и к чему идут. Мы не будем ее публиковать в открытом доступе, только среди своих. Миссия поможет стать более дружными, быть последовательными в решениях и выбирать подходящих новых сотрудников.

Относитесь к обсуждению задачи, как к переговорам: если вы не будете контролировать эмоции, провалите переговоры. Если коллега ставит задачу, значит, видит в этом смысл. Ваша ответственность — выяснить какой.

• Переписать первый ответ. Если вы не согласны с задачей, не отвечайте сразу. Переждите эмоции, напишите ответ, сотрите и напишите новый. Так он получится более обдуманным.
• Запретить себе риторические вопросы. Например, вопрос «Да кому это нужно?» риторический. Собеседник вроде как и готов ответить, но понимает, что это не вопрос, а скрытая критика и обижается. Поэтому забудьте о риторических вопросах;
• Травить леску. Если вы не согласны с видением коллеги, используйте метод Джима Кемпа. Он снимает напряжение в разговоре и обеспечивает право на «нет».
• Понемногу я учусь быть более терпеливой с помощью этих приемов. Когда хочу поспорить, представляю, как глупо буду выглядеть, если окажусь не права.

Сформулировать по-своему

Еще один прием, который помогает разобраться в задаче — сформулировать ее самому. Делайте это после того, как задали все вопросы.

• Постановщик: Витя, подготовь раздаточный материал к конференции. В нем будут блокноты с логотипом, визитки организатором, бейджики, буклет, формы обратной связи. Распредели дела так, чтобы успеть к 22 марта, в этот день отдаем в печать, уже договорились с типографией. Требования — в документе.
• Ответственный: А организаторы те же, что и в прошлый раз? Это я для визиток спрашиваю.
• Постановщик: Да, те же.
• Ответственный: Хорошо. Давай опишу, как понял задачу. Конференция 25 марта, печатные материалы отдаем в типографию 22. Я свою работу сдаю 19 марта, ты делаешь замечания, и я поправлю. Так мы точно все успеем. Визитки, блокноты и бейджи делаем, как прошлый раз. В форме обратной связи пишем только два вопроса: что понравилось и что не понравилось. Форма — на фирменном бланке. Буклет печатаем на глянцевой бумаге, форматом А4 и складываем пополам. Верно?

Этот подход помогает убедиться, что все участники одинаково понимают задачу. Например, фразу «распредели дела так, чтобы успеть к 22 числу» каждый понимает по-своему:

• cдай работу 22 числа;
• cам отправь работу в типографию, как сделаешь;
• cделай заранее, чтобы успеть поправить.

Собственная формулировка задачи иногда выглядит глупо, зато экономит время, потому что вы сразу делаете то, что нужно.

Представить результат

Представление о результате часто меняется в процессе работы. Пока вы работаете, вы начинаете видеть детали, которых не видели во время обсуждения. Если результат отличается от запланированного, подробно поясните коллеге свое решение:

• Никита! Мы с тобой решили делать календари для клиентов, но в процессе я понял, что получается ерунда: календари делают все, а столбцы с датами отвлекают от иллюстраций, хотя они у нас главные. Поэтому вместо календарей я подготовил двенадцать постеров

Травите леску, чтобы коллега понимал, что его мнение тоже считается:

• Если тебе не нравится, я без проблем сделаю из постеров календари. Я сдаю работу раньше срока, чтобы успеть исправить, если ты все-таки захочешь календари. Но, по-моему, постеры выглядят интереснее

Если результат не отвечает ожиданиям, усилия пропадут даром. Коллега расстроится и подумает, что его мнение никого не интересует, раз с ним не посоветовались заранее, даже если результат отличный. Ваша задача — доказать обратное.

Просите коллегу поделиться мнением и будьте готовы к критике. Вот, что делаю я, когда сдаю результат:

• Работайте с ожиданиями. Когда сдаете работу, первым делом предупреждаю, что сделала ее по-своему. Если я просто выложу в задачу результат, коллега вряд ли с ним согласится. Поэтому после предупреждения я предлагаю созвониться или пишу в комментариях железные аргументы, почему мое решение лучше;
• Беру ответственность. В книге «Дизайн - мышление в бизнесе» Тим Браун пишет, что «лучше извиниться после, чем согласовывать до». Когда на словах объясняешь свое решение, коллеге оно вряд ли понравится. Результат всегда лучше описания. А если в процессе вы поймете, что не правы, просто все исправите. Поэтому продуктивнее сначала сделать и только потом спросить мнение;
• оставляю право на «нет». Если вы не согласовываете решение заранее, будьте готовы, что его не примут. Чтобы никого не подвести, закладывайте время на исправления.

В больших задачах правильно представить результат — серьезная часть работы. Если исполнитель ленится объяснить решение, постановщик его не поймет и не примет.

Работать сообща

Работа над задачей — работа команды. Результат в ней зависит от общих усилий. Не бывает такого, что постановщик правильно сформулировал задачу, и исполнитель без вопросов выполнил ее качественно, в срок и с первого раза. И наоборот, если постановщик отмахивается от вопросов коллеги, хорошего результата не получится.

Поэтому, чтобы результат получился хорошим, будьте готовы работать сообща. Когда вы начинаете с пониманием относиться к коллеге и его идеям, у вас получается крепкая команда. Теперь вы работаете вместе и вместе отстаиваете результат перед другими.

Задачи в Мегаплане

Мегаплан хранит комментарии по задаче, напоминает о сроках и помогает контролировать результат. У каждого поручения свое место: заводите проекты для самых сложных дел, и задачи — для дел поменьше. Теперь никто не потеряет даже мелкое поручение.

Ставьте и принимайте задачи в Мегаплане →