Все, о чем пойдет речь в этой статье, полезно знать и руководителям и подчиненным. В любой компании, где работает больше одного сотрудника, ежедневно появляется бесчисленное количество задач.
Технически поставить задачу не сложнее, чем отправить письмо. Особенно сейчас, когда существуют такие программы для совместной работы, как Мегаплан.
Достаточно сделать четыре простых шага:
- зарегистрировать сотрудников в Мегаплане
- открыть раздел «Задачи»
- выбрать сотрудников и поставить задачу
- установить дедлайн
Дальнейшая переписка, обсуждение, документация - все хранится в вашей задаче. Информация не теряется, работа сотрудника видна, над задачей можно работать удаленно.
Подобная система облегчает работу, но есть нюанс: теперь задача должна быть четко сформулирована. Правильно описать задачу – не просто, но возможно.
Участники задачи
Иногда постановщики задачи хотят подстраховаться и узнать мнение как можно большего числа коллег. Это сомнительное решение: чем больше участников в задаче, тем сложнее прийти к общему знаменателю. Работа затягивается, ответственность размывается. В итоге исполнителю приходится отстаивать результат перед теми, кто не имеет к нему отношения.
Чтобы не увязнуть в спорах, стоит добавлять в задачу только тех, без кого нельзя получить нужный результат. Если задачу без коллеги не решить, его можно добавить. Если просто нужна поддержка, добавлять сотрудника в переписку не стоит.
Если в задаче есть лишние участники, то постановщик перестает контролировать ситуацию. Каждый считает нужным высказать свое мнение, навязывает его и ищет сторонников среди других участников. Диалог превращается в борьбу. Прийти к консенсусу в такой ситуации сложно.
Грамотное описание
Правильно описать задачу — искусство. Здесь есть две крайности: слишком длинно и слишком кратко. Нужно найти золотую середину.
Если описать задачу чересчур подробно, исполнитель наверняка прочитает невнимательно и упустит важное. Необходимо сокращать детали до минимума. Лишние подробности мешают быстро разобраться в задаче. Поэтому стоит кратко изложить суть, но снабдить исполнителя всей информацией, которая потребуется для решения.
Если описать задачу чересчур кратко, исполнитель не разберется в задаче с первого раза, начнет задавать вопросы и потеряет время.
Реальный дедлайн
Задачи бывают срочными и постоянным. Например, «сотрудничество с издательством» — постоянная задача, она будет существовать, пока длится сотрудничество с издательством. По мере расширения сотрудничества, сотрудники будут вносить дополнения. Но таких задач не так много. Чаще в работе находятся срочные задачи с конкретным дедлайном.
Чтобы правильно поставить дедлайн, нужно описать, от чего он зависит и объяснить это в задаче. Хорошее объяснение лежит в интересах исполнителя.
Хороший дедлайн разумно обоснован для исполнителя: если сотрудник не успеет написать текст в срок, клиент не запустит акцию по плану, потеряет в продажах и уйдет к конкуренту.
Если просто поставить дедлайн и не объясняете его в соответствии с интересами исполнителя, у работника нет мотивации успеть к сроку. Когда исполнитель понимает, с чем связаны сроки, он постарается не подвести.
Пошаговый алгоритм постановки задачи
Оценить необходимость задачи. Это кажется смешным, но прежде чем ставить задачу, определите, нужна ли она и какую пользу принесет.
Обсудить заранее. Не ставьте задачу, пока не договоритесь о ней с исполнителем. В противном случае это будет ударом в спину: сотрудник работает в своем режиме и внезапно получает задачу с дедлайном на текущей неделе. Если он ее отклонит, поступит правильно: о задаче никто не предупредил.
Убедитесь, что исполнитель все понял правильно. Когда обсудите задачу, попросите коллегу объяснить, как он ее понял. Если вы этого не сделаете, окажется, что исполнитель понял все по-своему. Пусть коллега расскажет суть задачи и опишет ожидаемый результат.
Описать и поставить дедлайн. После того, как вы обсудили задачу в личной беседе, описать ее будет проще. Зафиксируйте тезисно все, о чем проговорили во время созвона, лучше по пунктам, так исполнителю будет проще ориентироваться в требованиях.
Назначить ответственного. В хороших компаниях за задачу отвечает только один исполнитель. Если дело требует работы нескольких сотрудников, заведите отдельную задачу на каждого. Например, вы готовите страницу сайта. Вам нужен дизайнер, редактор и программист. Задача общая, но у каждого свой участок работы. Разделите ее на несколько. Так, чтобы обсуждали решение все совместно, а результат каждый показывал отдельно.
Принять результат. Не дергайте исполнителя постоянно. Если хотите контролировать процесс работы, лучше назначьте промежуточные этапы. Это дисциплинирует и помогает ориентироваться в сроках.
