Чтобы не «на отвали»: как работать с фрилансерами — опыт компаний

Многим компаниям нет необходимости держать в штате целую армию сотрудников. Особенно, если проекты или задачи — разовые. Фрилансеры обходятся дешевле, но и проблем с ними, как правило, больше. То на связь не выходят, то сроки сорвут, то сделают «на отвали». Мы попросили компании из разных сфер поделиться своим опытом и правилами успешной работы с фрилансерами.

Согласно нашему опросу, среди работников, которых компании чаще всего привлекают со стороны, — дизайнеры, фотографы, копирайтеры, верстальщики, SMM- и SEO-специалисты.

— Креативному агентству приходится привлекать много «внешних» специалистов: иллюстраторов, художников, видеографов, сценаристов, фотографов, кодеров.

Мы сформировали и постоянно пополняем базу подрядчиков, куда попадают специалисты по рекомендациям. Периодически просматриваем сайты с вакансиями и резюме с «неполной занятостью», сайты с портфолио дизайнеров, посты в Facebook.

Основное преимущество фрилансеров — гибкость. Нам нет смысла держать в штате такое количество разноплановых сотрудников. А так мы можем подбирать профессионалов из разных сфер и работать с ними попроектно.

Минусы, конечно, тоже есть. Не всегда эти специалисты свободны, некоторых приходится бронировать заранее. Основная сложность — в коммуникации. Когда вы работаете рядом, можно все оперативно обсудить и найти решение. А когда ваши графики не совпадают или специалист исчезает из эфира, особенно на этапе правок, все стороны испытывают много стресса. У меня был случай, когда подрядчик сильно нарушал свои обещания по срокам, ссылаясь на проблемы в личной жизни. Приходилось держать связь 24 часа с сутки, чтобы контролировать каждый его час. А еще — быть психологом, выслушивать жалобы и поднимать самооценку. Дальше наше сотрудничество не сложилось, меня такой подход утомляет.

Самый удачный формат — разовый фрилансер становится долгосрочным партнером. Он ожидает определенной загрузки со стороны агентства и поэтому ставит нас в приоритет и выполняет все требования. Период притирки пройден, совместная работа теперь наиболее эффективная.

Мы разработали алгоритм взаимодействия с новыми подрядчиками, который максимально подробно описывает все шаги: знакомство, проверка релевантности, подписание договора о конфиденциальности, полное и прозрачное обсуждение условий оплаты — сроки, валюта, формат (многие фрилансеры думают, что организация может просто так «кинуть деньги на карточку» или перевести на WebMoney), согласование формата готовых материалов, тайминга, включение в нашу систему управления проектом, подписание договора. Такой алгоритм позволяет сформировать чек-лист и ничего не упустить.

— Обычно наше агентство работает на удаленке с теми людьми, которых в штате держать дорого и не выгодно, — дизайнерами, верстальщиками, программистами и переводчиками. Каждый клиент индивидуален и у него постоянно появляются какие-то хотелки — фрилансеры в этих случаях выручают.

Как-то нам надо было перевести пять фраз на испанский язык. Человек откликнулся, указал стоимость, а потом от денег оказался, так как по сути это был благотворительный проект.

Хорошие фрилансеры всегда переходят на долгосрочные проекты. Вот он сделал вам один заказ, все устроило, потом еще пару, а потом говорит: «Извините, я занят, у меня проект на два года». В итоге мы начинаем искать новых исполнителей, притираться друг к другу, тратить деньги на организационные косяки, которые обязательно будут.

Есть два больших минуса в работе с фрилансерами — срыв сроков и качество. Мы это лечим выбором специалистов с хорошим рейтингом, отзывами и долгим сроком работы на фриланс-биржах. Обязательно делаем запас по времени, чтобы экстренно решить задачу, если фрилансер подведет.

Бывает, что и по срокам все хорошо, и задание человек выполнил, но сделал работу формально. Это как с фильмами: вроде качество неплохое, но второй раз смотреть не хочется. В таком случае — вот деньги, в следующий раз поищу другого.

Для себя я вывел несколько правил работы с фрилансерами:

• Максимально подробное ТЗ
• Работать с теми, у кого есть рейтинг на биржах, хорошее портфолио и профиль
• Относиться к исполнителю как к хорошему специалисту, который работает вне офиса
• Постоянно «пинать» и проверять промежуточные результаты, если задача большая и есть риск срыва сроков

— Я довольно часто обращаюсь к фрилансерам для закрытия нерегулярных задач — программистам, верстальщикам, дизайнерам, SEO- и SMM-специалистам. Если вы крупный клиент, то с фрилансерами можно договориться на особых условиях. Например, отсрочка оплаты, сниженные цены, срочное выполнение работ.

Не надо ждать от фрилансера глубокого погружения в проект. Он может вести 4−5 клиентов, а это трудно даже физически.

Фрилансеру стоит давать максимально точные задания. Но даже они не гарантируют успеха. Только однажды мы нашли человека, который с первого раза сделал то, что нужно. С нынешним дизайнером работаем на удаленке почти четыре года, в 90% случаев получаем нужный результат с первого раза. Но первый год мы привыкали друг к другу.

Периодически отдаем на фриланс верстку страниц или html-баннеров. Кажется, работы на пару часов. А по итогу получаем 2−3 дня и 5−6 этапов доработки багов. И связано это, опять-таки, с тем, что новый человек не понимает специфики работы.

Что касается разработки или верстки сайта, то я твердо уверен, что надо самому хоть немного в этом разбираться. Удаленный программист может так запрограммировать сайт, что серьезные проблемы гарантированы. И самое печальное, что они могут вылезть только через пару лет. В идеальном варианте у вас должен быть доверенный программист, который сможет проконтролировать работу внештатника.

Еще одно трудное направление для фриланса — SEO. Результат работы сеошника заметен спустя 3−5 месяцев. И если он что-то делал неправильно, то через полгода можно получить не рост позиций, а бан сайта в поисковиках. Мне встречались недобросовестные специалисты, которые только делали вид, что работают, получали деньги, а через полгода разводили руками — ну, не получилось, простите. Теперь мы активно участвуем и контролируем работу сеошников, просим отчеты за каждый месяц и платим им за каждый лид. Нет лидов — нет оплаты. Был случай, когда один парень спустя два месяца сам отказался от проекта. Чувствовал, что не справляется.

Больше всего во фрилансерах раздражает необязательность. Иногда мне приходилось чуть ли ни умолять выполнить задание. И такое случалось даже с проверенными специалистами. Теперь заранее оговариваю срывы сроков. К примеру, недавно обращался к SMM-специалисту. Тот пообещал сделать аудит рекламы в соцсетях за 2−3 дня, а сделал за две недели. По итогу получил штраф 20% от оговоренной суммы.

Еще один вывод, основанный на опыте, — не давать предоплату больше 10−15%. У нас был случай, к счастью, единичный, когда мы заплатили дизайнеру 50% предоплаты, он начал работу, а потом перестал выходить на связь.

— Если появляется проект, который срочно нужно запускать, фрилансеры — наша палочка-выручалочка. В основном это motion-дизайнеры, копирайтеры, фотографы. Зачастую их работа стоит дороже, чем работа штатного сотрудника, но в любом случае это окупается.

Мы работаем с людьми по рекомендациям. Всегда стараемся узнать о фрилансере побольше, пообщаться с прошлыми заказчиками. А еще для нас принципиально, чтобы он находился в Минске или Москве, чтобы иметь возможность встретиться или провести мозгоштурмы в офисах. Порой пунктуальность и ответственность исполнителя решает больше, нежели уровень его скиллов. Пусть он будет не № 1, но зато я буду уверен, что человек не подведет.

Так как в свое время я сам был фрилансером, то хочу дать пару советов, как с ними работать:

1. Платите вовремя. Для фрилансеров редко имеет значение, с кем конкретно они работают. Главное, чтобы платили стабильно, не присылали тонну правок и вообще были лапочками.

2. Обозначьте приоритетность вашего проекта по сравнению с остальными. Оговорите время созвонов или встреч, чтобы рабочий день фрилансера начинался именно с вашего проекта.

3. До начала сотрудничества дайте тестовое задание. Если будут вопросы — переносит сроки, делает «на отвали», — сразу стоп и ищете того, кто на старте будет заинтересован в вашем проекте.