Ритейл после деноминации: первыми впечатлениями делятся «Буслік» и «Рублёвский»

Мы поинтересовались у представителей продовольственного и непродовольственного ритейла результатами работы за первую неделю, которая прошла после деноминации.

Мнения представителей сетей «Буслік» и «Рублёвский» дополняют друг друга. Выяснилось, что ритейлеры хорошо подготовились к изменениям. Серьезных сбоев в работе не было. Основной вывод можно сделать простой. Если заранее составить план и тщательно, пошагово выполнять все действия, проблем с проектом изменений бизнес-процессов быть не должно.

Этапы подготовки к деноминации. Еще в начале 2016 была создана рабочая группа, которая курировала весь процесс:

• Технические специалисты готовили и тестировали наиболее оптимальный план перевода всех ИТ-систем
• С мая мы начали маркировать товар в новой валюте, заранее подготовили новые ценники
• Весь июнь ИТ-служба осуществляла тестирование процесса деноминации
• Затем в деноминированных тестовых информационных базах специалисты опробовали проведение основных операций (приход товара, продажа, формирование цен, возврат и т.д.). Все замечания устранили заранее

Первые результаты. У нас не было остановки работы розничных магазинов ни на день. 30 июня некоторые магазины закрылись на 1 час раньше.

Ночью кассовое оборудование было переведено в новый режим работы, запустился процесс деноминации баз данных.

1 июля (пятница) магазины работали в штатном режиме. После выходных уже работали все основные базы данных.

Что будет дальше? После сдачи налоговой отчетности останется деноминировать бухгалтерию. Но это уже будет проходить в спокойной обстановке.

С какими сложностями пришлось столкнуться? Сложностей 1 июля как таковых не было.

Были сложности в июне, когда деноминацию проводили в тестовом режиме. Стало понятно, что первоначальный план не подходит, и мы не успеем деноминировать базы за выходные, так как объем данных огромный.

Поэтому программисты стали искать новые решения. И, как теперь можно отметить — успешно.

Непосредственно после деноминации были мелкие недочеты в программах. Два или три дня не было оперативной информации о продажах, но это не критично. Очень напряженно пришлось работать ИТ-службе, но мы это и ожидали.

Сейчас основная проблема — маркировка товара двумя ценами. Приближается школьный сезон, поток товара огромный. Персонал магазина тратит очень много времени на маркировку в двух ценах.

Как адаптируется персонал (продавцы/кассиры в первую очередь). Наша служба по персоналу:

• Подготовила для продавцов и кассиров подробные инструкции
• Провела дистанционное обучение.
• Заведующие магазинов оттестировали сотрудников, поэтому персонал был хорошо подготовлен и адаптация прошла быстро.

Сейчас кассиры, как и везде, помогают с новыми купюрами, помогают перевести сумму

Несколько советов по управлению проектами. Советы такие же, как и в любом проекте, связанном с автоматизацией процессов:

• Создание проектной группы с мотивированным и компетентным руководителем
• Заблаговременная подготовка, с четким планом, назначением сроков и ответственных
• Проведение тестового запуска, отладка по результатам запуска. А затем сдача в эксплуатацию

Этапы подготовки к деноминации. К деноминации готовились заранее:

• Проводилась доработка кассового ПО, систем учета товародвижения, BI систем.
• Каждое изменение тщательно тестировалось.
• Проводилось обучение кассиров работе с новыми денежными единицами. Были уведомлены поставщики.

Первые результаты. Деноминация прошла по плану. Технических сбоев не было. Бизнес смог максимально быстро адаптироваться к новым условиям работы, благодаря тщательно проработанному плану действий.

Все торговые объекты открылись вовремя.

С какими сложностями пришлось столкнуться. Сложности были в исполнении поставленной задачи в короткие сроки.

За ночь пришлось перевести на новый режим работы 70 торговых объектов (кассовое оборудование, весовое оборудование, серверные системы) по всей стране. А также учетные и бухгалтерские системы.Но мы справились. На следующее утро все торговые объекты были готовы к работе с новыми деньгами.

Как адаптируется персонал (продавцы/кассиры). Для персонала, который непосредственно работает с денежным потоком (кассиры), кассовое ПО было доработано таким образом, чтобы избежать проблем, которые могут возникнуть при расчете новыми деньгами.

Для удобства кассиров был разработан специальный калькулятор, который помогает рассчитывать сдачу как в новой, так и в старой валюте. Вероятность ошибки кассового персонала при расчетах была сведена к минимуму.

Сейчас для информирования покупателей в магазинах в наиболее обозримых местах были размещены информационные плакаты с новыми денежными знаками. А также подробная инструкция, как читать новые ценники.

В кассовой зоне на ЖК-мониторах транслируется информационный ролик, который информирует о механике деноминации, знакомит покупателей с новыми денежными знаками, а также разъясняет, как определить их подлинность.

При расчетах на кассах персонал отвечает на все возникающие у покупателей вопросы. Старается максимально быстро произвести расчет за покупку, чтобы не создавать очереди.

Несколько советов по управлению проектами. 

Разумеется, необходимо постоянно мониторить рынок, предвидеть ситуацию на шаг.

В случае внедрения новых систем тщательно проработать план действий и четко следовать ему на всех этапах бизнесс-процессов. Только тогда проект будет успешным.

Хотите мгновенно получать уведомления о новых материалах и событиях «Про бизнес.»? Подписывайтесь на наш канал в Telegram!