Как неправильный тендер вредит бизнесу. Директор ивент-агентства о недобросовестных заказчиках

Тендер на организацию мероприятий объявляют сегодня все больше компаний. Некоторые проводят его недобросовестно: не сообщают критерии отбора, не дают обратной связи, указывают срок «до завтра» или могут даже украсть идею. Директор агентства событийного маркетинга «Терра Групп» Виталий Кривко поделился мнением, как такой подход вредит всему рынку ивент-услуг. И рассказал, как это можно исправить.

– Проблема с тендерами для ивент-рынка существовала не всегда. Лет 7 назад тотального проведения тендеров не было и подход к выбору поставщика ивент-услуг был намного проще: компания-заказчик находила информацию об агентстве – этого ей хватало, чтобы определиться с исполнителем.

Рынок был прозрачен и поделен между ключевыми игроками. Правда, следует отметить, что мероприятий было меньше, да и сам ивент не воспринимался рынком как бизнес-единица.

Первыми правильно проводить тендер стали крупные ИТ-компании, мобильные операторы и некоторые банки. Теперь объявлять конкурс на выбор ивент-подрядчика стало модным, это постепенно приобретает массовый характер. Имея даже небольшой бюджет, компании объявляют тендер. Но относятся к нему весьма посредственно.

Как исказился подход к проведению тендера

Подход к тендеру сейчас – это набор неких субъективных показателей. Игроки рынка забыли о том, что существует ряд абсолютно объективных характеристик, по которым можно оценивать агентства. Большинство тендеров представляют собой запрос на разработку концепции, ее презентацию и детальную смету. Без уточнения, как это будет оцениваться и сколько компаний принимает участие в данном конкурсе.

Я уверен, что эти же компании, проводя закупку оборудования действуют более внимательно. К нашей же отрасли – ивент-услугам – сложилось отношение как к некой второстепенной.

И это отражается на тендерах.

Вот основные ошибки при проведении тендера, с которыми нам приходится сталкиваться:

1. «Срочный тендер». Компания получает письмо о том, что тендер будет проведен уже завтра. Это наихудший вариант, и мы стараемся не работать с такими компаниями. Но даже от существующих клиентов иногда мы получаем запрос в формате: «Срочно! Пришлите концепцию до завтра». После бессонной ночи мы отправляем концепцию, а оказывается, что директор, который должен ее оценить, в отпуске. Такая спешка отражается и на качестве подготовки предложения. Тендер на крупное мероприятие невозможно качественно подготовить за 2-3 дня. Нормальным сроком будет 2-3 недели.

2. Отсутствие обратной связи. Даже если агентствам дается неделя на подготовку коммерческого предложения, это вовсе не значит, что все пройдет удачно. Так как довольно часто после его отправки связь с клиентом пропадает. Но важная роль обратной связи в том, что, получая ее от компании, мы по крайней мере понимаем причины несоответствия и впоследствии можем их устранить.3. Субъективная оценка и отсутствие прозрачной системы отбора. Есть случаи, когда компания дает обратную связь в формате: «Мы выбрали другое агентство, спасибо за участие», не говоря о причинах и принципах, на которых основывался их выбор.

Также существуют тендеры, где участвует до 20 агентств. И, если предположить, что каждое из них готовит до трех концепций, клиенту пришлось бы потратить несколько недель только на изучение предоставленного материала. Я очень сомневаюсь в объективности такой оценки.

4. «Кража идей». Мне доводилось слышать мнение, что компании могут воровать идеи и сами их реализовывать. В этом есть доля правды, хотя «уникальности» тоже переоценены: часто агентства присылают на тендер похожие идеи, думая, что они оригинальны.

Хотя компании, которые, проведя тендер, реализовывают концепцию самостоятельно без участия профессионального агентства, действительно есть.

Как это наносит ущерб агентствам

Для агентства тендер – это неделя работы персонала, от аккаунт-менеджера до дизайнера. Естественно, это время никогда не оплачивается компанией, которая его проводит. По крайней мере, я не слышал таких примеров. Хотя для европейского рынка оплачивать тендеры – это нормальное явление.

Мы как агентство не участвовать в тендерах не можем: они по крайней мере дают шанс провести крупное мероприятие. А это говорит о компании как о ключевом игроке рынка. Крупных мероприятий в Беларуси не много, и поделиться опытом их организации может небольшое количество агентств. Шанс попасть в их число появляется только через участие в тендере.

Мы никогда не знаем, чем закончится очередной тендер. Был случай, когда мы участвовали в тендере три года, прежде чем поняли, что подход компании к его организации не меняется.

Постепенно мы пополняем «черный список» компаний, с которыми будет сложно работать. Он пока не очень большой – около 12 компаний. Но ежедневно приходят запросы на срочный тендер («на завтра»), мы их даже не учитываем. С компаниями из «черного списка» мы не работаем несколько лет или до тех пор, пока в них не сменится подход или человек, принимающий решение.

Каким мы видим «правильный» тендер

На мой взгляд, правильный сценарий по проведению тендера выглядит так:

1. Компания проводит внутренний отбор пула агентств (по своим внутренним критериям).

2. Разрабатывает и транслирует критерии оценки.

3. Объявляет тендер для отобранных агентств и проводит его поэтапно.

4. Выбирает одно агентство и дает обратную связь проигравшим.

Приведу несколько примеров хороших тендеров.

Пример первый. Один из банков для проведения корпоративного мероприятия по внутренним критериям отобрал около 7 агентств – по опыту работы, рекомендациям, команде, портфолио и т.д. Собрав агентства, они объявили тендер на создание идеи мероприятия. Потом провели второй этап и из трех оставшихся агентств выбрали одно. После чего перешли к обсуждению ценовой политики.

Проигравшим компаниям банк объяснил свой выбор.

Пример второй. Один из самых крутых тендерных пакетов с прозрачной и понятной системой оценки выбора потенциального поставщика ивент-услуг предлагают мобильные операторы.

Они оценивают не только креативную идею, в которой всегда есть доля субъективности. У них есть ряд объективных показателей:

• Цена
• Количество сотрудников в агентстве
• Опыт работы
• Количество квалифицированных специалистов в компании
• Опыт работы с мероприятиями подобного масштаба
• Система налогообложения

Ту же технику используют некоторые ИТ-компании. Но так действуют всего 10% рынка.

Как мы решаем проблему проведения тендеров

Повлиять на проведение тендеров очень сложно. Основная помеха – неопределенность количества участников. Когда мы знаем, кто еще участвует в тендере, то можем обсудить и поставить условие заказчику: работаем с возможностью получения обратной связи. Или не работаем вообще. Но пока мы не знаем, кто с нами «в одной лодке», то и договариваться не с кем.Внутри Клуба ивенторов (ассоциация ивент-агентств Беларуси, в которой состоит 13 агентств) мы пытаемся с этим бороться. Когда мы узнаем о тендере, то связываемся друг с другом и уточняем, кто участвует. По возможности договариваемся об общих простых условиях – например, наличии обратной связи и открытых критериев оценки.

Был опыт написания коллективного письма на имя гендиректора с просьбой пояснить критерии отбора. Мы получили позитивный ответ о том, что будут приняты меры в будущем. Однажды нас даже пригласили поучаствовать в разработке этих критериев.

Внутри агентства мы тоже стараемся влиять на рынок:

1. Подумав, что компаниям просто психологически сложно позвонить и сказать о проигрыше, мы разработали электронную анкету, которую высылаем компаниям вместе с концепцией. С помощью анкеты-опросника мы пытаемся получить обратную связь. Однако и это не всегда помогает.

2. Проводим обучение среди наших клиентов. Наша задача – донести информацию о том, как можно проводить тендер. Для этого мы создали ивент-академию внутри агентства для собственных клиентов.

Также мы проводим мастер-классы на отраслевых мероприятиях. Дешевле объяснить, как правильно проводить, чем бесконечно участвовать в таких тендерах.

Что будет дальше

Сейчас этот процесс движется. Маленькими шажками, но зато в правильном направлении. Мы немного научились влиять на недобросовестных игроков.

Думаю, что всеобщими усилиями рынок отфильтруется. Но всегда появляются новые компании, которые не знают, как проводить тендеры, и всегда появятся агентства, которые будут в них участвовать.