Устные распоряжения не работают: как ставить сотрудникам задачи, чтобы они выполнялись и всем было комфортно работать

В компании, где каждый сотрудник знает свою роль и можно измерить результаты команды, хочется творить и добиваться успеха. Но как создать в коллективе атмосферу, которая располагает к продуктивной работе и высоким достижениям? Универсального ответа, скорее всего, нет. Однако есть опыт отдельных бизнесов. Консультант по управлению Александр Высоцкий рассказал «Про бизнес», какие ошибки в постановке задач мешают руководителям добиваться отличных результатов.

Проблема устных распоряжений

— Признайтесь, что с вами часто происходит такое: вы как руководитель ставите задачи на ходу, не давая письменных распоряжений. Однако, когда задача поставлена устно, подчиненный забывает про нее совсем или при выполнении не учитывает важные нюансы. Все это порождает много хаоса и эмоций: руководитель злится на сотрудника, сотрудник не понимает руководителя, а задача не выполняется вовремя. Это совершенно не похоже на позитивный настрой и продуктивную работу. Так происходит потому, что мы часто игнорируем одну из основ современного менеджмента — подтверждаемую коммуникацию.Совсем недавно я получил очередное подтверждение того, что нельзя давать устные распоряжения. поставил задачу в голосовом сообщении, чего обычно избегаю. Это был вечер, я шел по улице и думал таким образом «срезать угол». Уже на следующее утро я потратил примерно час для того, чтобы устранить последствия своего распоряжения и все распутать, потому что меня неправильно поняли и возникло множество обстоятельств, которые пришлось исправлять. Отдал бы письменно — утром уже получил бы результат.

Повторюсь: вы обязаны использовать подтверждаемую коммуникацию. Ни в коем случае не устную. Да, можно общаться устно, чтобы согласовывать какие-то задачи, обменяться мнениями, поспорить и так далее. Но когда речь идет о том, что должны быть потрачены какие-то ресурсы, все должно быть подтверждено, как минимум, в формате переписки. Чтобы потом, если задание не будет выполнено, иметь возможность посмотреть, что является источником проблем. Чтобы можно было помочь этому сотруднику. Может быть, он перегружен, не организован или нужно поднять его компетенцию.

Поэтому все общение с сотрудниками должно быть четким и подтверждаемым. Если хотите поручить работу, свертесь с описанием должности, а потом убедитесь, что сотрудник правильно понял предстоящую задачу.

Какие инструменты для постановки задач можно использовать

Если одно подразделение ставит задачу другому, это тоже должно быть зафиксировано. Я, например, люблю использовать электронную почту. Меньше мне нравятся чаты и мессенджеры. Потому что в них существует возможность удалить какое-то сообщение практически без следа и сделать вид, что ничего не было. В этом ключе мессенджеры хороши для каких-то коротких коммуникаций, согласований и прочего. Но лучше использовать что-то более подтверждаемое.

По этой причине в нашей компании используется система автоматизации работы с задачами. Благодаря ей всегда понятно, в какой момент конкретная задача была принята, кто ее проверил и когда она была закончена. Это создает обстоятельства, при которых подобные моему эмоциональные всплески не будут возникать.

Всем, кто отрицает важность использования подтверждаемой коммуникации, я отвечаю: «Окей. Значит вы пока не готовы работать эффективно и развиваться».Чем раньше вы организуете компанию изнутри, тем быстрее она начнет приносить лучшие результаты, и тем более ответственно сотрудники будут относиться к своим обязанностям. Да, любые изменения, особенно фундаментальные — это непривычно, некомфортно и непонятно. Поэтому крайне важно донести до подчиненных, зачем вы внедряете тот или иной инструмент. Объясните, что благодаря письменной коммуникации они смогут отслеживать каждое задание. А в случае проблем — не останутся виноватыми, а смогут предоставить реальное доказательство.

Как обезопасить себя от сорванных сроков

Бывает, что сотрудник прекрасно справляется со своими обязанностями и делает свою работу качественно. Но постоянно срывает сроки. А это замедляет деятельность команды, где все зависят друг от друга. В такой момент любой руководитель задумается о том, насколько резонно оставлять этого человека в компании.

Есть очень простой и рабочий совет, который помогает избежать большинства неприятностей, связанных с невыполненными вовремя задачами. Когда вы только собираетесь отдать распоряжение, всегда закладывайте в срок его выполнения возможный провал. Таким образом, если сотрудник не сможет справиться вовремя, у вас еще будет время все исправить или найти на эту задачу другого исполнителя.

Так что подтверждаемая коммуникация — ключ к организованной и продуктивной работе. когда каждая задача детально и понятно описана, ее намного легче выполнить. Предоставлять своим подчиненным письменные инструкции — обязанность руководителя. Это можно делать через электронную почту, любой удобный мессенджер или специальную программу. Зависит от того, что более привычно для вас и ваших сотрудников. Но суть от этого не меняется.

Когда у каждого сотрудника есть список задач и подробные объяснения, сопротивления к работе не бывает. Это позволяет добиться своевременно закрытых дедлайнов, высокой мотивации и слаженной работы. А также улучшает коммуникацию между членами команды. Внедрите этот нехитрый инструмент, и очень быстро увидите положительные изменения.