Вот что нужно сделать перед выбором ERP-системы

Какие стратегии внедрения ERP-решений бывают и как выбрать оптимальный для своего бизнеса вариант. Рассказывает эксперт в области управления проектами Максим Якубович.

– В предыдущих статьях, посвященных автоматизации бизнеса, мы рассматривали статистику успешности ERP-проектов, обсуждали причины неудач и давали рекомендации по реализации проекта.

В этой статье речь пойдет о стратегиях выбора ERP-решения для бизнеса.

Какие стратегии автоматизации существуют

У компании, решившейся на автоматизацию, есть всего три стратегии:

1. Автоматизация на базе «коробочного» программного продукта

Компания, выбрав эту стратегию, должна понимать – ей придется перестроиться под алгоритмы, заложенные в «коробочном решении». Обычно они основаны на так называемых «лучших практиках», доступных разработчикам ПО. Однако не каждому подойдут. Я знаю несколько примеров, когда бизнес покупал «коробочное решение», не изучив заложенных в нем практик. Компаниям не удавалось перестроить свои процессы под систему. В итоге деньги на ПО были потрачены напрасно.

2. Доработка «коробочного» продукта под требования компании и его внедрение

Доработка «коробочного решения» под свои требования выглядит привлекательнее для большинства руководителей компаний. Но и здесь много рисков:

• Глобальные доработки ПО, как правило, приводят к дополнительным непредвиденным объемам работ (а значит к превышению планового бюджета и сроков).
• Обновлять доработанный «коробочный» продукт непросто из-за его высокой «индивидуализации».
• Нужно самому выстраивать систему поддержки пользователей. Разработчик «коробки» отвечает только за то, что создал он.

3. Разработка программного продукта «с нуля» под собственные требования, последующее его внедрение

Разработка «под заказ» в наше время – практически фантастика. Про такие проекты я слышал: «Зачем изобретать велосипед? Неужели под ваш вид деятельности еще не написано «коробочное» решение?».

Я недавно узнал, что в некоторых видах деятельности в Беларуси (например, в оказании страховых услуг) существует только один «коробочный» продукт. И его развивает одна компания. Риски при внедрении такого решения велики: если компания-разработчик закрывается, то поддерживать и развивать ПО (если не описана его архитектура) будет сложно.

О разработке на заказ также задумываются, когда существующий «коробочный» продукт не закрывает 50-80% требований.

При заказе разработки, нужно сразу решать вопросы:

• поддержка пользователей
• развитие продукта

Кто это будет делать и на каких условиях? Часто компания создает собственное подразделение автоматизации.

Как выбрать стратегию автоматизации

Чтобы выбрать стратегию автоматизации, нужно:

1. Описать автоматизируемые процессы или систему управления.

2. Определить проблемы в описанных процессах и найти их решения.

3. Разработать требования к системе автоматизации.

4. Изучить существующие «коробочные» программные продукты, чтобы понять, какой процент требований к проекту в них реализован.

Но, как считают некоторые профессионалы в области автоматизации, иногда требования к системе собирать не нужно – достаточно понять, какие проблемы есть в процессах компании. Владея этими данными, можно рассматривать «коробочные решения», чтобы определить, как в них решены эти проблемы.

Возможно, такой подход позволит немного уменьшить объем работ – частично отказавшись от сбора и анализа требований. Это произойдет лишь в случае, если мы найдем «коробочное» решение, в котором решены именно наши проблемы. И то, как они решены, нас устроит.

В таком случае алгоритм выбора стратегии может быть следующим:

Подведем итоги. Стратегии автоматизации всего три. Вопросов, на которые нужно получить ответы при выборе стратегии, много.

Как минимум, до выбора стратегии нужно поработать с бизнес-процессами:

• Описать автоматизируемые процессы
• Определить проблемы в описанных процессах и найти их решения.

Но и после останутся сомнения: какая же стратегия автоматизации лучше?

Руководители компаний уже привыкли вести дела в условиях неопределенности. А как можно снижать неопределенность? Правильно. Работая с рисками проекта. Я рекомендую при выборе стратегии:

• Создать список рисков по каждой стратегии
• Провести анализ антирисковых мероприятий и создать список мероприятий по работе с рисками

Если вы хотите выбрать стратегию на основании более точных расчетов – после анализа рисков нужно сделать прогноз TCO (англ. Total Cost of Ownership; полная стоимость владения) для всех трех вариантов. И затем выбрать вариант с наименьшим значением TCO.

Такой анализ займет много времени и обойдется дорого. В большинстве случаев, выбирать стратегию будут сразу после проработки списка рисков по каждой из них. Но лучше уж так – чем действовать интуитивно.

В следующей статье я планирую подробнее описать подготовку бизнес-процессов к автоматизации.