Как проваливается внедрение ERP-систем

Почему внедрение ERP-систем проходит с превышением бюджета и сроков. Насколько эффективно эти проекты выполняются. Рассказывает наш эксперт Максим Якубович.

– Автоматизация бизнеса становится одним из важнейших проектов для любой компании, пережившей стадию младенчества (по классификации Адизеса) и желающей продолжить рост.

Что дает автоматизация бизнес-процессов

Самые очевидные выгоды – это:

• Сокращение издержек на операции – за счет передачи части рутинной работы от человека – программе
• Уменьшение ошибок при выполнении отдельных операций (снижение влияния «человеческого фактора»)
• Возможность накапливать и анализировать данные по операциям
• Снижение сроков выполнения операций
• Получение информации в онлайн-режиме
• Улучшение взаимодействия между сотрудниками и т.д.

Думаю, в любой компании найдется человек, который слышал про систему ERP. По сути, ее идея сводится к автоматизации управления всеми ресурсами компании. Представьте картину, когда сотрудники работают по четким алгоритмам, задаваемым информационной системой. А данные по всем операциям и ресурсам анализируются в онлайн-режиме и доступны для принятия важных управленческих решений.

На сегодня нет единого мнения, какие модули должны быть реализованы в ERP. Но есть попытки описать ее критерии. Ключевые признаки ERP, к примеру, есть в отчете «ERP-системы в России 2014».

Задача автоматизации бизнеса, как показало время, оказалась достаточно сложной: многие проекты закончились провалом. Среди тех, что дали какой-то результат, высока доля проектов с превышением сроков и бюджета.

Статистика и причины проблем при внедрении ERP

Компания Panorama Consulting уже много лет собирает и публикует исследования на эту тему. В последнем, проходившем c декабря 2014 по март 2015, участвовало 562 респондента из 31 страны. Результаты опубликованы в отчете «2015 ERP REPORT».

Авторы оценили проекты по внедрению ERP через призму трех важных ограничений: целей (которые формируют содержание проекта), сроков и рамок бюджета.

Это соответствует пониманию успеха проекта:

Однако из отчета понятно, что далеко не все компании оценивают успешность с точки зрения того, вписался ли ERP-проект в эти ограничения. Например, авторы  посчитали, что достижение 50% от намеченных целей – это уже хороший результат.

В прошлом году 41% компаний, из принявших участие в опросе, смогли получить при внедрении ERP менее 50% от намеченных выгод.

Вот подробности и сравнительные данные о внедрении ERP-проектов:

Как компании распорядились бюджетом при реализации ERP-проектов:

• Превысили бюджет менее чем на 25% – 31%
• Вписались в бюджет – 30%
• Потратили меньше запланированного – 15%
• Превысили бюджет на 25-50% – 13%
• Превысили бюджет на 51-75% –7%
• Превысили бюджет более чем на 75% – 4%.

Как компании распорядились временем при реализации ERP-проектов:

• Превысили сроки менее чем на 25% – 44%
• Уложились в сроки – 22%
• Превысили сроки более чем на 76% – 14%.
• Превысили сроки более чем на 25-50% – 11%
• Превысили сроки на 51-75% – 6%.
• Справились раньше запланированного – 3%.

Причины срыва сроков ERP-проектов

Результаты исследования на эту тему:

В 2014 году параметр «Проблемы с функционалом платформ» в исследовании не рассматривался.

В опросе в 2011-2013 респонденты могли выбрать несколько факторов. Поэтому сумма по столбцам не должна равняться 100%.

Причины появления первых двух факторов:

• Увеличение объема работ я обычно связываю с недостаточно проработанными требованиями к результатам проекта и неграмотному управлению изменениями.
• Под оргпроблемами понимается недостаточно хорошее управление организационными изменениями.

Анализ причин провала автоматизации бизнеса и факторов успеха – тема для отдельной статьи.

Какой процент от запланированных выгод получили компании при реализации ERP-проекта

Как руководитель ERP-проекта может использовать эту статистику в реальных проектах?

1. На старте проекта можно убеждать заказчика серьезнее отнестись к работе по сбору требований к ERP. Чем хуже они собраны и проанализированы, тем выше вероятность, что требования будут расти/изменяться по мере реализации проекта.

2. При планировании руководителю проекта по внедрению ERP следует серьезно, вместе с командой, прорабатывать риски и закладывать в план антирисковые мероприятия.

3. Заказчик должен сформулировать ожидаемые от внедрения ERP выгоды и рейтинговать их, чтобы понимать, какие из них являются наиболее важными.

4. Рекомендую глубже изучить накопленные знания и практики по такой дисциплине как «организационные изменения». Умение их проводить – один из ключевых факторов успеха ERP-проекта.

Учитывая статистику успешности проектов автоматизации, думаю, некоторые компании постараются отложить их внедрение на «попозже».

Но рано или поздно придется возвращаться к вопросам «когда мы уже автоматизируем наши процессы управления взаимоотношениями с клиентами (когда же мы внедрим CRM?)» или «когда же мы автоматизируем наш управленческий учет?».

Не заниматься автоматизацией бизнеса сегодня просто нельзя. У компании, которая ее откладывает, появляются риски стать неконкурентной по себестоимости продуктов. У нее также может не быть сервисов, которые благодаря автоматизации окажутся базовыми для клиентов.

ERP-проект становится необходимым для выживания бизнеса. Но при этом рискованным по внедрению. Компании нужно учиться грамотно управлять им, чтобы повысить вероятность успеха.