Как разработать хорошее расписание проекта

Наш эксперт Максим Якубович рассказывает о критериях, которым должно соответствовать хорошее расписание проекта, и об инструментах, которые позволяют прогнозировать сроки с учетом имеющихся задач и ресурсов.

– Один из ключевых критериев успеха проекта – срок его реализации. Важно уметь определять, будут ли работы завершены к дате, установленной заказчиком.

Чаще всего руководитель проекта пытается запросить как можно больший срок на реализацию, чтобы иметь временной запас. Заказчик же хочет получить результаты за минимальное время. Так как заказчик имеет больше власти, то именно его точка зрения и будет основополагающей.

Чтобы проверить, насколько реально выполнить работы за время, указанное заказчиком, руководителю проекта важно иметь расписание. Оно нужно еще и для постоянной сверки плана с фактическим ходом работ, принятия важных корректирующих решений по ходу проекта.

Критерии хорошего расписания проекта

На мой взгляд, хорошее расписание проекта позволяет:

1. Точно определить потребность в ресурсах на каждый из периодов, для которых создается более детальный план проекта (например, на следующий месяц, неделю или день проекта). Из этого плана руководитель проекта должен понять, сколько сотрудников, какое оборудование и какие материалы необходимы.

2. Вносить изменения в проект с минимальными трудозатратами. Это может касаться объема выделяемых ресурсов, перечня задач и сроков их старта.

3. Выполнить сценарное моделирование «Что если?» (об этом ниже).

4. Получить прогноз по срокам реализации.

Чтобы руководитель проекта понимал, в какое время все будет реализовано, ему нужно иметь представление о списке работ и бюджете. В большинстве проектов есть возможность сократить сроки за счет привлечения большего количества ресурсов и увеличения интенсивности работ. Как правило, это приводит к росту бюджета.

Балансировка сроков и бюджета хорошо визуализируется с помощью проектного треугольника, о котором я уже писал.

При создании расписания проекта руководитель может использовать следующие подходы:

1. Разработку Иерархической структуры работ (ИСР) для получения исчерпывающего списка работ по проекту.

2. Сетевой график проекта для определения последовательности выполнения работ.

3. Оценку объемов работ и определение ресурсов на работу по проекту для определения сроков (или определение необходимости в ресурсах, исходя из оценок объемов работы и ее длительности).

4. Метод критического пути для определения общей длительности проекта (или метод критической цепочки).

После создания первой версии расписания может оказаться, что полученный в итоге срок проекта не соответствует ожидаемому.

Создание модели проекта

Чтобы понять, на сколько возможно сократить сроки при увеличении бюджета, руководителю нужно иметь модель проекта. Под ней я понимаю список работ, объединенных в сеть (с определенными связями в последовательности выполнения задач), с оценкой трудозатрат, назначенными ресурсами, оценками длительности и стоимости каждой работы.

Имея такую модель, можно достаточно легко определить потребность в ресурсах на каждый день, неделю или месяц. Вносить изменения  в проект и видеть прогнозную дату его завершения становится возможным с небольшими трудозатратами. А еще модель позволяет проигрывать сценарии типа:

• «Что будет со сроком реализации, если добавить в проект еще одного исполнителя и выделить его на полный рабочий день на определенный период реализации?».
• «Насколько увеличится бюджет при таком добавлении ресурса?» и т.п.

У нас появляется возможность в любой момент делать прогнозы относительно того, уложимся ли мы в срок, и если нет, то на сколько превысим его. То есть модель проекта позволяет реализовать все требования к хорошему расписанию.

Конечно, создать ее в MS Excel или бумажном ежедневнике очень сложно. Не говоря уже о том, что нужно иметь возможность вносить изменения и проигрывать сценарии. Поэтому для создания и работы с моделью создано специальное программное обеспечение. Например, MS Project, Oracle Primavera, Spiderproject и т.д.

Я убежден в том, что хорошее расписание проекта очень сложно создать на бумаге или поддерживать в непредназначенном для этого программном обеспечении (например, в Excel).

Какие виды расписания, на мой взгляд, должны быть в программном продукте?

1. Сетевая диаграмма.

2. Диаграмма Ганта.

3. План по вехам.

При выборе программного продукта для управления расписанием нужно также определиться с дополнительными возможностями, которые он должен предоставлять руководителю проекта.

О подходе к выбору программного продукта для управления проектом я уже писал здесь.