Что нужно сделать до старта проекта. Часть 4

Продолжаем серию материалов о том, что нужно предусмотреть и сделать до начала проекта, чтобы он оказался успешным. Сегодня наш эксперт Максим Якубович рассказывает, зачем и как составлять Устав проекта.

В трех предыдущих статьях серии «Что нужно сделать до старта проекта» я рассказал, что перед стартом необходимо:

•  Сформулировать бизнес-проблемы, цели проекта и ожидаемые результаты.
•  Собрать и проанализировать требования к результатам.
•  Описать допущения.
•  Сформулировать ограничения.

Для старта проекта еще следует определить ключевые роли в нем (о том, что это за роли читайте здесь) и написать документ, в котором руководитель проекта и заказчик договариваются об общем видении начинания.

Документ, с которого проект стартует, называют Уставом проекта (или Паспортом проекта).

Устав проекта – это документ, с которого начинается проект и по которому происходит оценка его успешности.

Опытный руководитель прописывает его так, чтобы оговорить в нем все важные аспекты работы с заказчиком. На внешних проектах Устав не так важен, т.к. есть контракт, но, несмотря на это, некоторые руководители разрабатывают и его.

Для чего? Документ позволяет лучше понять важные аспекты проекта. Контракт обычно громоздкий и напичкан юридическими терминами, а Устав пишется на языке, понятном участникам проекта.

Структура Устава проекта

В популярном подходе к управлению проектами – PMBOK – в состав «Устава проекта» входят следующие разделы:

• назначение или обоснование;
• измеримые цели и соответствующие результаты;
• высокоуровневые требования к результатам;
• допущения и ограничения;
• высокоуровневые описания и границы проекта;
• высокоуровневые риски;
• укрупненное расписание контрольных событий;
• укрупненный бюджет;
• список заинтересованных сторон;
• требования к одобрению проекта (т. е. критерии успеха, лиц, оценивающих его успешность и лиц, подписывающих проект);
• назначенный руководитель, сфера ответственности и уровень полномочий.

На своих проектах я часто использовал шаблон Устава, структура которого немного отличалась, от предложенной в PMBOK, но содержала все разделы, кроме списка заинтересованных сторон, описания сферы ответственности и уровня полномочий руководителя проекта (пример – ниже). Как правило, компания, которая идет по пути стандартизации проектной деятельности, разрабатывает шаблон Устава под специфику своей деятельности и этот шаблон используется для старта всех проектов.

Кто разрабатывает Устав проекта?

Разработчики PMBOK считают, что в разработке документа должны участвовать спонсор, заказчик и руководитель проекта.

В тех проектах, которыми руководил я, Устав разрабатывал руководитель проекта, привлекая к его обсуждению технических специалистов и экспертов в предметной области. Предполагаю, что в некоторых компаниях он может разрабатываться спонсором, заказчиком, руководителем программы проектов или руководителем проектного офиса, а руководитель проекта является рецензентом этого документа и подписывает его.

Значение Устава для руководителя проекта

Следует отметить, что Устав не является договором, но может дополнять его и служить внутренним документом для команды и заказчика.

В некоторых компаниях практика такова, что он становится документом после утверждения которого проект считается официально признанным в компании (это характерно для внутренних проектов, в которых заказчик и руководитель работают в одной компании).

Когда заказчик пытается изменить содержание проекта, добавляя новые цели или новые требования к результатам, руководитель проекта должен иметь возможность изменить Устав и заверить подписью заказчика новую версию. Таким образом, управляя версиями документа, руководитель защищает свой проект от расширения рамок без расширения сроков и бюджета.

При закрытии проекта именно Устав позволяет заказчику и руководителю подвести итоги проекта и определить степень его успешности.

Практика внедрения Устава проекта

Мой опыт внедрения Устава в четырех компаниях показал, что этот документ приживается легко и воспринимается то-менеджерами и акционерами как необходимый документ. А в некоторых компаниях его важность была настолько оценена, что внутренние заказчики и спонсоры с каждым новым проектом уделяли ему все больше внимания.

Для понимания структуры документа приведу пример Устава внедрения CRM-системы.

УСТАВ ПРОЕКТА
Автоматизация процессов CRM. Версия 1.0

Как видите, документ в приведенной выше форме получается достаточно компактным, но вместе с тем содержит важные разделы для согласования единого видения у заказчика и руководителя проекта. Приведенный шаблон Устава не единственно возможный вариант. Подумайте над структурой документа и доработайте ее для собственных проектов.

Выводы

Мне кажется, что Устав очень важный документ для проекта. Он создается в интересах руководителя. Отсутствие этого документа лишает руководителя проекта возможности обращаться к заказчику в случае изменения договоренностей и снижает шансы завершить проект успешно.

После создания документа, руководитель проекта может приступить к разработке детального плана действий.

Правильный старт, на мой взгляд, не менее важен, чем четкий и понятный план проекта.