7 простых советов, как не терять время на мелочах и сконцентрироваться на важном, – от Григория Горбунова

Как планировать свою работу так, чтобы все успевать и жить полноценной жизнью. Вот несколько простых советов от нашего эксперта по тайм-менеджменту Григория Горбунова.

Недавно на одном из тренингов по эффективному использованию времени я попросил участников выполнить простое упражнение. Запишите на листе 15 дел, выполняемых вами ежедневно. Теперь вычеркните три наиболее, по вашему мнению, несущественные – то, чем можно пренебречь. Готово? Теперь ещё три... И так далее, пока не останутся финальные три. Это и есть то, что занимает вас более всего на данный момент времени.

Один из участников долго созерцал написанное на листе, но так и не смог вычеркнуть ни один пункт. «Для меня нет несущественных дел», – заявил он. Хорошо, тогда назовите какие крупные планы, сделки, проекты, мероприятия вы осуществили за последний месяц, квартал, полугодие? Конкретно. И мой собеседник опять впал в глубокую задумчивость.

Итак, что же важно и как на этом сосредоточиться? Вот 7 простых советов.

1. Фокусируйтесь на том, что ведет к достижению основных целей и позитивным изменениям

То, что приносит основной доход, приводит к достижению ключевых целей и показателей, ведет к позитивным изменениям и повышает ваш рейтинг – безусловно, является важным для вас. На этом и необходимо сосредоточиться в первую очередь. Нюанс в том, насколько то, что важно для вас, так же важно для вашего окружения (руководства компании, партнеров, коллег, членов семьи). Порой это самый сложный вопрос, требующий принятия решения, – продолжать дальше или попытаться изменить ситуацию.

2. Сортируйте дела по важности и срочности

Для ранжирования дел и исключения риска что-то упустить из виду, можно воспользоваться «матрицей Эйзенхауэра». Это работает. Представьте себе стол, который завален различными внутренними документами, письмами, планами, технической документацией. И вам со всем этим необходимо разобраться. А времени явно не хватает. Принцип прост – самые важные и безотлагательные дела берете на себя. Для менее существенных, но срочных дел, находите помощников. То, что «не горит», но требует только вашего участия – планируем. Остальное не берем в рассмотрение вообще, дабы не тратить драгоценное время. Принцип надежный и проверенный практикой.

3. Выделяйте «зеленые зоны» в своем расписании

Безусловно, найдется целый ряд поводов, чтобы «соскочить» с выполнения намеченного дела. Как внешних, так и внутренних. Например, вам могут позвонить (руководитель, подчиненный, коллега) и попросить «срочно» переключиться на другую работу. Можно отключить телефон, но вряд ли это поможет. В этом случае многим моим знакомым и мне помогает техника «зеленых зон» (не путать с «зелёными человечками»).

Возьмите чистый лист или лист ежедневника. Определите типичное начало и окончание вашего рабочего дня, а также время основного перерыва. Теперь впишите постоянные ежедневные мероприятия с обязательным вашим участием (оперативное совещание, селектор, инструктаж, подписание документов и т.п.). Но не пытайтесь полностью расписать весь день. А теперь главное, найдите до и после обеда по 15-20 минут и выделите их (например, 9.45–10.00). Это и есть «зеленая зона». Предположим, вас просят все бросить и срочно подойти или немедленно заняться другим, возможно, несущественным делом. Спросите, возможно ли это перенести на 9.45. Практика показывает, что либо просивший сам разберется с проблемой, либо она (проблема) отпадет сама собой. Хотя и случаются исключения.

Постепенно вы приучаете окружающих не дергать вас по пустякам.

4. Собирайте полную информацию о предстоящем важном событии и определяйте основное стратегическое направление

Существенным элементом является подготовка к выполнению важных мероприятий. Встречи, переговоры, проведение строительных или ремонтных работ, запуск объекта, транспортировка грузов или проведение конференций – необходима полная достоверная информация о предстоящем событии. Кто является ключевыми фигурами, принимающими решение. Какие процессы являются базовыми, а какие вспомогательные, где будут наибольшие затраты и что это за затраты, какие в принципе могут возникнуть трудности из опыта коллег или конкурентов?

К сожалению, неоднократно приходилось наблюдать, как при подготовке мероприятий и руководители, и сотрудники, утопая в мелочах, забывали о главном. Результат – срыв сроков, низкое качество конечного продукта, падение имиджа компании. Всегда определяйте основное стратегическое направление.

5. Тщательно подходите к подбору команды

Очень многое зависит от окружения.  Всех, кто будет задействован в реализации намеченных дел. Насколько они помогут либо будут тормозить процесс? Это отдельная большая тема.

6. Четко представьте себе конечный результат, определите конкретные параметры

Крайне важно представлять себе конкретные показатели того, к чему стремитесь. Иначе любая цель так и останется мечтой. На тренингах я часто задаю вопрос: «Чего вы хотите достичь? Заработать много денег? А много для вас это сколько?». Ответы всегда отличаются в разы. Или «Я хочу построить дом!». «Хорошо, – отвечаю я. – Где, какая площадь, сколько этажей, из какого материала, в какие сроки?». Так все-таки это мечта или четкая цель, реализуемый проект?

Важность определяется полученным результатом, а также дальнейшей позитивной оценкой. Нужен ли этот результат только вам здесь и сейчас или он важен для многих? Может, это ваша сиюминутная прихоть. Что будет дальше? Меня всегда учили, что у любого дела должно быть продолжение, развитие. Иначе можно зайти в тупик.

7. Не забывайте отдыхать

И не только по окончании дела, но и в процессе работы. Грамотно организованный рабочий день, отработанная система восстановления сил, наличие точек энергетической подпитки – залог успешного выполнения любой задачи. Занимаетесь ли вы фитнесом, встречаетесь с друзьями, отдыхаете с семьей, уделяете время хобби – это поможет в течение длительного периода сохранить боевой настрой!

Проводя встречи с руководителями и сотрудниками компаний, я люблю задавать вопрос: «Что вы делаете?». И часто получаю ответ: «Работаем!». «Ну хорошо, – продолжаю я. – А что вы делаете?». «Да работу мы работаем!».

Очень жаль, когда по истечении времени сложно вспомнить события, дела, проекты, которыми вы можете гордиться и сказать себе «Да, я это сделал!».

Не забудьте подписаться на наш telegram-канал и на наш канал в Дзене.