Рисуем схему бизнес-процесса на примере Интернет-магазина. Часть 3

Публикуем завершение материала бизнес-тренера Александра Сагаловича о том, как работать с нотацией eEPC. С ее помощью можно составлять очень подробные схемы потоков работ, которые происходят внутри бизнес-процесса.

– В Части 1 и Части 2 я описал основные и дополнительные элементы нотации eEPC, рассказал, как размещать их на схеме бизнес-процесса и рассмотрел логический элемент «И». В завершающей части материала опишу остальные  логические элементы и поясню, как идентифицировать элементы нотации.

Логический элемент «ИЛИ»

Применяется, когда может произойти или одно или два и более событий. Возможны несколько вариантов  использования этого элемента логики. Рассмотрим примеры.

Одно из событий или оба события могут вызвать выполнение функции:

Рисунок 12. Независимо от того, как поступила заявка от клиента (например, он продублировал ее по различным каналам связи) необходимо начать ее обрабатывать

Одна функция может вызвать наступление одного или нескольких событий:

Рисунок 13. При отправке документов в зависимости от ситуации можно отправить пакет документов или по факсу, или почтой или двумя способами

Событие наступает в результате выполнения одной или обеих функций:

Рисунок 14.  Автомобиль покинет территорию предприятия не зависимо от  поставленной задачи: доставить товар, забрать работника или выполнить обе работы

Логический элемент «Исключающее ИЛИ»

Один из самых распространенных случаев использования элементов логики, при котором в результате выполнения функции происходит одно из событий (в качестве примера для пояснения: температуру воздуха измерили термометром – температура может быть выше нуля, ниже либо равна нулю).

Вариант, когда функция выполняется по факту свершения одного из возможных событий:

Рисунок 15. Необходимо сделать презентацию товара в случае, если клиент сам посетил офис компании либо если консультант компании посетит офис клиента

Более редкий вариант, когда событие произойдет в случае выполнения одной из функций:

Рисунок 16. Товар может быть доставлен клиенту собственным транспортом либо наемным, но не двумя способами сразу

Обратная связь на схемах процессов

С помощью логических элементов нотации eEPC на блок-схемах можно не только отображать различные ветвления и исключения, но и обратную связь и циклы. Они используются в нескольких случаях: 

• какое-либо действие выполняется несколько раз до того момента, пока не будет выполнено определенное условие;
• когда необходимо внести определенные корректировки;
• когда нужно запустить ряд операций заново.

Рисунок 17. Пример цикла обратной связи по утверждению документа

Идентификация элементов на схеме

При надлежащем подходе к организации системы управления бизнес-процессами, каждый из них имеет свой идентификатор (кодовое название).

Идентификаторы присваиваются и функциям процессов. Работая с блок-схемами, рекомендую обратить особое внимание на идентификацию элементов «Функция» и «Документ»:

• Для идентификации документов в верхнем левом углу указывается код документа в соответствии с внутренним реестром.
  Внешние документы, полученные от внешних поставщиков, могут идентифицироваться только по названию;
• Для идентификации функций можно использовать специальный код. Например шестизначный, в котором первые две цифры обозначают номер подразделения, два следующий знака – код процесса, а две последние цифры номер функции;
  В таком случае номер 03-РП-02 означает: 03 – код подразделения (отдела продаж, например), РП – процесс «Разрабатывать планирующие документы», 02 – номер функции в процессе.

Рисунок 18. Пример идентификации элементов «Документ» и «Функция»

Идентификация документов и функций помогает ориентироваться в блок-схеме. При этом документы можно привязать к реестру документов компании и стандартизировать – указать, что документ за номером таким-то должен отвечать определенным требованиям, разрабатываться согласно определенному шаблону и т. д.

Идентификаторы функций используются для ссылки при разработке текстового описания функции.

Рисунок 19. Пример разработки текстового описания функции

При безусловных преимуществах (простота в использовании, возможность описания потоков работ независимо от того, на каком уровне организовано управление бизнес-процессами) в нотации еEPC есть 2 небольших минуса, о которых стоит упомянуть:

• необходимость ручного контроля за входами и выходами (отслеживать, чтобы входы и выходы не «повисали в воздухе») при работе без специального софта;
• расширения и добавления необходимо регламентировать и доводить до всех сотрудников, в том числе и внешних (работающих за пределами компании) «чтецов» блок-схемы.