7 способов улучшить коммуникации в проекте

Не секрет, что плохие коммуникации могут стать источником серьезных проблем в любом проекте. Как не допустить этого, рассказывает наш эксперт Максим Якубович.

Среди основных причин неудач проектов – статистика из исследования PricewaterhouseCoopers «Insights and trends: Current Portfolio, Programm, and Project Management Practices, 2012» – плохие коммуникации заняли 6-ое место.

Ранее я писал о важности коммуникаций в проекте и о том, как правильно проводить совещание по проекту. В этой статье опишу инструменты, которые сам использую для улучшения коммуникаций.

1. Ведение отчета о ходе проекта на одной странице

Этот отчет позволяет заказчику сэкономить кучу времени на понимание того, что происходит в проекте.

2. Использование общего хранилища файлов для команды проекта

Вы уже могли сталкиваться с ситуацией, когда последняя версия документа непонятно где находится или доступ к ней (по разным причинам) прямо сейчас невозможен. Сегодня есть масса сервисов для хранения общих файлов проекта. Часть из них – бесплатная. Использование таких сервисов позволяет команде проекта всегда работать с последними версиями файлов и не тратить время на их поиск.

3. Организация обсуждения вопросов проекта

При реализации задач по проекту возникает необходимость обсудить некоторые вопросы и сохранить результаты обсуждения, чтобы потом вспомнить, что мы обсуждали и что решили. Во многих облачных решениях для управления проектами есть функционал, позволяющий вести обсуждения по вопросам проекта. Это позволяет аккумулировать все вопросы в одном месте и учесть их при создании Усвоенных уроков проекта.

4. Сбор данных о выполнении задач через Информационную систему для управления проектами

Единый формат и требования к отчетности исполнителей экономят их время при заполнении отчетов. А автоматическая передача данных из отчетов исполнителей в файл проекта экономит время руководителя проекта на внесение данных.

5. Использование мессенджера

Иногда вместо того, чтобы звонить по телефону или писать по почте, проще и эффективнее обсудить вопрос в мессенджере. Это могут быть Skype, Viber или, например, Zoho Chat. Некоторые подходы к выбору мессенджера представлен тут.

6. Проведение периодических совещаний по статусам задач проекта с сотрудниками команды проекта

Эти совещания позволяют выявить проблемы в решении отдельных задач. При использовании подхода scrum, например, такие совещания проводятся ежедневно и занимают 15 минут.

7. Обсуждение возможностей для улучшения процессов проекта

Если поставить такие обсуждения на периодическую основу, а по их завершении планировать и, главное, реализовывать мероприятия по улучшению процессов, ваша команда повышает результативность и вероятность успешности проекта.

В принципе, вы можете рассматривать приведенные 7 пунктов как требования к программному продукту для управления проектом.

Расскажу о продуктах, с которыми лично работал в некоторых проектах, и в которых некоторые из описанных требований реализованы.

1. MS Project Server + MS SharePoint

Я использую MS Project в качестве продукта для создания и актуализации модели проекта с 2004 года. Естественно, в большинстве компаний, где я руководил проектами, я предлагал создать информационную систему управления проектами (ИСУП) на базе MS Project Server. А для реализации требований к ИСУП, связанных с коммуникациями, разумно было развернуть MS SharePoint и интегрировать его с Project Server.

Благодаря функционалу MS SharePoint мы могли использовать единые версии документов на портале, обсуждать вопросы по проекту, описывать риски проекта и следить за их статусами. Функционал MS Project Server позволял использовать листы учета рабочего времени сотрудников для отчетности о потраченном на задачи времени и автоматически заливать данные в файл проекта в MS Project.

Какие плюсы есть у этого решения для использования в коммуникациях? Большой плюс – это использование мощного функционала MS Project для сбора данных о выполнении задач и создания отчетности по проекту. Второй плюс – мощный функционал для создания внутреннего портала проекта на MS SharePoint. Ну и третий плюс – единая платформа от Microsoft с возможностью интеграции с другими продуктами (например, Outlook и Visio).

Минусы такого решения: для многих компаний цена за него покажется высокой. Для компаний, реализующих 5-10 небольших проектов в год, разворачивание и поддержка такой ИСУП может оказаться экономически невыгодной. На мой взгляд, это решение для среднего и крупного бизнеса.

2. Projectscloud

Второй продукт, который я лично использовал – это облачная версия Devprom, получившая название projectscloud. Это решение заточено под подходы agile к управлению проектами.

Плюсы: очень много функционала для решения задач по коммуникациям. К примеру: база знаний по проекту, блог проекта, хранилище файлов, журнал Scrum-митингов. Второй плюс (что важно для небольших команд) – это решение бесплатное.

Минусы: иногда после обновлений продукта появляются ошибки, но это «плата» за бесплатность. Ну и функционал по работе с файлами не такой обширный, как в MS SharePoint.

3. Jira и GreenHopper

Еще в одном проекте мы использовали Jira и GreenHopper, однако это было в 2010 году, и тогда еще не было облачного сервиса и такого количества функционала для коммуникаций в проекте, как есть в Jira сегодня. Поэтому писать о продукте, который за 4 года сильно изменился, мне нечего.

А вообще продуктов для автоматизации некоторых процессов управления проектами, в том числе организации коммуникаций на проекте, – уйма. Загляните, например, в рейтинги или сюда.

Как из такого количества существующих продуктов выбрать один?

Задача непростая, и выбор остается за вами. А я попробую описать свои соображения по выбору продукта для управления проектами в одной из следующих статей.

Успехов вам в проектах!