24 октября
Аккредитив с дисконтированием от Белагропромбанка: деньги за товар сразу на счете
Если участники проекта плохо понимают друг друга, между ними должным образом не налажена коммуникация, это может привести к серьезным проблемам, на устранение которых понадобится много времени и сил. Как предупредить трудности перевода, рассказывает наш эксперт Максим Якубович.
В своей статье об отличиях американской и советской школы управления проектами В. Иванов пишет: «Так где же американская школа управления проектами сильнее советской? На деле – в коммуникации».
Я думаю, что некоторым из вас приходилось слышать нечто подобное:
– Мне нужно видеть прогноз по кэш-флоу на месяц вперед, – сообщает руководителю проекта автоматизации управленческого учета финансовый директор.
– А что такое кэш-флоу? – про себя недоумевает руководитель проекта и начинает гуглить.
Через две недели диалог в коридоре между теми же лицами:
– Когда будет готов мой отчет по кэш-флоу?
– Нам тут осталось один регистр прикрутить и погонять тест-кейсы. Спринт заканчивается в пятницу, если соберем релиз в среду и обновимся, то в четверг сможете работать со своим отчетом.
Как вы думаете, сколько слов из этого сообщения понял финансовый директор?
Как часто бывает в проектах, представители заказчика и команда проекта могут говорить на разных «диалектах» одного языка и с трудом понимать друг друга. Кто-то должен служить переводчиком между заказчиком и командой проекта. Мне приходилось это делать самому, находясь в роли руководителя проекта.
Чтобы говорить на одном языке с представителями бизнеса, нужно понимать бизнес-терминологию, в освоении которой сильно помогут книги, статьи, обучение на бизнес-семинарах. Для понимания языка команды нужно хотя бы немного понимать технологии, с которыми она работает.
Понимая оба языка, руководителю проекта следует быть готовым работать переводчиком в проекте. И это не самая простая роль.
Еще руководителю проекта нужно учитывать особенности коммуникантов и выбирать правильные каналы и частоту коммуникаций. Например, если у тебя в команде из 8 человек 7 – интроверты, то вряд ли им понравится собираться каждый день на совещание. Даже если оно всего на 30 минут. Но не могут же они вообще не общаться вербально?! Оказывается, могут… и общаются. Иногда два интроверта сидят в шаговой доступности друг от друга, но вместо обсуждения голосом используют для общения Skype.
Понимание особенностей коммуникантов помогает руководителю проекта выбрать правильную частоту и продолжительность совещаний. Например, он может постараться не привлекать интровертов на длительные совещания или устраивать их как можно реже.
Если же у вас экстравертивная команда проекта (экстравертов больше, чем интровертов), вы можете столкнуться с другой проблемой – слишком много разговоров не по делу. В этом случае нужно подумать о том, как оградить интровертов в такой группе от изнурительных (для них) бесед и как направить обсуждение в конструктивное русло.
От того, насколько правильно руководитель проекта поймет коммуникативные особенности участников своей команды и других заинтересованных сторон проекта, во многом будет зависеть объем энергии, который придется направить на исправления последствий ошибок, допущенных в ходе коммуникаций.
Теперь немного о совещаниях, т.к. без них в проекте обойтись невозможно. За последние четыре года я участвовал в тысячах совещаний и вынес из них следующее:
1. Совещания должны быть непродолжительными, как мне кажется, не более 1 часа. В противном случае участники устают, теряют фокус и мы тратим время непроизводительно.
2. К совещанию следует обязательно готовить повестку – это поможет организатору более четко сформулировать свои цели и ожидания. Повестку желательно разослать участникам за пару дней до начала совещания, чтобы у них было время подготовиться.
3. Однако часто участники этого не делают, поэтому организатору лучше зачитать повестку в начале совещания.
4. Модерация совещания – очень важная вещь. От навыков модератора во многом зависит то, сколько времени будет потрачено на обсуждение и принятие решений. Основная задача модератора – вести совещание к намеченной цели.
5. По завершении совещания организатору следует в присутствии всех участников написать протокол и попросить участников прочесть его. Протокол совещания можно даже попросить подписать всех участников. Но не везде это является нормой (в некоторых компаниях внутренние документы никем не подписываются). Ознакомление с текстом протокола в конце совещания помогает добиться признания участниками правильности принятых решений. Если протокол высылается участникам позже, то существует вероятность, что его опять-таки не прочтут. А позже, после воплощения принятых решений, некоторые участники скажут: «Мы принимали на совещании другие решения, вы записали неправильно» или «Мы понимаем записанное по-другому».
Руководителю проекта приходится много общаться в процессе движения к целям проекта, и коммуникативные навыки для него очень важны.
Я считаю, что эти навыки можно сформировать, изучая типирование людей по MBTI, энеаграммы, НЛП (нейро-лингвистическое программирование) и другие подобные инструменты, и при этом не стесняться использовать полученные знания на практике. Это позволит сделать коммуникации более результативными даже с учетом того, что часть полученных знаний может оказаться невостребованной.
Ну а если лень читать книги, можно найти курсы и тренинги по развитию коммуникационных способностей и поучиться на них.
Удачи вам в развитии навыков коммуникации!
24 октября
Аккредитив с дисконтированием от Белагропромбанка: деньги за товар сразу на счете
23 октября
Суперакция на размещение рекламы на Про бизнес до 31 октября — не пропустите!
22 октября
МТБанк запустил масштабную акцию для бизнеса: бесплатное оборудование MTkassa, скидки на обслуживание и зарплатный проект за 0%
21 октября
Клиент Betera поставил 50 000 BYN на Лигу чемпионов. Что из этого вышло?
16 октября
Компания МиСофт объявляет о проведении масштабной конференции о цифровизации бизнеса в Минске
15 октября
Расширяйте свой бизнес с «ШиреКруг» от Белагропромбанка
14 октября
Проверьте свой сайт: SOC hoster.by раскрыл цепочку взломов интернет-магазинов
8 октября
КАК НАЛАДИТЬ НЕТВОРКИНГ И УВЕРЕННО ЗАЯВЛЯТЬ О СЕБЕ: воркшоп по самопрезентации от команды "Про бизнес", 25 октября