Сколько лет галапагосской черепахе: как научиться оценивать объем и бюджет проекта

Успех проекта во многом зависит от точности его оценки. Проблема же многих руководителей проектов в том, что чаще всего они неверно оценивают объемы, сроки и бюджет проекта. Но оказывается, этому можно научиться. Как развить навык оценивания – своими наблюдениями делится наш эксперт, Максим Якубович.

– По итогам регулярных опросов PWC, ключевой причиной провала проектов считается неправильная (плохая) оценка проекта:

В первую очередь руководители проектов неверное оценивают:

• Объемы работ (трудоемкость)
• Сроки
• Бюджет проекта

Первенство «неточной оценки» над всеми остальными факторами неудач понятно: слишком велика неопределенность на старте проекта. Для того, чтобы ее снизить, руководитель проекта старается получить ряд документов, в том числе по требованиям к продуктам проекта. Но даже имея список требований, нужно еще уметь правильно оценить объем работ, необходимых для реализации этих требований.На днях я прочитал конспект книги Дугласа У. Хаббарда, посвященной теме измерений и оценки – «Как измерить все, что угодно. Оценка стоимости нематериального в бизнесе». Хочу поделиться своими выводами и собственным опытом по этой теме.

Методы оценивания

Я уже давно излагаю участникам тренингов по управлению проектами свое мнение о том, что навык оценивания объемов работ, сроков и бюджета можно совершенствовать. Ознакомившись с книгой, теперь я понимаю, что это не просто мои догадки. Исследования, приведенные автором, доказали главное:  Оценка неопределенности – это навык, который можно приобрести и который можно совершенствовать.«Минимум-максимум». Одним из способов оценки всего что угодно, является оценка через интервал «минимум-максимум». Если диапазон очень широкий – ценность оценки невелика, но даже такая оценка оказывается полезной, так как дает основание для ее уточнения.

Например, вам надо оценить с вероятностью в 90%, какой будет цена квадратного метра жилой недвижимости эконом-класса на вторичном рынке в Минске на конец 2016 года. Для оценки нам нужно знать стоимость квадратного метра на сегодня и факторы, которые влияют на ее изменение. По данным одного из сайтов о недвижимости, сегодня стоимость 1 м² на вторичном рынке жилья в Минске составляет 1171 $/м².

Даже не будучи экспертом на этом рынке, я могу сделать прогноз, что даже в случае резкого перелома в сторону снижения стоимости, цена до конца года с вероятностью в 90% вырастет не более, чем на 200$. И при этом вряд ли снизится более, чем на 200$ (по моим личным оценкам).

Таким образом, даже не анализируя ключевые факторы, влияющие на стоимость жилья, я могу сделать прогноз, что цена на м² жилья в Минске в конце 2016 года будет находиться в диапазоне $971-1371.

Конечно, ценность такой оценки невелика для того, кто собирается покупать квартиру в ближайшее время. На этом примере я хотел лишь показать, как делаются оценки через «минимум-максимум».

«Калибровка». Хаббард пишет о так называемой калибровке – оценке через интервал, который должен быть настолько широким, чтобы оценщик был на 90% уверен, что правильный ответ попадет в него.

Давайте пройдем тест на калибровку. Укажите диапазон ваших оценок по следующим вопросам:

• Сколько лет галапагосской черепахе, которая официально считается рекордсменом Книги рекордов Гиннеса?
• За сколько секунд гепард разгоняется до 75 км/ч?
• Какую скорость в пике развивает сапсан?

Ниже я дам правильные ответы.

Обычно по итогам теста на калибровку оказывается, что мы даем очень оптимистичные оценки и наш интервал оценок слишком узок, чтобы «накрыть» им правильный результат.

Пат Планкетт, менеджер по оценке эффективности информационных технологий Министерства жилищного строительства США однажды сказал: «Калибровка открыла нам глаза. Мы обнаружили, что излишне оптимистичны, делая оценки. Калибровка делает вас другим человеком. Вы приобретаете обостренную способность оценивать степень неопределенности».

Как повысить точность калибровки

Какие методы повышения точности калибровки предлагает использовать Хаббард?

1. Повторение и обратная связь. Выполните подряд несколько тестов, оценивая результаты каждого, и повторите их, чтобы улучшить в следующий раз.

2. Перечисление двух доводов «за» и двух «против». Приведите по крайней мере две причины, по которым вы уверены в своей оценке, и две причины, по которым вы могли ошибиться.

3. Преодоление зацикленности. Представьте проблему диапазона оценки в виде двух бинарных вопросов типа: «Уверен ли я на 95%, что истинное значение лежит выше нижней/ниже высшей границы предложенного мною диапазона?».

Как применять на практике методы оценивания

Как мне кажется, руководителю проекта стоит взять на вооружение эти методы для того, чтобы постоянно практиковаться в оценивании трудозатрат задач. И, кроме того, важно учитывать фактические трудозатраты по задачам проекта и анализировать причины отклонений плановых и фактических оценок.

Например, во всех проектах, где я являюсь руководителем, исполнители задач делают оценки трудозатрат самостоятельно. После этого я сверяю их оценки со своими. Если они близки – ставлю их в план работ, но если отличаются в 1,5 раза и выше – мы начинаем обсуждение.

По ходу работ исполнители списывают фактически потраченное время на задачи проекта – и по завершении задачи мы разбираемся с ситуациями, в которых факт превышает плановое значение. Обычно исполнители сами находят причины, по которым оценка оказалась сильно оптимистичной. И чаще всего плохая оценка дается для масштабной задачи – чем сложнее задача, тем сложнее сделать адекватную оценку. Поэтому иногда я практикую следующий подход: исполнитель делает оценку через «минимум-максимум». Если максимальная оценка превышает 10 человеко-часов, мы дробим задачу на несколько более мелких и оцениваем их. А по завершении задач проводится анализ «план-факт» (сопоставление запланированных в бюджете показателей с фактическими показателями, оценка и анализ выявленных отклонений – прим. «Про бизнес.»).

Так можно развить у себя очень полезный навык оценки трудоемкости задач и повысить вероятность успеха своих проектов.

А сейчас – ответы на вопросы теста:

• Галапагосской черепахе Джонатану 184 года
• Гепард разгоняется до 75 км/ч за 2 секунды
• Сапсан развивает скорость до 440 км/ч

Хотите мгновенно получать уведомления о новых материалах и событиях «Про бизнес.»? Подписывайтесь на наш канал в Telegram!