Чтобы новый проект стал успешнее предыдущего, нужно обязательно делать это

Слишком часто, только завершив один проект, в компании сразу же начинают новый, не осмыслив толком полученный опыт. Почему важно фиксировать усвоенные уроки каждого проекта и как использовать их в дальнейшем, рассказывает наш эксперт Максим Якубович.

– Наш мозг, как утверждают нейробиологи, обладает способностью прогнозировать будущее, опираясь на полученный опыт. По аналогии с работой мозга должна улучшаться и система управления проектами компании – речь о повышении точности прогнозов по срокам и бюджетам. Но мы слишком часто, только завершив один проект, бросаемся начинать новый, не рефлексируя над полученным опытом.

По моему мнению, одна из важных функций корпоративной системы управления проектами – накопление ошибок, допущенных в ходе выполнения проектов, и поиск решений, которые можно применить, чтобы избежать ошибок на новых проектах. Чтобы улучшить прогнозы сроков реализации проектов и их бюджетов компании необходимо постоянно анализировать причины успехов и неудач, выстраивать причинно-следственные связи, обнаруживать проблемы и искать для них решения. В конечном итоге должна быть создана постоянно пополняемая корпоративная база знаний по проектам с легким доступом к ней руководителей проектов.

Почему нужно инвестировать в создание базы знаний по проблемам проектов? Если полученный опыт не стал достоянием компании, существует риск, что другие проектные группы будут тратить время и энергию на проблемы, решение которых уже было найдено в прошлом. Вторая причина заключается в том, что пока полученные уроки не записаны, они являются достоянием участников команды проекта, которые рано или поздно покинут компанию и унесут знания с собой.

В управлении проектами принято говорить о пост-проектном обзоре (post-project review) как о способе проанализировать и зафиксировать полученные знания о выполненном проекте.

Инструментом для сбора данных о полученном опыте обычно является документ «усвоенные уроки» (Lessons learned). Он может стать плодом рефлексии проектного менеджера или результатом коллективного обсуждения на совещании. Учтите, что большая часть знаний, полученных на проекте, является так называемыми «неявными» знаниями, которыми участникам проекта трудно поделиться. А это значит, что если ваши сотрудники получили опыт, но не могут его передать компании, – компания теряет нематериальный актив.

Концепцию «неявного» знания в 50-е годы предложил М.Полани. «Неявное» знание – это знание, которое трудно выразить вербально, «явное» знание – хорошо вербализуется.

К «явным» знаниям на проекте относятся спецификации, процедуры, программный код, чертежи, базы данных, статистика, диаграммы, статьи, презентации – это знания, имеющие материальную форму. «Неявные» знания – полученные навыки, информация о проблемах и подходах к решению проблем на проекте, которая еще нигде не описана.

Среди людей, занимающихся темой управления знаниями, есть мнение, что доля «явных» знаний в компаниях не превышает 20-30 процентов от всей базы знаний. Но для начала компании стоит научиться аккумулировать хотя бы «явные» знания. Для их сбора топ-менеджмент может ввести некоторые правила проведения пост-проектного обзора (ППО), например, такие:

Кроме пост-проектного обзора и документа «усвоенные уроки», для передачи знаний можно использовать и установочное совещание по проекту. Например, в вашей компании (или в другой компании, которая готова поделиться с вами знаниями), только что закончился похожий проект. Пригласите руководителя этого проекта на установочное совещание по стартующему проекту и попросите рассказать об «усвоенных уроках» его проекта.

О том, как происходит извлечение опыта из выполненных проектов и передача знаний в другие проекты, можно почитать в работе «Мanaging lessons learned and tacit knowledge in new product development». Ее авторы исследовали 5 немецких компаний и выяснили, что с помощью ППО документируются «явные» знания, но «неявные», как правило, остаются в головах участников проекта. Это связано с тем, что «неявные» знания высказываются с помощью метафор, а менеджер, создающий отчет по совещанию, может считать, что записывать метафоры бесполезно, т.к. правильно их интерпретировать смогут только участники обсуждения.

Как можно извлекать «неявные» знания из выполненных проектов?

Интересной идеей, на мой взгляд, является внедрение в компании роли «брокера знаний». Основная задача такого человека, – передача усвоенных уроков из одного проекта в другой. Одно дело почитать «сухой» отчет об усвоенных уроках, а другое – послушать человека, который участвовал в ППО других проектов и может ответить на дополнительные вопросы или привести пару искрометных метафор, чтобы рассказать о возникших проблемах и найденных решениях. В случае, если в компании внедрена роль «брокера знаний», он должен участвовать во всех установочных совещаниях для передачи усвоенных уроков.

Еще одним инструментом извлечения знаний о проектах может стать участие руководителей проектов в различных профессиональных сообществах, например, в обсуждениях профессиональными PM тем в группе на Facebook или Linkedin, посещение какого-нибудь «Клуба руководителей проектов».

Итак, что же можно порекомендовать руководителям проектно-ориентированных компаний?

Поделюсь личным опытом. Когда я впервые узнал о практике пост-проектного обзора, решил, что обязательно буду писать документ «усвоенные уроки» в конце каждого проекта, которым я буду руководить. Даже если работодатель этого не будет требовать. Обоснование этому решению было простое – я буду это делать для улучшения своих навыков руководителя проекта и сохранения своей истории ошибок, проблем и найденных решений.

В своих проектах я использовал следующий подход:

1. По завершении проекта я рассылал каждому участнику команды два вопроса: «Что в проекте тебе понравилось?», «Что ты считаешь главными ошибками проекта?».

2. Все мнения участников обобщались в один документ.

3. Организовывалось совещание, на котором модератор зачитывал все ответы на вопрос «Что в проекте тебе понравилось?» и далее обсуждались все ответы на вопрос «Что ты считаешь главными ошибками проекта?».

4. После обсуждения ответов на вопросы об ошибках модератор записывал идеи в третье поле документа «Что мы сделаем по-другому в новом проекте?».

5. Оставалось только красиво оформить документ, и мы получали «Усвоенные уроки проекта».

На мой взгляд, такой подход – это первый шаг на пути к зрелому управлению полученными знаниями.

Подумайте над этим. Удачи вам в проектах!