Как все успевать за 7 часов – советы эксперта по тайм-менеджменту

Работать по 12 часов в сутки – еще не значит все успевать. Скорее, наоборот. Как правильно составлять план и распределять свое время – своим опытом специально для «Про бизнес.» делится Людмила Богуш-Данд, учредитель тренинговой компании «Студия управления временем».

– Первое и главное, что я усвоила в тайм-менджменте и чему учу своих студентов, сотрудников, друзей и партнеров – понимать, что все успеть нельзя. Нужно выбирать. Задача не в том, чтобы все и везде успевать, а в том, чтобы быть продуктивным и эффективным.

Из этого следует, что нужно:

• Планировать именно и только то, что нужно сделать сегодня
• Выполнять четко свой план, не отвлекаясь на то, что в него не попало

Жалобы на загруженность и перезагруженность я получаю постоянно, но на самом деле за много лет своей практики встретила очень мало людей, чьи жалобы соответствовали действительности. Разговоров больше, чем фактов. Поэтому лучше не бороться с перенагрузкой, а наоборот – бороться за то, чтобы время было действительно занято важными задачами. Введите простое правило: не просто составлять списки задач на день, а оценивать каждую задачу по продолжительности и в конце суммировать все время. Необходимо стремиться к тому, чтобы сумма времени на выполнение рабочих задач не превышала 8 часов, а еще лучше – 7 часов.

Тайм-калькуляция

Давно доказано, что 8-ми часовой рабочий день – оптимален для того, чтобы быть продуктивным на постоянной основе, то есть ежедневно и продолжительно. Можно выкладываться и работать по 10-12 часов, но накопленная в результате усталость:

• Обесценивает предыдущие результаты
• Повышает риск совершения грубых ошибок

Почему лучше планировать дела на 7 часов? Потому что нужно обязательно оставлять время на возможный форс-мажор, который всегда был, есть и будет. Но множественные исследования доказывают, что в мире постоянно существует хаотичность, которая составляет всего 25% нашей реальности, при этом настоящего форс-мажора не бывает больше 20%. Поэтому с самого утра лучше заложить в расписание 20% не занятого ничем времени. Которое по итогу, скорее всего, и заполнится форс-мажорными задачами или встречами. Но время для него уже будет зарезервировано. Если же форс-мажор не случится – используйте его на выполнение стратегических задач, до которых обычно не доходят руки.

Итак, вы составили список задач на день и убедились, что сумма по времени составляет 6,5-7 часов. Теперь проверьте, учли ли вы следующие моменты:

1. Нужно отмечать регулярно повторяющиеся задачи, время на которые обычно не меняется и является стандартным. Например, ежедневная работа с почтой в сумме занимает не менее 1,5 часов. А на рабочую встречу бессмысленно выделять больше 50 минут, потому что, по моему опыту, после этого лимита эффективность резко снижается – участники начинают ходить вокруг да около.

2. Не забудьте про то, что вам иногда приходится делать перерывы в работе – это время тоже нужно учитывать. Например, я в свой список задач на день заношу работу (именно работу!) в социальных сетях. Сотрудники нашей компании тоже должны использовать социальные сети и планировать на них время.

3. Закладывайте время на сам процесс планирования, который, по данным статистики, экономит время на последующее выполнение. Например, у меня это занимает 15 минут в день – утром и вечером.

Если не провести тайм-калькуляцию:

• Вы можете набрать себе задач на сумму времени, превышающую оптимальный лимит, из-за этого что-то не выполните, подведете себя и компанию и заслужите ярлык халтурщика
• Или задач будет меньше, чем времени. А поскольку наше сознание не терпит пустоты, то выполнение этих задач станет затягиваться – вместо положенного часа задача растянется на два или даже три, что в свою очередь повлияет на сроки выполнения всех остальных задач и на других сотрудников. В результате вы можете стать причиной того, что компания не соответствует требованиям момента, станете упускать возможности и терять клиентов.

Планирование задач

1. Когда вы планируете время на задачу, необходимо закладывать максимальное время, за которое она может быть выполнена. Если вы выполняете эту задачу впервые и оценить ее не можете – посмотрите на все ваши остальные задачи и решите, сколько времени вы можете себе позволить выделить сегодня на новую задачу.

Например, если мне нужно написать статью, я предпочитаю написать ее за один подход. Поэтому я просто выделяю на нее 2-3 часа, в зависимости от размера. Я не знаю, сколько на самом деле времени она может занять, поэтому и день для нее я выбираю такой, когда могу немного затянуть или могу потом, чуть позже, но в этот же день, ее дописать. Уже по факту фиксирую, сколько времени ушло – так я учусь правильно оценивать свои задачи. В следующий раз у меня просо всплывает фактическая цифра из прошлого опыта.

2. Задачи друг на друга не лепите. Оставляйте между ними временные зазоры (помните про время на форс-мажор). Я рекомендую оставлять 15-30 минут между крупными задачами. С одной стороны, это дает некий люфт на случай, если задача затянется, а с другой – это время как раз на те важно-необходимые перерывы в работе, которые все равно приходится делать.

3. Некоторые беспокоятся о приоритетах – как выбрать самое важное, с чего начать? На самом деле, слово «приоритет» означает «первый по времени», поэтому более приоритетной является та задача, которая идет первой. А время, на которое задача ставится в расписание, определяется условиями: это уже назначенная встреча/телефонный звонок или вы сами решили, что эту задачу удобнее это выполнять именно в это время.

Ориентируйтесь на то, когда лучше всего выполнять задачу. Ведь никто же не мучается вопросом, что сначала посадить: картошку или огурцы, потому что каждому овощу свое время. Так же и с задачами – они привязаны к объективному времени, а не к субъективному мнению.4. Необходимо учитывать время на дорогу, если на встречу нужно куда-то ехать.

5. Оставляйте время на обработку материалов после встреч или совещаний.

6. Обязательно занесите суммарное время на телефонные разговоры.

7. Чтобы не попасть под соблазн «выполнить все сегодня», начните планировать сразу на несколько дней вперед. Лучше на несколько недель. Тогда вы начнете выбирать наилучшее время и распределять задачи без спешки и испуга. Например, я планирую на 3 месяца вперед.

8. Лучше всего вести бумажный планировщик, чтобы списки и планы всегда были под рукой, чтобы вы не отвлекались на всплывающие «окна», не зависели от наличия интернета или заряда батареи. Чтобы можно было открыть свой ежедневник утром, за чашечкой кофе и спокойно просмотреть свой день и настроиться. На работу следует приходить готовым к работе, с планом и намерением.