2 декабря
РКО от Белагропромбанка – широкие возможности для бизнеса
1 |
Продолжаем публикацию материала бизнес-тренера Александра Сагаловича о том, как регламентировать процессы компании уже на ранних стадиях ее работы.
– Что такое структура бизнес-процессов компании и как ее описывать, мы рассказали в Части 1. Теперь поговорим о том, как процессы регламентировать.
Вы можете выбрать несколько вариантов действий: какие процессы и насколько детально регламентировать. В зависимости от стадии развития компания, сложности процесса, количества вовлеченных исполнителей, степени внешнего регламентирования конкретного процесса (бухгалтерская, налоговая, статистическая отчетность, взаимодействие с государственными органами и т.д. регламентированы внешними нормативными документами).
Вот основные варианты регламентации:
Вы уже определили много важной информации о процессе. Если нет потребности в дальнейшей детализации этой информации на данном этапе, если вы не можете подобрать для нее описания, то ничего делать не надо.
Это значит – зафиксировать для каждого входа и выхода подробную информацию:
В итоге хотя сам процесс пока еще остается черным ящиком, его взаимодействие с внешним миром будет регламентировано.
Например, вам надо создать рекламный макет. Пока что вы не знаете и не можете точно описать, как и каким образом дизайнер должен его разработать. Но зато вы можете регламентировать формат файла, сроки исполнения, каналы передачи готового макета и т.д.
Отмечу, что «хорошие» входы и выходы – это реальные (физические) объекты или символьная (записанная) информация. То есть файлы, бумажные документы, материальные ресурсы, перемещение которых сопровождается оформлением документации и информационными потоками.
Указывать в качестве входов/выходов устную информацию (сообщение или указание) не рекомендуется. Этого лучше избегать, так как такую информацию нельзя учитывать, отслеживать и т.д. Если уж без нее никак не обойтись, придумайте, как ее дополнить чем-то более реальным. Например, физической записью.
Вот список этих вопросов:
На основе ответов на эти вопросы вам надо будет создать общую последовательность операций процесса. Например, как для процесса обслуживание клиента на СТО на схеме:
Затем для каждой операции нужно определить уточняющую информацию. Для этого запишите ее название. Затем слева от этого названия обозначьте выходы и их получателей. А справа – входы и их поставщиков. Под названием укажите ответственного за операцию.
Получится примерно такая схема:
Затем уточните информацию для следующей операции:
И так для каждой операции процесса.
Соединив затем все эти операции стрелками, вы получите линейную схему процесса. Отмечу, что она может быть не самой удобной и займет много места. Поэтому можно пользоваться схемой, в которой лежит идея нотации ARIS EPC. Выглядеть она может примерно так:
Заметьте, что на схеме все входы/выходы и внутренние (между операциями), и внешние (на границах процессов) имеют поставщика и получателя.
Напоминаю о том, что очень важно разработать в компании единый формат схем и систему символов, и довести ее до всех работников. Так вы сможете говорить с персоналом на одном языке обозначений, получите простые схемы процессов, отображающие их основный линейный ход.
Если же вам хочется разнообразить схему, сделать ее более «живой», легко читаемой, вы можете вносить различные «говорящие» значки, например, из базы MS Visio. При этом советую не слишком усердствовать, чтобы не получить трудночитаемый регламент.
Вы можете заполнить матрицу ответственности, указав для операций или этапов процесса роли различных участников в нем.
Этап – это несколько операций, объединенных по некоторому общему признаку (продукту, месту выполнения, ответственному исполнителю и т. д.).
Если операций на схеме много, то удобнее сформировать из них этапы процесса. Со временем, по мере усложнения и детализации, из них получаются отдельные подпроцессы.
Если операций не много, как в примере выше, то можно заполнять матрицу ответственности для каждой операции.
Вот как она может выглядеть:
Роли каждого из участников:
П – Планирует, собирает информацию, готовит решение.
С – Согласовывает решение(визирует документ).
Р – Принимает решение (утверждает документ).
О – Отвечает за организацию и результат.
И – Исполняет.
УЧ – Участвует в исполнении.
КР – Контролирует.
ИН –Получает информацию о ходе и результатах процесса.
К – Консультирует (предоставляет информацию).
Отмечу, что на практике количество ролей лучше сократить до 3-5.
Ранее мы описывали схему линейного выполнения процесса. Но реальные процессы редко выполняются линейно. В этом случае используйте так называемые логические операторы:
С их помощью можно описывать:
Например, так может выглядеть ветвление процесса, когда выполняется либо одна, либо другая операция в зависимости от определенных условий:
А так можно отобразить операции выполняемые параллельно:
Также вы можете указать допустимое время выполнения операций.
Если вы выполнили все, что описано выше, то у вас должны получиться:
Чтобы получить полноценный регламент бизнес-процесса вы можете в него добавить:
Продолжение следует.
2 декабря
РКО от Белагропромбанка – широкие возможности для бизнеса
2 декабря
5 топовых советов от спикеров бизнес-конференции «RACE. Кейсы, результаты, инсайты»
1 декабря
Путь к победе длиною в девять месяцев: Белагропромбанк подвел итоги Стартап-марафона 2024
28 ноября
400 м2 светодиодных экранов, VR футбол с мировой звездой, дрифт-симулятор и AI-музыканты: что посмотреть на One AI Forum
26 ноября
Как точно рассчитать стоимость строительства дома: даем реально рабочий инструмент
26 ноября
«Обращаются не только за товаром, но и из-за грамотными консультациями»: как работает компания, предоставляющая упаковочные решения
26 ноября
Дизайнер рассказал, как красиво сочетать виниловый сайдинг разных цветов
21 ноября
«Создать успешное агентство — как выиграть в казино», сооснователь WakeApp Эдуард Лебедев