Почему компании запускают несколько проектов и срывают сроки по большинству из них

Эксперт по управлению проектами Максим Якубович рассказывает, что необходимо учитывать компаниям, запуская одновременно несколько проектов.

– Многие компании попадают в ситуацию, когда одновременно запускается несколько внутренних проектов, но большая часть из них не реализуется в срок.

Что к этому приводит:

1. При планировании сроков внутренних проектов не учитывается загрузка исполнителей в других проектах.

2. В компании нет человека, ответственного за решение противоречий, возникающих при борьбе проектов за ресурсы компании.

3. Планируемые результаты некоторых проектов противоречат друг другу. Например, одно подразделение внедряет CRM, в котором есть функционал для работы с проектами, а второе внедряет ПО для управления проектами.

4. Отсутствуют правила приоритезации проектов, позволяющие определять, какой проект имеет преимущества при выделении ресурсов.

5. Руководители проектов постоянно конфликтуют за использование рабочего времени сотрудников, участвующих в их проектах и т.д.

Эти проблемы говорят о том, что у компании нет методологии, позволяющей управлять группой проектов. Для решения этих проблем используется система «Управление портфелем проектов»:

• Управление портфелем отвечает на вопрос: «Какие проекты являются правильными для компании в данный момент?»
• Управление проектами отвечает на вопрос: «Как правильно управлять этими проектами?»

Некоторые свои мысли о портфеле проектов я привел здесь.

Управление портфелем проектов описано не только в Standard for Portfolio Management (стандарт, разработанный Project Management Institute), но и в документе The Management of Portfolios (MoP) guidance, права на который принадлежат компании AXELOS.

Внедрение такой системы управления портфелем проектов для нашей страны пока диковинка. Но я знаю, что некоторые белорусские банки ее уже используют.

Это значит, что и другие крупные компании, которые обычно запускают большое количество проектов, скоро начнут проявлять интерес к этой теме.

Чтобы рассчитать, сколько внутренних проектов компания может выполнять одновременно, руководству нужно ответить на следующие вопросы:

1. Сколько времени каждого сотрудника требуется на внутренние проекты каждый день в течение определенного периода времени?

2. Может ли компания выделить время этих сотрудников в достаточном объеме?

3. Какой месячный бюджет необходим для реализации внутренних проектов?

4. Сколько денег в месяц нужно выделять компании на реализацию внутренних проектов?

Следующая группа вопросов касается исполнения проектов:

1. Как перераспределить ресурсы между проектами в случае изменения дат старта в одном из проектов портфеля?

2. Как перераспределить бюджет в случае, если в одном из проектов наметилось его превышение?

Существует много вопросов, ответ на которые можно получить через математические модели. На рынке есть программные продукты для автоматизации управления портфелем проектов. Они и должны реализовать алгоритмы расчетов. При этом по стоимости это ПО пока доступно только крупному бизнесу, и, надеюсь, внедрено им.

Я ожидаю, что в ближайшие 5-7 лет появится доступное среднему бизнесу ПО для управления портфелем проектов. А пока эти продукты разрабатывают, предлагаю ознакомиться с документом Standard for Portfolio Management (он, кстати, переведен на русский язык) и подумать о внедрении некоторых его процессов для усиления в компании стратегического управления.

Начав сегодня, через несколько лет вы же будете готовы к внедрению программного продукта для управления портфелем проектов, т.к. многие процессы в компании уже будут развернуты.