Объединили Trello и Scrum-подход — вот как эта компания смогла выполнять задачи вовремя

Excel, Google, планировщик в CRM, специальные приложения: по мере развития бизнеса команды пробуют разные инструменты для управления проектами.

Ильдар Абдрашитов, ИТ-предприниматель, генеральный директор компании «СМАРТ АйТи солюшенс», делится опытом работы с популярной программой Trello (онлайн-доска для распределения и постановки задач, контроля их исполнения). Что придумала компания Ильдара, чтобы использовать Trello максимально эффективно? Читайте.

— На начальном этапе работы нашей компании я записывал свои задачи в ежедневник. Прошло немного времени, и я понял, что должен записывать туда не только свои, но и все задачи сотрудников.

Эта мера не дала результата: задачи закрывались с просрочками либо не выполнялись в принципе. На фоне такого беспорядка происходил разрыв в коммуникациях: все были недовольны, перекладывали ответственность за просрочки друг на друга.

Ситуация усложнилась, когда мы подключили проектную деятельность. На старте проекта активность всегда взлетает по экспонентам: количество задач, персонала, транзакций, переговоров и прочего увеличивается в десятки раз. Пока я обдумывал сложившуюся ситуацию, ко мне пришел инсайт: нам нужна эффективная система управления! Профессионализма и высокого уровня мотивации сотрудников уже недостаточно.

Сейчас, конечно, про это я вспоминаю с улыбкой.

Работа «на коленках»

Для первого проекта мы создали Google-таблицу, в которой отслеживали ход выполнения задач (нажмите, чтобы увеличить):

Но мы быстро поняли, что такая система работы нам перестала подходить:

• Во-первых, не позволяет ограничить права доступа. Необходимо создавать отдельные файлы для каждого сотрудника
• Во-вторых, она не предполагает уведомлений о просрочках.

Несмотря на это, мы не стали внедрять новые инструменты в текущий проект, а решили продолжить использование Google-таблиц, завершая работу «на коленках».

Параллельно запустили еще одно направление — продажу ИT-оборудования, для которого набрали новую команду. Вопрос о систематизации необходимо было решить незамедлительно.

Как мы начали работать с Trello

На одном из тренингов я узнал о замечательных программах, которые реализуют подход канбан. Это метод управления, реализующий принцип «точно в срок» и способствующий равномерному распределению нагрузки между работниками, потому что весь процесс разработки прозрачен для всех членов команды. Этот принцип популяризировала Toyota в 1980-х для управления цепочками поставок.

Мы проанализировали существующие сервисы и выбрали для себя программу управления канбан-досками — Trello, которой остались довольны и используем ее до сих пор.

Преимущества этой программы:

1. Право создавать карточки (аналог офисной доски, на которую можно приклеивать разноцветные стикеры) (нажмите, чтобы увеличить):

Есть возможность создавать доски с различными правами для разных сотрудников.

2. Карточка позволяет делать описания, давать комментарии, составлять чек-листы и прикреплять различные файлы и ссылки:

3. Есть возможность объединения карточек в списки, группы:

Технология казалась удобной. Но я не понимал, как применить ее в нашей специфике ИТ-бизнеса. Мы попробовали разные системы досок и компоновки карточек внутри них, пока я не вспомнил о SCRUM — методе управления проектами, который используется для разработки программного обеспечения.

Именно этого пазла не хватало для того, чтобы картинка в моей голове сложилась.

Систематизация бизнес-процессов

Простой пример: по одному из проектов нам необходимо было распечатать на бумаге материал для заказчика на нескольких сотнях страниц. Я передал информацию о том, что нам нужен дополнительный картридж для принтера, своей помощнице, с просьбой заказать его и не уточнил при этом сроки.

В процессе печати документа выяснилось, что запасного картриджа нет, так как помощница заказала его со стандартной доставкой в течение нескольких дней.

Благодаря использованию программы Trello такая ситуация была бы невозможна, потому что под любое поручение в программе создается карточка «Задача», в которой необходимо установить срок исполнения. Если дедлайн не оговорили сразу, то при заполнении карточки перед специалистом встанет этот вопрос, и он вынужден будет уточнить недостающие данные. На сегодняшний момент все задачи, которые стоят перед сотрудниками нашей компании, выполняются точно в срок.

Важно акцентировать внимание сотрудников на том, что Trello — это в первую очередь инструмент для их работы, а уже потом средство контроля для руководителя.

Мы сделали электронную доску для каждого сотрудника. Карточки на доске собрали в такие списки:

«Задачи» — это список, к выполнению которого еще не приступили. Например: я хочу открыть в банке возобновляемую кредитную линию, но понимаю, что это не срочный вопрос:

• Я помещаю карточку в список «задачи», который является аналогом понятия «не забыть». В этом списке также находятся периодические задачи: проверка штрафов, отчеты для налоговой, оплата лизинга и прочее
• Прежде чем поставить задание в приоритетный список, необходимо проанализировать загрузку специалиста

«На неделю» — это задачи, необходимые к выполнению на этой неделе

«На сегодня» — задания к выполнению сегодня. Это что-то вроде спринта в SCRUM, то есть списка согласованных с командой работ

«Сделано» — список, который не требует объяснений.
Важно: задачу в этот список может переместить только руководитель

«Отменено» — список с наименьшим количеством карточек, так как сюда должны попадать отмененные задачи, находившиеся в процессе выполнения. Для того чтобы минимизировать их количество, необходимо тщательно взвешивать каждую задачу перед запуском ее в работу.

Что еще мы сделали?

Внедрение Trello в работу способствовало упорядочению бизнес-процессов. Но для повышения эффективности, уточнения задач нам необходимы были дополнительные инструменты.

Поэтому во время проекта или запуска нового направления мы вводим практику ежедневных брифов — по аналогии со SCRUM. Они представляют собой скайп-конференции с сотрудниками из разных городов. Совещания проходят исключительно по утрам и длятся не более 15 минут.

Важно: не растягивайте брифы по времени. Если вы не укладываетесь в тайминг, то слишком много внимания уделяете деталям.

На совещании вы должны говорить о задачах из списка, который обозначен в Trello «на сегодня»:

• Выполненные задачи переносятся в соответствующий раздел
• Для невыполненных выясняют причину, а затем производят управляющее воздействие.

Пройдитесь по списку «на неделю», возможно, там есть задачи, которые необходимо перенести «на сегодня». В качестве финального шага расставьте приоритеты в этом списке.

Еженедельные брифы. Если на текущий момент нет новых продуктов, то ежедневные брифы не нужны, проводите еженедельные. Такие конференции продолжаются от 30 до 60 минут, в зависимости от сложности проекта и количества участников. Если в брифе участвует более пяти сотрудников, то проводим его с руководителями направлений.

Все перемещения задач между списками должны происходить только на подобных совещаниях — для понимания текущей загрузки и расстановки приоритетов.

Выводы

На данный момент существует множество методологий и инструментов управления. Конечно, руководитель самостоятельно подбирает их исходя из задач, поставленных перед компанией.

Использование систем по методу управления канбан-досками эффективно для организаций, персонал которых не превышает ста человек.

Если же вы управляете крупной организацией, то, возможно, должны использовать более глубокую систему управления бизнес-процессами.

Советы по работе с Trello:

1. Используйте горячие клавиши, это сократит время вашей работы.
Например: клавишу D, чтобы добавить дату исполнения, или клавишу М для добавления других участников.

2. Заносите в «избранное» те доски, которыми пользуетесь наиболее часто. Они везде отображаются первыми и будут доступны к просмотру на мобильном телефоне даже без сети.

3. Пользуйтесь строкой поиска, чтобы найти нужную вам информацию.

4. Используйте для упоминания человека «@логин сотрудника». Это позволит ему оперативно увидеть Ваш комментарий/вопрос.

5. Вводите цветные метки, которыми обозначайте конкретные задачи.

Читайте также

• 8 простых инструментов для продвижения подкаста
• «Пока не „сольете бюджет“, результата не получите». Почему реклама работает не так, как мы хотим