Top.Mail.Ru
Войти
  • 2,59 USD 2,5881 -0,0024
  • 3,12 EUR 3,1249 +0,0249
  • 3,42 100 RUB 3,4247 +0,0261
Менеджмент
«Про бизнес» 27 января 2020

Объединили Trello и Scrum-подход — вот как эта компания смогла выполнять задачи вовремя

Фото с сайта magiya.guru
Фото с сайта magiya.guru

Excel, Google, планировщик в CRM, специальные приложения: по мере развития бизнеса команды пробуют разные инструменты для управления проектами.

Ильдар Абдрашитов, ИТ-предприниматель, генеральный директор компании «СМАРТ АйТи солюшенс», делится опытом работы с популярной программой Trello (онлайн-доска для распределения и постановки задач, контроля их исполнения). Что придумала компания Ильдара, чтобы использовать Trello максимально эффективно? Читайте.

— На начальном этапе работы нашей компании я записывал свои задачи в ежедневник. Прошло немного времени, и я понял, что должен записывать туда не только свои, но и все задачи сотрудников.


Ильдар Абдрашитов Предприниматель в сфере IT-технологий, генеральный директор компании «СМАРТ АйТи солюшенс»
Ильдар Абдрашитов
Генеральный директор компании «СМАРТ АйТи солюшенс»

Эта мера не дала результата: задачи закрывались с просрочками либо не выполнялись в принципе. На фоне такого беспорядка происходил разрыв в коммуникациях: все были недовольны, перекладывали ответственность за просрочки друг на друга.

Ситуация усложнилась, когда мы подключили проектную деятельность. На старте проекта активность всегда взлетает по экспонентам: количество задач, персонала, транзакций, переговоров и прочего увеличивается в десятки раз. Пока я обдумывал сложившуюся ситуацию, ко мне пришел инсайт: нам нужна эффективная система управления! Профессионализма и высокого уровня мотивации сотрудников уже недостаточно.

Сейчас, конечно, про это я вспоминаю с улыбкой.

Работа «на коленках»

Для первого проекта мы создали Google-таблицу, в которой отслеживали ход выполнения задач (нажмите, чтобы увеличить):

Скриншот предоставлен экспертом
Скриншот предоставлен экспертом

Но мы быстро поняли, что такая система работы нам перестала подходить:

  • Во-первых, не позволяет ограничить права доступа. Необходимо создавать отдельные файлы для каждого сотрудника
  • Во-вторых, она не предполагает уведомлений о просрочках.

Несмотря на это, мы не стали внедрять новые инструменты в текущий проект, а решили продолжить использование Google-таблиц, завершая работу «на коленках».

Параллельно запустили еще одно направление — продажу ИT-оборудования, для которого набрали новую команду. Вопрос о систематизации необходимо было решить незамедлительно.

Как мы начали работать с Trello

На одном из тренингов я узнал о замечательных программах, которые реализуют подход канбан. Это метод управления, реализующий принцип «точно в срок» и способствующий равномерному распределению нагрузки между работниками, потому что весь процесс разработки прозрачен для всех членов команды. Этот принцип популяризировала Toyota в 1980-х для управления цепочками поставок.

Фото с сайта news.drom.ru
Фото с сайта news.drom.ru

Мы проанализировали существующие сервисы и выбрали для себя программу управления канбан-досками — Trello, которой остались довольны и используем ее до сих пор.

Преимущества этой программы:

1. Право создавать карточки (аналог офисной доски, на которую можно приклеивать разноцветные стикеры) (нажмите, чтобы увеличить):

Скриншот предоставлен экспертом
Скриншот предоставлен экспертом

Есть возможность создавать доски с различными правами для разных сотрудников.

2. Карточка позволяет делать описания, давать комментарии, составлять чек-листы и прикреплять различные файлы и ссылки:

Скриншот предоставлен экспертом
Скриншот предоставлен экспертом

3. Есть возможность объединения карточек в списки, группы:

Данные предоставлены экспертом
Данные предоставлены экспертом

Технология казалась удобной. Но я не понимал, как применить ее в нашей специфике ИТ-бизнеса. Мы попробовали разные системы досок и компоновки карточек внутри них, пока я не вспомнил о SCRUM — методе управления проектами, который используется для разработки программного обеспечения.

Именно этого пазла не хватало для того, чтобы картинка в моей голове сложилась.

Систематизация бизнес-процессов

Простой пример: по одному из проектов нам необходимо было распечатать на бумаге материал для заказчика на нескольких сотнях страниц. Я передал информацию о том, что нам нужен дополнительный картридж для принтера, своей помощнице, с просьбой заказать его и не уточнил при этом сроки.

В процессе печати документа выяснилось, что запасного картриджа нет, так как помощница заказала его со стандартной доставкой в течение нескольких дней.

Благодаря использованию программы Trello такая ситуация была бы невозможна, потому что под любое поручение в программе создается карточка «Задача», в которой необходимо установить срок исполнения. Если дедлайн не оговорили сразу, то при заполнении карточки перед специалистом встанет этот вопрос, и он вынужден будет уточнить недостающие данные. На сегодняшний момент все задачи, которые стоят перед сотрудниками нашей компании, выполняются точно в срок.

Важно акцентировать внимание сотрудников на том, что Trello — это в первую очередь инструмент для их работы, а уже потом средство контроля для руководителя.

Мы сделали электронную доску для каждого сотрудника. Карточки на доске собрали в такие списки:

«Задачи» — это список, к выполнению которого еще не приступили. Например: я хочу открыть в банке возобновляемую кредитную линию, но понимаю, что это не срочный вопрос:

  • Я помещаю карточку в список «задачи», который является аналогом понятия «не забыть». В этом списке также находятся периодические задачи: проверка штрафов, отчеты для налоговой, оплата лизинга и прочее
  • Прежде чем поставить задание в приоритетный список, необходимо проанализировать загрузку специалиста

«На неделю» — это задачи, необходимые к выполнению на этой неделе

«На сегодня» — задания к выполнению сегодня. Это что-то вроде спринта в SCRUM, то есть списка согласованных с командой работ

«Сделано» — список, который не требует объяснений.
Важно: задачу в этот список может переместить только руководитель

«Отменено» — список с наименьшим количеством карточек, так как сюда должны попадать отмененные задачи, находившиеся в процессе выполнения. Для того чтобы минимизировать их количество, необходимо тщательно взвешивать каждую задачу перед запуском ее в работу.

Фото с сайта plitka-vannaya.ru
Фото с сайта plitka-vannaya.ru

Что еще мы сделали?

Внедрение Trello в работу способствовало упорядочению бизнес-процессов. Но для повышения эффективности, уточнения задач нам необходимы были дополнительные инструменты.

Поэтому во время проекта или запуска нового направления мы вводим практику ежедневных брифов  по аналогии со SCRUM. Они представляют собой скайп-конференции с сотрудниками из разных городов. Совещания проходят исключительно по утрам и длятся не более 15 минут.

Важно: не растягивайте брифы по времени. Если вы не укладываетесь в тайминг, то слишком много внимания уделяете деталям.

На совещании вы должны говорить о задачах из списка, который обозначен в Trello «на сегодня»:

  • Выполненные задачи переносятся в соответствующий раздел
  • Для невыполненных выясняют причину, а затем производят управляющее воздействие.

Пройдитесь по списку «на неделю», возможно, там есть задачи, которые необходимо перенести «на сегодня». В качестве финального шага расставьте приоритеты в этом списке.

Еженедельные брифы. Если на текущий момент нет новых продуктов, то ежедневные брифы не нужны, проводите еженедельные. Такие конференции продолжаются от 30 до 60 минут, в зависимости от сложности проекта и количества участников. Если в брифе участвует более пяти сотрудников, то проводим его с руководителями направлений.

Все перемещения задач между списками должны происходить только на подобных совещаниях — для понимания текущей загрузки и расстановки приоритетов.

Выводы

На данный момент существует множество методологий и инструментов управления. Конечно, руководитель самостоятельно подбирает их исходя из задач, поставленных перед компанией.

Использование систем по методу управления канбан-досками эффективно для организаций, персонал которых не превышает ста человек.

Если же вы управляете крупной организацией, то, возможно, должны использовать более глубокую систему управления бизнес-процессами.

Советы по работе с Trello:

1. Используйте горячие клавиши, это сократит время вашей работы.
Например: клавишу D, чтобы добавить дату исполнения, или клавишу М для добавления других участников.

2. Заносите в «избранное» те доски, которыми пользуетесь наиболее часто. Они везде отображаются первыми и будут доступны к просмотру на мобильном телефоне даже без сети.

3. Пользуйтесь строкой поиска, чтобы найти нужную вам информацию.

4. Используйте для упоминания человека «@логин сотрудника». Это позволит ему оперативно увидеть Ваш комментарий/вопрос.

5. Вводите цветные метки, которыми обозначайте конкретные задачи.

Читайте также