8 октября
КАК НАЛАДИТЬ НЕТВОРКИНГ И УВЕРЕННО ЗАЯВЛЯТЬ О СЕБЕ: воркшоп по самопрезентации от команды "Про бизнес", 25 октября
14 | 6 | 6 | 4 |
Какую информацию нужно заносить в базу данных о персонале и как с ней работать. Как регламентировать совещания, дисциплинарные беседы и другие процедуры управления сотрудниками. Об этом рассказывает бизнес-тренер Александр Сагалович.
– В предыдущих материалах я поделился своими взглядами, как при помощи процессного подхода можно выстроить работу по управлению персоналом в компании. Для этого предложил схему системы УЧР. Два ее элемента – стратегия и бизнес-процессы – уже рассмотрены.
Теперь поясню про работу с базой данных персонала и универсальными процедурами.
Вот как выглядит общая схема:
Напомню про основные пункты этой схемы:
(1) В компании существует явные или неявные видения деятельности, стратегические цели и задачи. Они определяют принципы и стратегические цели управления персоналом.
(2) Конкретные бизнес-процессы УЧР определяют стратегические цели управления персоналом.
(3) Эти же бизнес-процессы определяют универсальные процедуры управления человеческими ресурсами.
(4) Согласно правилам и принципам, установленным в процессах и процедурах, осуществляются акты управления персоналом.
(5) Для работы с информацией о персонале используется специальная база данных (далее «БД Персонала»).
Итак, база данных персонала – электронное хранилище упорядоченной информации о персонале компании. Создать ее можно и средствами Excel. Hо удобнее использовать какую-нибудь систему управления БД, например, Access. Также можно использовать готовые профессиональные решения. Вот какая основная информация может быть включена в базу данных о сотруднике.
Разумеется, в каждой конкретной компании в нее могут добавляться новые пункты, или, наоборот, не все включаться.
Существует несколько простых правил, которыми можно руководствоваться при работе с базой данных.
1. Заполнять базу данных необходимо постоянно (а не раз в месяц или реже).
Обращаться к ней надо в ходе выполнения соответствующих процессов (например, адаптации, мотивации, обучения и т.д.).
2. По-возможности, автоматизируйте этот процесс.
3. Избегайте дублирования ввода и заполнения данных. Например, если после обучения работники сдают тесты на компьютере, то результаты теста надо сразу импортировать в базу данных.
В ходе отбора персонала всю промежуточную информацию о процессе (заключения, особые мнения, результаты тестов, данные об ожидании работников и т.д.) также нужно сразу вносить в базу. Для этого также необходимо предусмотреть соответствующие поля и таблицы, а также формы для ввода данных.
Естественно, нет смысла хранить данные ради хранения. Поэтому необходимо также настроить соответствующие фильтры и отчеты, чтобы с их помощью:
Универсальная процедура – регламентированная деятельность, которая может схожим образом осуществляться в рамках любого проекта или бизнес-процесса. Ее результатом может быть материальный или информационный продукт, который используется далее в процессе или проекте.
В отличие от бизнес-процесса, процедуру пошагово регламентировать не всегда возможно. Также не всегда возможно однозначно определить ее входы и выходы. Однако можно регламентировать основные, наиболее важные, принципы их выполнения.
Отмечу, что принципы выполнения универсальных процедур должны соответствовать стратегии и видению компании.
Приведу простой пример, который не относится непосредственно к управлению персоналом, но хорошо демонстрирует суть универсальной процедуры. Это процедура ответа на электронную деловую корреспонденцию. Она может быть регламентирована следующим образом:
Теперь об универсальных процедурах управления персоналом. Как следует из общей схемы, к ним можно отнести:
Как и в ситуации с бизнес-процессами, вы можете выделить и регламентировать эти либо другие процедуры, которые наиболее важны для вашей компании.
Пример 1. Делегирование полномочий
1. Убедитесь, что работник обладает необходимыми навыками. При необходимости проведите дополнительное обучение.
2. Делегирование – это не перекладывание ответственности. О выделении полномочий и ресурсов должны знать все заинтересованные работники. Старайтесь делегировать всю задачу целиком, а не какую-то ее незначительную часть.
3. Важно, чтобы у задачи был конкретный результат. Работник также должен знать о важности и месте данной задачи в общей картине деятельности компании. Не поручайте одну и ту же задачу разным людям.
4. Четко оговорите, какой конкретный результат и когда работник должен получить. Установите стандарты выхода. Определите показатели достижения цели, форматы их измерения. Цели должны быть по критериям SMART.
5. Оговорите методы и процедуры контроля за исполнением задачи с вашей стороны (по конкретному времени, по «вехам» задачи, при отклонениях и т.д.). Не устраивайте постоянный контроль в формате «Ну, как вы тут справляетесь?». Делегировав задачу – оставьте работника в покое.6. Оговорите с работником формат действий на случай, если «что-то пойдет не так», определите, по каким вопросам и как к вам обращаться и т.д. В случаи таких обращений, разбирайте ситуацию и ищите решение. Не устраивайте поиск виноватых. В случае сбоев не делайте задачу своей, не забирайте ее обратно (кроме экстренны случаев). Подскажите работнику выход, выделите дополнительные ресурсы, но решать проблему должен работник.
7. Стимулируйте активное обсуждение с работником поставленной задачи. Это важно и для результата, и для его заинтересованности.
8. Для развития у работников ответственности и самостоятельности делегируйте не просто выполнение какой-то механической работы, делегируйте принятие решений.
Пример 2. Проведение совещаний
1. Всегда готовьтесь к совещанию. Заранее определите его цели, составьте краткую повестку дня, определите участников, подготовьте при необходимости раздаточный материал. Определите время, длительность и место проведения совещания.
2. Начинайте совещание вовремя. Можно разработать систему при которой за задержку более чем на 5 минут накладывается штраф. Опоздавшие больше чем на 20 минут на совещание не допускаются.
3. Придерживайтесь повестки. Если возникают вопросы, требующие срочного решения, закройте совещание, оперативно подготовьтесь к совещанию по срочным вопросам.
4. Давайте высказаться по каждому вопросу всем заинтересованным. Начинайте обсуждение с младших по иерархии сотрудников.
5. Не допускайте негативных высказываний в адрес работников. Поощряйте столкновение идей, но прекращайте столкновение личностей.
6. Контролируйте излишне словоохотливых работников.
7. Дискуссия на совещании должна быть закрыта, если становится ясно следующее:
8. В конце совещания обязательно подведите итоги. Сформулируйте принятые решения, убедитесь, что достигнуто компромиссное взаимопонимание.
9. В течение одного рабочего дня после проведения совещания разошлите по электронной почте всем участникам краткие итоги совещания – с подтверждением получения и обратной связью. Для важных решений сделайте это в письменно виде под подпись.
Пример 3. Проведение дисциплинарной беседы
1. Подготовьтесь к беседе. Соберите всю необходимую информацию: что, где, когда произошло, какие есть подтверждающие материалы и свидетели, какой нанесен ущерб.
2. Соберите дополнительную информацию о работнике и инциденте, используйте базу данных персонала и информацию от коллег:
3. В процессе проведения дисциплинарной беседы:
4. Наказан тот, кто признал свою вину, а не тот, на кого наложили взыскание. Предложите работнику самому определить степень своей вины и меры наказания.
Но итоговое решение по наказанию принимает руководитель.
5. Работник наказывается за конкретный проступок, а не за то, что «он такой вот человек».
6. На завершающем этапе беседы:
8 октября
КАК НАЛАДИТЬ НЕТВОРКИНГ И УВЕРЕННО ЗАЯВЛЯТЬ О СЕБЕ: воркшоп по самопрезентации от команды "Про бизнес", 25 октября
7 октября
Суперакция на размещение рекламы на Про бизнес до 31 октября — не пропустите!
4 октября
Сотрудники банка пришли на работу вместе с животными, а клиенты поддержали благотворительную акцию Pet friendly
3 октября
«Айгенис» представляет интересы «Активлизинг» как эмитента облигаций на фондовом рынке Беларуси
2 октября
Банковское кредитование и альтернативные инструменты: все возможности финансовой поддержки бизнеса на одной площадке Ярмарки Финансирования
1 октября
Инвесторы, стартапы и скейлапы вновь встретятся на eXit 2.0: что обещает участникам обновленный формат?
30 сентября
Новый уровень защиты: подписка Kaspersky Plus теперь и для домашнего интернета от А1
26 сентября
А1 выходит на рынок виртуального хостинга и предлагает доступное решение для бизнеса