16 октября
Компания МиСофт объявляет о проведении масштабной конференции о цифровизации бизнеса в Минске
17 | 1 | 17 | 13 |
Какой результат — в экономии времени и денег — можно получить, если внедрить в компании систему по автоматизации процессов (CRM, ERP, бухгалтерские программы и пр.). Максим Якубович, наш эксперт по управлению проектами, директор по проектам компании «КейТуБи», приводит пример.
— В мире происходит цифровая трансформация бизнеса. Некоторые белорусские и российские бизнесмены надеются, что ничего не изменится в ближайшие 5−10 лет, что все это только разговоры и очередной хайп.
Но, на мой взгляд, достаточно посмотреть презентацию стратегии «Сбербанка», чтобы понять: умные компании осознают, что цифровая трансформация неизбежна.
Вопрос только в том, как она отразится на вашем бизнесе и сможете ли вы извлечь из нее выгоду.
Первым шагом на пути к цифровой трансформации является автоматизация бизнес-процессов компании. Она должна привести к сокращению расходов на оплату труда, получению оперативной и достоверной аналитики для принятия важных управленческих решений, сокращению дебиторской задолженности.
Можно ли подсчитать эффект от автоматизации бизнеса, оценить эффективность инвестиций в автоматизацию? Конечно, можно. Вопрос только, когда это делать: до старта проекта внедрения новой информационной системы или в конце?
Мой опыт показывает, что собственники начинают считать эффекты в конце проекта, когда наступает время судить о его успешности.
Однако можно просчитать заранее предположительные выгоды от внедрения. Приведу пример одного из проектов из практики, для которого были сделаны расчеты: за счет чего будет получена экономия от автоматизации бизнес-процессов.
Поделюсь результатами:
1. Информационная система (далее — ИС) вводится в эксплуатацию на 5 лет, после чего потребуется ее значительный апгрейд или внедрение новой системы.
2. Для расчета объема инвестиций в ИС будет использоваться показатель TCO (совокупная стоимость владения).
3. Для расчета эффективности — показатель ROI.
4. Внутренняя cтоимость 1 часа работы пользователя — $ 10 (сюда входят заработная плата за 1 час и все виды выплат с нее).
Вот какие результаты мы получили:
Cтатья | Экономия времени, в часах | Экономия, в $ |
Менеджеры не будут обращаться к ответственному |
670 | 6200 |
Сотруднику отдела расчетов не придется «разносить» выписку по каждой позиции по отдельности | 600 | 6000 |
Подготовка отчетов по дебиторской задолженности, для каждого контрагента, занимает 30 секунд | 450 | 4500 |
Создание счета на основании документа «Заказ клиента» занимает 1 минуту | 700 | 7000 |
Своевременная подготовка пакета документов на оплату приводит к сокращению периода оборачиваемости дебиторской задолженности | 25 000 | |
Всего: | 2420 | 48 700 |
Допустим, проект автоматизации бизнес-процессов стоит $ 25 000. На поддержку внедренной информационной системы будет потрачено $ 12 500 за последующие 5 лет эксплуатации системы. То есть TCO для этой системы будет равен $ 37 500.
В моей практике был пример проекта автоматизации бизнеса, где размер эффекта от внедрения был в 32 раза выше, чем в приведенном выше примере расчетов.
При этом расчет делался также на 5 лет эксплуатации новой информационной системы.
Кстати, информационная система позволяет получить не только прямые выгоды, но также резко увеличить точность оперативного и управленческого учета. Это приведет к принятию более правильных решений и косвенно повлияет на увеличение оборота и прибыли бизнеса. Но рассчитать этот эффект в количественном выражении не всегда представляется возможным, хотя о его наличии также необходимо помнить.
Успешность проектов внедрения ИТ-систем зависит от многих факторов.
Статистика компании Panorama Consulting в 2018 году говорит, что из более чем 500 проектов автоматизации бизнеса на базе ERP-решений:
Естественно, такая статистика может только отпугнуть от внедрения информационных систем.
Что могут сделать компании, которые занимаются внедрением информационных систем, для того чтобы проекты их заказчиков достигали целей, завершались в плановый срок и укладывались в плановый бюджет?
Поделюсь опытом.
Начинать беседу с потенциальным клиентом надо с вопросов:
На наш взгляд, это очень важные вопросы. Так как если вы не будете понимать, в чем ограничение бизнес-системы в данный момент, то не сможете помочь. Иногда после первой встречи и ответов на эти вопросы нам становится понятно, что мы ничем не сможем помочь потенциальному клиенту.
Обсуждение бизнес-требований, сбор и анализ пользовательских требований и разработка технического задания на проект — второй шаг.
Некоторые предприниматели не понимают важность этого шага и не готовы платить за него. Тогда можно работать по схеме: предприниматели ставят задачи, мы оцениваем их, выставляем коммерческое предложение и, если оно устроит, реализуем.
Для некоторых компаний такой вариант вполне приемлем и тоже приведет к получению выгод от автоматизации.
Разработка технического задания. Важно обсудить архитектуру будущей информационной системы, сделать оценку трудоемкости проекта внедрения, оценку сроков и бюджета.
Вопрос архитектуры будущей информационной системы очень важен. Например, недавно я узнал, что в одной из компаний разрабатывается информационная система на базе типового решения бухгалтерской 1С, в котором дорабатывается функционал для автоматизации процессов продаж, производства и закупок. Это очень странное решение с точки зрения архитектуры, так как обычно бухгалтерскую программу стараются не дорабатывать, чтобы ее можно было достаточно легко обновлять.
При этом оперативный учет стоит автоматизировать на отдельном продукте и между программой для оперативного учета и программой для бухгалтерского учета делать интеграцию — чтобы избежать двойного ввода данных. Предотвратить похожие ошибки как раз и помогает выбор правильной архитектуры ИС.
На этапе реализации, конечно, важно обсудить, какой подход для управления проектом выбирается: водопадная модель или итерационная.
Читайт также: Agile, Waterfall или «гибрид»: какая модель управления проектами самая популярная в мире
И после этого начинается самое интересное: бессонные ночи, сопротивление пользователей, непонимание менеджеров компании. И здесь — я абсолютно уверен — проект внедрения информационной системы лишь на 50% — это ИТ-проект. И еще на 50% это проект по внедрению организационных изменений.
16 октября
Компания МиСофт объявляет о проведении масштабной конференции о цифровизации бизнеса в Минске
15 октября
Расширяйте свой бизнес с «ШиреКруг» от Белагропромбанка
14 октября
Проверьте свой сайт: SOC hoster.by раскрыл цепочку взломов интернет-магазинов
8 октября
КАК НАЛАДИТЬ НЕТВОРКИНГ И УВЕРЕННО ЗАЯВЛЯТЬ О СЕБЕ: воркшоп по самопрезентации от команды "Про бизнес", 25 октября
7 октября
Суперакция на размещение рекламы на Про бизнес до 31 октября — не пропустите!
4 октября
Сотрудники банка пришли на работу вместе с животными, а клиенты поддержали благотворительную акцию Pet friendly
3 октября
«Айгенис» представляет интересы «Активлизинг» как эмитента облигаций на фондовом рынке Беларуси
2 октября
Банковское кредитование и альтернативные инструменты: все возможности финансовой поддержки бизнеса на одной площадке Ярмарки Финансирования