Сколько можно сэкономить, если автоматизировать процессы: пример и расчеты

Какой результат — в экономии времени и денег — можно получить, если внедрить в компании систему по автоматизации процессов (CRM, ERP, бухгалтерские программы и пр.). Максим Якубович, наш эксперт по управлению проектами, директор по проектам компании «КейТуБи», приводит пример.

— В мире происходит цифровая трансформация бизнеса. Некоторые белорусские и российские бизнесмены надеются, что ничего не изменится в ближайшие 5−10 лет, что все это только разговоры и очередной хайп.

Но, на мой взгляд, достаточно посмотреть презентацию стратегии «Сбербанка», чтобы понять: умные компании осознают, что цифровая трансформация неизбежна.

Вопрос только в том, как она отразится на вашем бизнесе и сможете ли вы извлечь из нее выгоду.

Первым шагом на пути к цифровой трансформации является автоматизация бизнес-процессов компании. Она должна привести к сокращению расходов на оплату труда, получению оперативной и достоверной аналитики для принятия важных управленческих решений, сокращению дебиторской задолженности.

Можно ли подсчитать эффект от автоматизации бизнеса, оценить эффективность инвестиций в автоматизацию? Конечно, можно. Вопрос только, когда это делать: до старта проекта внедрения новой информационной системы или в конце?

Мой опыт показывает, что собственники начинают считать эффекты в конце проекта, когда наступает время судить о его успешности.

Однако можно просчитать заранее предположительные выгоды от внедрения. Приведу пример одного из проектов из практики, для которого были сделаны расчеты: за счет чего будет получена экономия от автоматизации бизнес-процессов.

Поделюсь результатами:

1. Информационная система (далее — ИС) вводится в эксплуатацию на 5 лет, после чего потребуется ее значительный апгрейд или внедрение новой системы.

2. Для расчета объема инвестиций в ИС будет использоваться показатель TCO (совокупная стоимость владения).

3. Для расчета эффективности — показатель ROI.

4. Внутренняя cтоимость 1 часа работы пользователя — $ 10 (сюда входят заработная плата за 1 час и все виды выплат с нее).

Вот какие результаты мы получили:

Допустим, проект автоматизации бизнес-процессов стоит $ 25 000. На поддержку внедренной информационной системы будет потрачено $ 12 500 за последующие 5 лет эксплуатации системы. То есть TCO для этой системы будет равен $ 37 500.

• Выгоды от внедрения ИС составят $ 11 200 = $ 48 700 — $ 37 500
• ROI проекта $ 11 200 / $ 37 500*100% = 29%

В моей практике был пример проекта автоматизации бизнеса, где размер эффекта от внедрения был в 32 раза выше, чем в приведенном выше примере расчетов.

При этом расчет делался также на 5 лет эксплуатации новой информационной системы.

Кстати, информационная система позволяет получить не только прямые выгоды, но также резко увеличить точность оперативного и управленческого учета. Это приведет к принятию более правильных решений и косвенно повлияет на увеличение оборота и прибыли бизнеса. Но рассчитать этот эффект в количественном выражении не всегда представляется возможным, хотя о его наличии также необходимо помнить.

От чего зависит результат внедрения ИТ-систем

Успешность проектов внедрения ИТ-систем зависит от многих факторов.

Статистика компании Panorama Consulting в 2018 году говорит, что из более чем 500 проектов автоматизации бизнеса на базе ERP-решений:

• 64% проектов превысили плановый бюджет
• в плановый срок внедрения уложился 21% компаний.

Естественно, такая статистика может только отпугнуть от внедрения информационных систем.

Что могут сделать компании, которые занимаются внедрением информационных систем, для того чтобы проекты их заказчиков достигали целей, завершались в плановый срок и укладывались в плановый бюджет?

Поделюсь опытом.

Начинать беседу с потенциальным клиентом надо с вопросов:

• Какие проблемы сегодня есть в вашем бизнесе?
• Может ли автоматизация бизнес-процессов решить эти проблемы?

На наш взгляд, это очень важные вопросы. Так как если вы не будете понимать, в чем ограничение бизнес-системы в данный момент, то не сможете помочь. Иногда после первой встречи и ответов на эти вопросы нам становится понятно, что мы ничем не сможем помочь потенциальному клиенту.

Обсуждение бизнес-требований, сбор и анализ пользовательских требований и разработка технического задания на проект — второй шаг.

Некоторые предприниматели не понимают важность этого шага и не готовы платить за него. Тогда можно работать по схеме: предприниматели ставят задачи, мы оцениваем их, выставляем коммерческое предложение и, если оно устроит, реализуем.

Для некоторых компаний такой вариант вполне приемлем и тоже приведет к получению выгод от автоматизации.

Разработка технического задания. Важно обсудить архитектуру будущей информационной системы, сделать оценку трудоемкости проекта внедрения, оценку сроков и бюджета.

Вопрос архитектуры будущей информационной системы очень важен. Например, недавно я узнал, что в одной из компаний разрабатывается информационная система на базе типового решения бухгалтерской 1С, в котором дорабатывается функционал для автоматизации процессов продаж, производства и закупок. Это очень странное решение с точки зрения архитектуры, так как обычно бухгалтерскую программу стараются не дорабатывать, чтобы ее можно было достаточно легко обновлять.

При этом оперативный учет стоит автоматизировать на отдельном продукте и между программой для оперативного учета и программой для бухгалтерского учета делать интеграцию — чтобы избежать двойного ввода данных. Предотвратить похожие ошибки как раз и помогает выбор правильной архитектуры ИС.

На этапе реализации, конечно, важно обсудить, какой подход для управления проектом выбирается: водопадная модель или итерационная.

Читайт также: Agile, Waterfall или «гибрид»: какая модель управления проектами самая популярная в мире

И после этого начинается самое интересное: бессонные ночи, сопротивление пользователей, непонимание менеджеров компании. И здесь — я абсолютно уверен — проект внедрения информационной системы лишь на 50% — это ИТ-проект. И еще на 50% это проект по внедрению организационных изменений.