Как не наделать ошибок, оптимизируя затраты на персонал — простые правила

Сокращения продолжаются практически во всех сферах. При этом, оптимизируя затраты на персонал, многие компании до сих пор совершают простейшие ошибки, которые приводят в итоге к конфликтам, трудовым спорам и административной ответственности. Чтобы этого избежать, стоит грамотно оформлять любые изменения. О том, как это сделать, рассказывает Виктория Высотенко, директор «Юридического бюро «А-Квадратум».

— Оптимизация затрат остается актуальным вопросом для многих компаний. И довольно часто сократить расходы пробуют за счет уменьшения фонда оплаты труда или количества сотрудников. Распространенным явлением становится также совмещение должностей и расширение функциональных обязанностей — новые штатные единицы нанимателям просто не по карману.

Эти методы могут быть эффективными, однако использовать их нужно правильно. Ведь если оформить эти изменения некорректно, это может быть нарушением законодательства о труде и привести к административной ответственности и трудовым спорам.

Разберем одни из самых распространенных вариантов оптимизации расходов на персонал:

1. Введение неполного рабочего времени.

2. Изменение функциональных обязанностей сотрудников (совмещение должностей).

3. Сокращение численности или штата работников.

Введение неполного рабочего времени

Особенности труда работников с неполным рабочим временем регулируются ст. 118 и главой 22 Трудового кодекса РБ (далее — ТК).

Наниматель вправе предложить работнику перейти на неполный рабочий день или на неполную рабочую неделю. Такой режим по соглашению сторон можно установить как сразу при приеме на работу, так и впоследствии (ч. 1 ст. 118 ТК).

Причем в отношении некоторых работников установление неполного рабочего времени и вовсе обязанность нанимателя (ч. 2 ст. 289 ТК).

Отметим особенности:

1. Зарплата сотрудника. Устанавливая режим неполного рабочего времени, стоит помнить: оплата труда работников с неполным рабочим временем производится пропорционально отработанному времени (при повременной форме оплаты труда) или в зависимости от выработки (при сдельной форме оплаты труда) (ст. 290 ТК).

2. Условия труда. Изменение режима рабочего времени, в том числе установление или отмена неполного рабочего времени, является изменением существенных условий труда. А это возможно только при наличии обоснованных производственных, организационных или экономических причин в компании (ч. 2 ст. 32 ТК). Подчеркнем, что главным признаком этих причин в первую очередь является именно обоснованность.

Как правило, на практике это может быть:

• Изменения в организационной структуре предприятия, направленные на рациональное перераспределение нагрузки на структурные подразделения
• Изменения систем оплаты труда, направленные на повышение производительности труда и усиление мотивации работников
• Изменения режима труда и отдыха работников в целях снижения затрат компании и др.

Между причинами и изменением существенных условий труда работников должна быть прямая связь: например, экономическое обоснование изменений, различные регламенты и т.д.

3. Уведомление. Работник должен быть письменно предупрежден об изменениях в режиме не позже чем за 7 дней (раньше было 30 дней, но Декрет «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» установил новый срок).

Уведомление обязательно должно быть:

• Составлено в письменной форме
• Содержать всю информацию о предстоящих изменениях
• Содержать отметку о вручении и отметку о согласии/несогласии работника с изменениями

Вручить уведомление можно работнику в руки, если он присутствует на рабочем месте, либо направить заказной корреспонденцией — с уведомлением о вручении и с описью вложения.

Целесообразно отметить в уведомлении, что если работник не выражает ни согласия, ни несогласия с изменением существенных условий труда, то считается, что он с ними согласен.

Это поможет работодателю избежать в последующем конфликтных ситуаций.

4. Специальность. Также обязательным условием изменения существенных условий труда будет продолжение выполнения сотрудником работы по той же специальности, квалификации или должности, которые обозначены в трудовом договоре.

5. Согласие работника. Установление неполного рабочего времени возможно только с письменного согласия работника. Если за 7 дней, как и положено, вы уведомили работника, он должен выразить свое согласие в письменной форме.

Если же работник отказывается от предложенного руководством режима работы, трудовой договор с ним прекращается в связи с отказом от изменения существенных условий труда (п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК). В таком случае работнику выплачивается выходное пособие в размере не менее 2-недельного среднего заработка (ч. 2 ст. 48 ТК).

6. Документальное оформление. Неполное рабочее время устанавливается приказом (распоряжением) нанимателя (ч. 3 ст. 289 ТК).

Также изменения вносятся в трудовой договор: заключается дополнительное соглашение, где указано время начала и окончания рабочего дня (п. 6 ч. 2 ст. 19 ТК).

Изменение функциональных обязанностей

Работник, совмещающий в себе несколько должностей (например, секретаря и специалиста по кадрам), нередкая ситуация. Но еще чаще случаются ошибки при документальном оформлении такого совмещения.

Начнем с того, что в ТК есть два понятия, которые относятся к этому вопросу (ст. 67 ТК).

• «Совмещение профессий (должностей)». Здесь речь идет о выполнении наряду со своей основной работой, установленной договором, в течение рабочего дня или смены дополнительной работы, но по другой профессии (должности). (ч. 1 ст. 67 ТК)
• «Расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ)». Здесь же подразумевается выполнение у того же нанимателя наряду со своей основной работой по договору, в течение рабочего дня (смены) дополнительного объема работ, но по той же профессии (должности).

Ни в первом, ни во втором случаях новый трудовой договор не заключается. Но издается приказ нанимателя. Согласие сотрудников также необходимо.

Доплаты обязательны также в обоих случаях. Но, чтобы их делать, необходимо наличие в штатном расписании вакантной должности. Создавать новую должность не всегда целесообразно. А вот если работник уволился, а нового человека нанимать дорого, можно совместить обязанности, например, специалиста по кадрам и юрисконсульта.

В некоторых случаях для совмещения от сотрудников могут потребоваться определенные сведения, например, необходимое образование и квалификация для совмещаемой должности, профессии.

Размер доплат устанавливается нанимателем по соглашению с работником в локальных нормативных правовых актах.

Сокращение численности или штата работников

Это, конечно, самая радикальная мера. Она не только крайне непопулярная, но еще и достаточно затратная для компании.

Многие наниматели под видом изменения существенных условий труда пытаются скрыть вынужденное сокращение. Например, уменьшая зарплату, изменяя режим рабочего времени с приложением обоснованности причин.

И хотя механизм сокращения законодательно установлен, ошибки периодически случаются. Причем многие из них приводят к трудовым спорам.

Чтобы их избежать, следует соблюдать следующий порядок действий:

1. Определяем, какие должности будут сокращены. Это решение должно быть действительным и обоснованным. То есть наниматель должен определить, что никакие другие способы не работают — например, отсутствует возможность перевести работника на другую должность.

2. Издаем приказ о сокращении.

3. Уведомляем работников не позднее чем за 2 месяца. Если есть профсоюз, его тоже нужно уведомить, но срок поменьше — за 2 недели или раньше.

Отметим, что увольнение при сокращении штата будет законным, только если невозможно перевести работника с его согласия на другую работу (ч. 1 ст. 43 ТК) либо работник отказался от перевода.

Если это требование не выполнено, это основание для восстановления работника на работе.

4. При прекращении трудового договора в связи с сокращением сотруднику выплачивается выходное пособие в размере не менее 3-кратного среднемесячного заработка (ч. 4 ст. 48 ТК).