Когда записная книжка уже «не вариант» — как выбрать систему управления проектами

Когда задач становится так много, что записная книжка уже «не вариант» — пора переходить на электронную систему управления проектами. Но на рынке их так много, что выбор может затянуться. Мы попросили Станислава Романова, редактора Startpack.ru — системы поиска и подбора облачных сервисов, а также заказа услуг облачным интеграторам — рассказать, как выбрать подходящую. Станислав приводит примеры самых популярных облачных систем и отвечает, как исправить самые распространенные ошибки по их внедрению.

— Система управления проектами помогает управлять проектами, задачами и подзадачами, устанавливать сроки, структурировать иногда возникающий хаос и добиваться прохождения задач по конкретным этапам. Основная задача таких сервисов — привести что-то в порядок. Мысли, задачи, сроки, процессы.

Это не только программы, но и набор методов, от которых отталкиваются руководители. Например, классический проектный менеджмент, Agile, Scrum, Lean, Kanban. Я расскажу о программах для управления, слегка затрагивая эти «религии».

Обычно компании проходят несколько этапов до выбора полноценной системы управления проектом. Все начинается с блокнота и карандаша, затем перерастает в заметки с чек-листами, где есть возможность вычеркивать выполненное. Когда задач становится больше, то это выливается в список задач.

И из списка вырастает система управления проектом.

А нужна ли вам система управления проектами

В бизнесе часто путают CRM для продаж с системой для управления проектами. Если в центре сделки клиент, систему для управления продажами можно выбрать из списка, о котором я писал в предыдущем материале. Если же в центре — проект, то оставайтесь в этом материале и задумайтесь, до какой степени вам нужна автоматизация и насколько серьезный проект у вас в руках:

1. Бумажный блокнот подойдет только «одиночкам», у которых совсем немного задач, а подчиненных нет.

2. Онлайн-заметки вполне сгодятся и для команды из двух-трех человек, если не нужен анализ деятельности, а результатами работы все довольны.

3. Список задач — это уже третий и основательный шаг к автоматизации. Он поможет небольшой команде контролировать, планировать и выполнять проекты и задачи, если их, конечно, не тысячи. Например, Wunderlist, Todoist. Списками пользуются почти все — от отдела продаж, поддержки, специалистов по маркетингу до журналистов, курьеров, дизайнеров и других. Когда не нужно сильно думать о контроле, а создавать задачи и выполнять их в срок. И некоторым командам разработки удобны такие сервисы, вроде Trello, по методике Kanban, с доской и этапами.

Если над одними и теми же задачами должны работать несколько сотрудников и рабочий процесс должен мгновенно отражать команде состояние дел, тогда эти три способа ваш бизнес уже перерос.

Пора переходить к системе управления проектом. Он позволяет целой компании анализировать сотни задач, загруженность, ресурсы, ход проекта и следить за всеми мелочами, которые могут влиять на результаты:

• Хранить историю задач и показывать единую картину по проектам
• Настраивать этапы и правильнее распределять ресурсы
• Расставлять приоритеты
• Составлять план и уточнять сроки
• Создавать шаблоны задач и проектов
• Выявлять проблемы и вовремя устранять их

Чаще к этим системам прибегают строители, инвестиционные, ИТ-проекты и все те, кому нужен серьезный анализ десятков и сотен задач, строгие сроки, контроль, точные данные, цифры.

Как понять, какая облачная система управления проектами вам подходит

Сервисы для управления задачами делятся образно на несколько уровней, от возможности создавать заметки — до сервисов по управлению проектами. Дальше только один путь — определить, насколько сложны процессы, настолько и глубока система в вашем проекте.

1. Для начала нужно выявить и отладить процессы, а потом — выбирать систему. Составьте список требований:

• Визуализация прогресса в выполнении проекта
• Установка приоритетов задач
• Уведомления об изменении статусов задач
• Установка почасовых ставок исполнителей
• Назначение срока исполнения для каждой задачи
• Связка задач между собой
• Интеграция с почтой или мессенджером для мониторинга процесса
• Отчеты в виде диаграмм
• Наличие API
• Доступ к услугам разработчика по внедрению и сопровождению системы в вашем регионе

Пункты расставьте по приоритету, от «важных» до «желательных». Далее ищите сервисы с похожими функциями и сравнивайте их.

2. Найдите свою методику управления проектом. Любой проект строится по циклу от планирования до действия. У этого цикла могут быть вариации, но это уже вопрос второстепенный. Нельзя изучить все методологии управления проектом и сказать, что одна из них на 100% подойдет конкретному бизнесу — каждому руководителю нужно на своем опыте проверять, какое из направлений помогает достичь нужных целей.

Руководителю в любом случае необходимо начать с одной из методологий. Затем отказываться от нее или улучшать другими практиками.

Самые популярные облачные системы управления проектами

По сравнению с CRM для ведения клиентов, в сфере управления проектов еще сложнее указать на «правильный» сервис. Очень часто бизнесмены жалуются на неработающие механизмы именно в их коллективе, сложные интерфейсы и при этом недостаточные функции.

Поэтому напомню простую истину — универсальной системы нет. Но постепенный и тщательный подход к требованиям и тестированию сервиса в команде помогает понять проблемы.

В рейтинге таких систем нет явных лидеров, каждая уже отхватила кусок рынка. Согласно данным Startpack, в России и СНГ рейтинги популярных CRM и систем управления проектом схожи, функции этих продуктов часто пересекаются. Отсюда еще большая путаница. Но из 151 системы можно выделить:

• ПланФикс — для гибкой настройки процессов. Например, чтобы задача проходила ряд этапов от запроса клиента через телефонию до экспорта выводов
• Мегаплан и Битрикс24 — для любителей соединять все: задачи, CRM, телефонию, документы, календари, почту, чаты и многое другое — в одной системе
• Worksection — для тех, кто пользуется украинским ПО и любит крошечные, но полезные функции
• OnlyOffice — для тех, кто часто работает с документами
• Trello — универсальный, с задачами в виде плиток, для всех команд
• Wrike — тоже универсальный, с отдельными версиями для продавцов, стратегов и маркетологов
• Devprom — для сложной разработки по разным методикам
• Не так давно на рынке появились IQ300, Планиро и многие другие, но их еще нужно изучать

Для управления проектами также используют зарубежные альтернативы:

• JIRA — для сложных проектов разработки ПО, с доступом к массе интеграций с сервисами создания диаграмм, учета времени и дополнениями
• Basecamp и Podio — простые варианты, без излишеств
• Zoho Projects — для экосистемы Zoho, в которую входят офисный пакет приложений, почтовый сервис, сервис опросов, CRM, баг-трекер и другие

Все программы требуют знакомства, вплоть до обучения по ним.

Ошибки при выборе системы для управления проектами

1. Начали использовать систему, но сотрудники не могут в ней разобраться. За задачами невозможно уследить: не указывают сроки, исполнителей, детали, комментарии.

Возможно, вы выбрали слишком сложную систему. Расскажите сотрудникам про правила игры, выберите более простую систему или сделайте поля обязательными.

2. Невозможно найти нужные задачи. Система превращается в кладбище, многие идеи просто умирают. В этом случае советуем настроить фильтры поиска, найти систему с настраиваемыми панелями под конкретные задачи или просто разобраться с этапами выполнения задач — в этом помогают канбан-доски.

3. Много похожих проектов, но нет создания шаблонов. Если вы ежедневно или ежемесячно делаете что-то одинаковое, то изначально выбирайте систему с шаблонами проектов или задач.

4. Вы хотите ставить задачи, пользуясь электронной почтой, но в системе нет интеграций с почтовыми сервисами. Если вы любите ставить задачи письмами, то с самого начала посмотрите, умеет ли система интегрироваться с почтовыми сервисами.

Ошибок всегда предостаточно. Просто заранее предупредите их появление — обговорите изменения с коллегами, определите требования к системе, найдите сервисы с нужным набором функций и интеграций. Регулярно проверяйте, помогает ли система двигаться к намеченным целям.

Выберите «адепта» внедрения нового сервиса среди команды — самого заинтересованного сотрудника. Настройте вместе систему, проверьте ее, отслеживайте результаты и укажите сотрудникам на данные из системы, которые помогают увеличить скорость работы или прибыль. Что это все не просто так.

Или соберите маленькую команду сотрудников, которые согласятся протестировать продукт. Обсудите ожидания, договоритесь фиксировать результаты и определите важные показатели. После тестирования узнайте, довольны ли коллеги и на что повлияла система.