Руководитель должен регулярно встречаться с каждым сотрудником, говорить об успехах и проблемах: почему в компании важно настроить Performance Review

Сегодня в корпоративной культуре становится популярным Performance Review — инструмент, который помогает сотруднику через открытый диалог рассказать руководителю о своих проблемах, обратиться за помощью, обсудить возможности профразвития. Но это еще и удобный способ для руководителя синхронизировать цели компании и интересы сотрудника. Директор по продукту компании ITSM 365 Антон Павлов объяснил «Про бизнес», как Performance Review помогает найти «точки соприкосновения», когда сотрудник замотивирован выполнять задачи, а компания получает от этого выгоду и стимул для инвестиций в дальнейшее развитие специалиста. При этом, такой процесс можно даже автоматизировать.

Что такое Performance Review

— Performance Review — это встреча руководителя, сотрудника и HR-специалиста, который инициирует такие собрания, сопровождает их и ведет протокол. Цель этой встречи — обменяться обратной связью по итогам периода и обсудить перспективы дальнейшего сотрудничества, развития специалиста.

У любого сотрудника есть желание развиваться:

• получать более сложные и интересные задачи с точки зрения ответственности за результат;
• повышать свою мотивационную составляющую (заработную плату, премии);
• говорить о своих проблемах — чего не хватает в компании, что хотелось бы улучшить, — и быть услышанным.

В рабочих процессах и рутине сотруднику бывает сложно оценить насколько он вырос как профессионал. Performance Review позволяет взглянуть на себя со стороны. Например, детально разобрать, за счет чего были достигнуты успехи по задачам за определенный период, что конкретно мотивирует двигаться дальше. Руководитель в ходе интервью видит рост специалиста — с чего тот начал, к чему пришел, и понимает, что инвестиции в сотрудника приносят свои плоды.

В нашей компании работа построена на базе OKR (Objectives and Key Results) — постановке целей, которая позволяет выстроить их иерархию через всю компанию до конкретного работника. Performance Review как раз помогает сфокусировать сотрудника на конкретных целях, увидеть, какие задачи в рамках этих целей он может комфортно на себя взять.

Со стороны бизнеса также важно слышать, фиксировать и учитывать мнения сотрудников. Особенно актуальны такие запросы в IT-сфере. Сегодня на рынке наблюдается большой спрос на талантливых специалистов. Работодателям сложно и дорого находить новых квалифицированных сотрудников.

Поэтому компаниям выгодно удерживать специалистов, поддерживать их мотивацию, давать им возможности для профессионального роста, находить точки соприкосновения интересов сотрудников со стратегией компании. При этом важно помнить и об интересах бизнеса — увеличении прибыли.

Таким образом, Performance Review находится на стыке решения двух факторов: удержание и развитие сотрудника с повышением его мотивации и согласование этих процессов с целями компании. Стороны обсуждают, какие задачи интересны сотруднику, что у него хорошо получается, каких компетенций не хватает. А сотрудник дает обратную связь о работе в компании: что нравится, а что не устраивает, что хотелось бы поменять и так далее.

Как HR-отдел выстраивает работу с Performance Review

В ITSM 365 HR-отдел назначает первые Performance Review за 2−3 дня до того, как сотрудник пройдет испытательный срок. В ходе встречи сотрудник рассказывает о своих впечатлениях от первых дней работы в компании. На основе этого интервью планируют дальнейшее развитие.

Для сотрудников в компании Performance Review проводят циклами два раза в год — весной и осенью. В конце февраля-начале марта Performance Review приурочен к очередному плановому этапу бизнес-процессов, когда выделен бюджет, установлены цели и задачи. В октябре Performance Review устраивают для дофокусировки сотрудников и повышения мотивации сделать запланированное к концу года.

В отдельных командах Performance Review можно проводить четыре раза в год. Из них два — промежуточные, когда с сотрудником обсуждают глобальные цели, на каких этапах они находятся, насколько удалось продвинуться. Здесь смотрят по ситуации. Какие-то цели допустимо пересмотреть, актуализировать или ориентировать сотрудника на другие задачи.

Такой подход помогает сохранять гибкость бизнес-процессов. Даже если в каких-то задачах есть сбой, важно это проговорить для соответствия ожиданиям.

Этапы проведения Performance Review

Как правило, такие встречи с сотрудниками проводят в 4 этапа:

1. Подготовка — руководитель сообщает в HR-отдел о том, что нужно провести Performance Review. Указывает время, условия, заносит список сотрудников. HR-специалист готовит списки сотрудников и слоты для проведения PR, составляет календарь встреч, информирует работников, согласует графики. После этого система автоматизации рассылает приглашения. Через отдельный сервис в единой экосистеме сотрудники узнают о Performance Review, получают анкеты для сбора данных.
2. Заполнение анкет — сотрудники подразделений заполняют опросники о своей работе, задачах, проблемах, запросах. Аналогичную процедуру проходят руководители. Анкеты собирают в единый протокол, по которому проводят Performance Review.
3. Проведение Performance Review — в назначенные даты стороны проводят встречи, собирают фидбек, обсуждают проблемы и вопросы. Результаты заносят в протоколы, согласовывают их. Пожелания и запросы сотрудников заносят в автоматизированную систему класса service desk, которая назначает ответственных по заданным сценариям.
4. Подведение итогов и анализ — после проведения всех встреч подводят итоги, анализируют результаты и риски.

Через 3 месяца сотрудники получают напоминания о целях, которые были сформулированы в ходе интервью.

В ITSM 365 мы проводим PR комплексно, одним потоком — от старшего персонала к младшему. Так мы соблюдаем подход OKR. Сначала с тимлидами обсуждаем задачи по глобальным целям, фиксируем их. Затем декомпозируем цели до более узких и конкретных для каждого из сотрудников.

Анкетирование — один из ключевых элементов Performance Review. Опросники помогают создать базу для обсуждения, наметить темы беседы.

Вот какие вопросы встречаются в анкете сотрудника:

• Расскажите о ваших достижениях за время работы в компании.
• Что было самым сложным за период, за прошлый период?
• Какие проблемы, связанные с вашей работой, вы можете выделить?
• Оцените по шкале от 1 до 10, насколько вам нравится ваша роль в компании.
• Как вы видите свое развитие в компании?
• Хотели бы вы поучаствовать в развитии IT-сообщества?
• Есть ли у вас идеи для развития продукта компании?
• Довольны ли вы вашей зарплатой?
• Готовы ли порекомендовать нашу компанию как работодателя?

Вопросы в анкетах руководителя могут быть такими:

• Оцените работу сотрудника.
• Спланируйте цели специалиста на следующий период.
• Отметьте, какие достижения были у сотрудника в решении задач.

Как настроить Performance Review

Performance Review — это полноценный бизнес-процесс, который удобно автоматизировать в рамках всей экосистемы предприятия в комплексе с остальными процессами. На данный момент на рынке нет готового решения, которое одновременно может закрыть интересы всех заказчиков внутри компании «из коробки». Из-за этого бизнес вынужден применять так называемую лоскутную автоматизацию — набор разрозненных систем, каждая из которых закрывает какую-либо узкую задачу. Проблема в том, что за такой автоматизацией сложно и дорого следить, трудно держать ее под контролем и масштабировать.

Выход из этой ситуации — low code платформа, которая позволяет адаптировать решения под требования бизнеса. Главные особенности этого инструмента — большая гибкость и адаптивность под запросы заказчика. Low code позволяет быстро и без сложного кодинга собрать из готовых функциональных модулей необходимое технологическое решение под задачи бизнеса.

Достаточно сложный и многоуровневый Performance Review можно уложить в схему сервисной модели и при этом избежать лоскутной автоматизации. Единая и централизованная система позволяет завести и контролировать несколько процессов — от рассылки приглашений на интервью до назначения заявок по результатам PR.

При необходимости в системе можно автоматизировать оценку компетенции сотрудника. Это будет полезно для многостороннего мониторинга работы специалиста.

Получается прозрачная и сквозная система, которая проходит через все подразделения — от финансовой службы до административно-хозяйственного отдела. Система, которая исключает риск упущенной проблемы, когда о заявке сотрудника забывают в массе рутинных задач.

До автоматизации все процессы по развитию проходили отдельно, не было выстроено взаимодействие. Проблема в том, что с ростом компании, развитие сотрудников нужно масштабировать, согласовывать массу графиков. Лоскутная автоматизация не закрывала эти проблемы. Так мы пришли к единой автоматизированной системе в связке с service desk, которая позволяет выстроить все процессы в логичной и единой структуре. Подготовка встреч, анкетирование, протоколы, заявки по итогам интервью, обучение, отслеживание прогресса и планов — все под рукой, ничего не теряется.

Вывод

Performance Review выгоден всем в компании. Сотрудники дают обратную связь, видят свой прогресс, получают необходимое для профессионального развития. С точки зрения руководителя Performance Review — удобный инструмент, который позволяет отслеживать и контролировать профессиональный рост сотрудников в рамках бизнес-целей компании. При этом автоматизация помогает провести Performance Review от планирования до действий по итогам в виде прозрачного и качественного бизнес-процесса без риска потерять запрос сотрудника. Главное — найти подходящий инструмент.