Зарплата и долги — не коммерческая тайна. Какую информацию и как надо охранять компании

Многим организациям необходимо защищать внутреннюю информацию и коммерческие данные. Как правильно это делать — рассказал Ширак Саркисян, юрисконсульт юридического бюро «А-Квадратум».

— Для начала определимся, на какие нормативные документы могут опираться компании в вопросах коммерческой тайны.

Ими будут:

• Гражданский кодекс Республики Беларусь
• Закон Республики Беларусь от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне»
• Закон Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»

Какая информация охраняется законом

В первую очередь давайте посмотрим, какие сведения могут быть законно скрыты от «лишних глаз». В Гражданском кодексе говорится, что информация (сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах) охраняется в качестве нераскрытой информации, если она составляет служебную или коммерческую тайну. Порядок отнесения информации к служебной тайне и ее охрана регулируется законодательством и в основном это касается специальных государственных органов.

Остановимся на том, как частным организациям защитить свою коммерческую тайну. Ведь, если вы начнете бесконтрольно предоставлять информацию, например, о вашей уникальной идее или планах по выходу на новый рынок, это может привести к потере значительных конкурентных преимуществ.

Что относится к коммерческой тайне

Во-первых, правовая охрана коммерческой тайны возникает с момента установления в отношении сведений режима коммерческой тайны. Во-вторых, сведения должны одновременно соответствовать следующим требованиям:

• Не являются общеизвестными или легкодоступными третьим лицам в тех кругах, которые обычно имеют дело с подобного рода сведениями
• Имеют коммерческую ценность для их обладателя в силу неизвестности третьим лицам
• Не являются объектами исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности
• Не отнесены к государственным секретам

Важно также помнить, какие сведения не могут составлять коммерческую тайну, как бы вам того ни хотелось. К таким сведениям относится, например:

• Информация из уставных документов организации
• Данные, содержащиеся в свидетельстве о государственной регистрации, в лицензии и других документах, дающие право на осуществление той или иной деятельности
• Иформация о численности и составе работников, условиях труда, наличии свободных вакансий
• О задолженности организации по выплате зарплаты, а также социальным выплатам
• О состоянии окружающей среды, радиационной обстановке и пр.
• О нарушениях законодательства и фактах привлечения к ответственности 

Полный перечень подобных сведений можно найти в ст. 6 закона «О коммерческой тайне».

Один из частых вопросов по этой теме: могут ли сведения о заработной плате сотрудников быть коммерческой тайной? Для ответа на этот вопрос сперва вспомним первое требование: сведения не являются общеизвестными или легкодоступными третьим лицам в тех кругах, которые обычно имеют дело с подобного рода сведениями.

Мы знаем, что согласно ст. 51 Трудового кодекса наниматель обязан не позднее чем в пятидневный срок по просьбе работника (в том числе уволенного) выдать справку с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера зарплаты. Эту справку сотрудник может передать куда-либо еще. Таким образом, эта информация становится легкодоступной третьим лицам. Т.е. относить ее к коммерческой тайне нельзя.

Режим коммерческой тайны

Такой режим считается установленным, когда в организации определены сведения, подлежащие охране, а также приняты соответствующие меры для обеспечения их конфиденциальности:

• Сперва нужно ограничить доступ к конфиденциальной информации, определить порядок работы с ее носителями и способы контроля за соблюдением порядка
• Определить порядок лиц, имеющий доступ к коммерческой тайне, и вести их учет
• Урегулировать вопросы доступа в договорах (контрактах) с сотрудниками, а также в локальных нормативных актах организации
• Предусмотреть вопросы доступа контрагентов к такой информации на основании гражданско-правового договора
• Определить работников, ответственных за конфиденциальность сведений, составляющих коммерческую тайну

Предоставлять доступ к информации работникам стоит только, если такая информация необходима для выполнения должностных обязанностей. Эти категории работников определяются и закрепляются в приложении к «Положению о коммерческой тайне в организации». Если же возникает необходимость предоставить доступ сотрудникам, не обозначенным в Положении, решение принимается в индивидуальном порядке.

Документы (фото-, видео-, аудио-, бумажные и электронные носители информации и др.), содержащие коммерческую тайну, могут оформляться под грифом «Коммерческая тайна», но не обязательно.

Контроль за соблюдением установленного порядка обращения с носителями коммерческой тайны возлагается на уполномоченное должностное лицо — сотрудника, на которого приказом возложены обязанности по обеспечению режима коммерческой тайны.

Если компания дорожит какими-либо сведениями, режим коммерческой тайны непременно должен быть установлен. Если никакие способы защиты не будут предусмотрены, то и в случае утечки данных винить будет некого.

Нередки случаи, когда новый сотрудник, получив доступ к данным, постепенно «сливает» их конкурентам. Либо кто-то из уволенных сотрудников уходит, прихватив с собой, например, все данные из базы клиентов.

Способы защиты

1. Положение о коммерческой тайне. Выше мы рассказали о том, как устанавливается режим коммерческой тайны. Эти меры закрепляются в «Положении о коммерческой тайне в организации». Положение будет являться внутренним локальным нормативным правовым актом, с которым следует ознакомить всех сотрудников организации. Далее, после установления режима коммерческой тайны, с работниками надо заключить обязательство о неразглашении коммерческой тайны.

Таким образом организация обеспечивает внутреннюю защиту конфиденциальной информации.

Осталось выяснить, что делать с контрагентами. Об этом далее.

2. Соглашение о конфиденциальности. Такое соглашение можно заключить с потенциальным партнером или действующим контрагентом. В соответствии со ст. 1 закона «О конфиденциальности» соглашение о конфиденциальности — это гражданско-правовой договор, который заключается владельцем коммерческой тайны с контрагентом, предметом которого являются обязательства сторон по обеспечению конфиденциальности сведений, данную тайну составляющих.

Заключая соглашение, как правило, преследуются следующие цели:

• Предупредить разглашение информации
• Применить санкции к нарушителю в случае утечки данных, полученных во время деловых переговоров
• Получить возмещение материального ущерба, нанесенного другой стороной при разглашении конфиденциальной информации

Что нужно знать о соглашении о конфиденциальности?

• Заключить его можно в виде самостоятельного документа до подписания с потенциальным партнером гражданско-правового договора или оно может быть его составной частью
• Всегда заключается в письменной форме

Соглашение должно содержать обязательные условия:

• Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, если они постоянны, либо порядок их определения
• Пределы использования этих сведений
• Срок, в течение которого контрагент обязан обеспечивать их конфиденциальность, в т.ч. в случае расторжения или отказа от исполнения договора

Не обойтись и без способов защиты. Это может быть прекращение действий, связанных с незаконным разглашением коммерческой тайны, и же возмещение убытков (включая упущенную выгоду), причиненных владельцу ввиду утечки.

На наш взгляд, предпочтительнее устанавливать ответственность в виде штрафа, т.к. в отличие от убытков его размер не нужно доказывать. Кроме того, наличие внушительного размера штрафа способно оказать куда больший дисциплинирующий эффект на контрагента, чем неопределенное по сумме возмещение убытков.

Таким образом, подписанное уполномоченными лицами соглашение:

• Носит юридический характер
• Подписывая cоглашение ваш потенциальный партнер (и вы) соглашаетесь с указанными в нем положениями
• Может быть использовано в судебных процессах для требования возмещения убытков в случае его нарушения

В то же время cоглашение может быть эффективно в отношении различных секретов производства (ноу-хау), а также тех технических решений, по которым патентная защита еще не получена либо которые непатентоспособны в принципе.

Однако, чтобы «прикрыть тыл со всех сторон», защищайте секреты производства (ноу-хау), регистрируйте товарный знак и получайте патент. Это процесс небыстрый и затратный, но зато вы сможете спать спокойно.

В качестве резюме

Защита конфиденциальной информации — вопрос серьезный. И прорабатывать документы, защищающие коммерческую тайну, нужно самым тщательным образом. Кроме того, важно не просто установить перечень «секретных» сведений и порядок работы с ними, но и предусмотреть достаточную ответственность для всех, кто такой информацией будет владеть.