Директора нет — «подпишем» сами. В каких случаях разрешена/запрещена факсимильная подпись

Учитывая большой объем документации, занятость руководителя или его частое отсутствие на рабочем месте, многие компании прибегают к факсимильной подписи. Однако во многих случаях ее использование является нарушением законодательства. В каких ситуация факсимиле применять можно, а в каких обязательна личная подпись — рассказывают директор юридического бюро «А-Квадратум» Виктория Высотенко и юрисконсульт компании Виктория Грушко.

— Факсимильное воспроизведение подписи, или факсимиле, используется сегодня довольно часто. Однако с его применением связан ряд вопросов, например: какую юридическую силу имеет договор, подписанный с помощью факсимиле? Какие правила нужно учесть, чтобы договор был оформлен надлежащим образом? Кто имеет право подписать договор с использованием факсимиле? В этом материале мы рассмотрим, когда допустимо использование факсимиле, а когда оно строго запрещено.

В первую очередь определим, что такое «факсимиле». Легального определения этого термина на сегодняшний день белорусское законодательство не содержит. Но следуя практике, понятие можно определить следующим образом: факсимиле − воспроизведение точного изображения собственноручной подписи путем использования технических средств (чернильный оттиск, печать).

Разберем случаи, когда факсимиле допускается применять, а также случаи, когда действует прямой запрет на его применение.

Когда факсимиле использовать запрещено

1. В первичных учетных документах. То есть все документы, на основании которых хозяйственная операция отражается в регистрах бухгалтерского учета (например, ТТН-1, ТН-2, акт выполненных работ, акт расчета торговой премии, акт приема-передачи). Каждая организация может утвердить свои формы этих документов, даже если их формы уже утверждены республиканскими органами государственного управления.

Основание: Ст. 10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». Норма Закона сформулирована таким образом, что предполагает невозможность замены собственноручной подписи.

2. Трудовой договор, трудовая книжка. Эти документы всегда должен подписывать руководитель. Либо уполномоченное лицо, действующее на основании доверенности от имени руководителя.

Основание: Ст. 18 Трудового Кодекса, Постановление Министерства труда и социальной защиты РБ от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках».

3. Доверенность. Таким образом, и саму доверенность подписывать с помощью факсимиле не разрешается. Доверенность выдается лицу, которое будет уполномочено действовать от имени руководителя организации.

Основание: Ст. 186 ГК РБ

4. Налоговые декларации. Налоговые декларации уполномочены подписывать только уполномоченные лица (в частности, руководитель).

Основание: П. 6. Постановления Министерства по налогам и сборам от 29.02.2012 № 7 «Об утверждении Инструкции о порядке представления (направления), приема и обработки налоговых деклараций (расчетов) по налогам, сборам (пошлинам), иным обязательным платежам в бюджет, а также иных документов в виде электронного документа и о признании утратившими силу постановлений Министерства по налогам и сборам РБ от 31 декабря 2008 г. № 128 и от 26 марта 2010 г. № 24»

5. Расчетные документы. Платежные требования, платежные поручения, заявления на отзыв платежных инструкций.

Основание: Постановление Правления Нацбанка от 29.03.2001 № 66 «Об утверждении Инструкции о банковском переводе»

6. Конкурсная документация.

Основание: п. 36 Постановления Совета Министров от 31.01.2014 № 88 «Об организации и проведении процедур закупок товаров (работ, услуг) и расчетах между заказчиком и подрядчиком при строительстве объектов».

7. Заверение документов. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Основание: п. 57 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции от 19.01.2009 № 4

8. Учредительные документы, организационно-распорядительная документация. Например, приказы, штатное расписание, положения, инструкции, справки, переписка.

Основание: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции от 19.01.2009 № 4

9. Первичные статистические данные.

Основание: Постановление Национального статистического комитета от 28.08.2015 № 100 «Об утверждении Инструкции о порядке представления первичных статистических данных»

Решение. Можно прописать в должностной инструкции сотрудника ответственность за составление и предоставление первичных статистических данных.

Что делать с этими ограничениями? Чтобы разгрузить руководителя, можно выдавать доверенность другому лицу, которая уполномочит его подписывать за него документы. Но саму доверенность может подписать только руководитель и только своей рукой, а не факсимиле.

Когда факсимиле разрешено

Факсимильное воспроизведение подписи разрешено законодательством:

1. В договорах, дополнительных соглашениях, приложениях, протоколах согласования цен.

Основание: Ст. 161 ГК РБ

Примечание: Если обе стороны планируют использовать факсимиле при подписании договоров, желательно закрепить это в отдельном соглашении. Подписано оно должно быть собственноручно уполномоченными представителями обеих сторон, а также скреплено печатями. Кроме того, стоит предусмотреть в подобном соглашении тот факт, что использование факсимиле допускается на всех договорах, которые могут быть заключены в будущем.

Необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить документы, где это допускается.

Соглашение сторон об использовании факсимиле при совершении сделок может быть достигнуто путем:

• Составления отдельного документа (соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано сторонами собственноручными подписями и определять перечень документов, которые могут быть подписаны с использованием факсимиле)
• Включения условия об использовании факсимиле в подписываемый сторонами договор (договор, в который включено условие об использовании факсимиле, должен быть подписан сторонами собственноручно)
• Подписания дополнительного соглашения к уже заключенному договору (дополнительное соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано сторонами собственноручно)

Если на договоре стоят факсимильные воспроизведения подписей обеих сторон (пусть даже и скрепленные оригинальными круглыми печатями), можно сделать вывод о том, что договор не подписан лицами, совершающими соответствующую сделку. А если не подписан, следовательно, и не заключен. Если факсимиле использует одна из сторон — значит, договор не подписан ею.

Договор, подписанный с использованием факсимиле одной или обеими сторонами, в том случае, если об этом нет соглашения сторон либо оно есть, но закреплено в этом же договоре, будет иметь юридическую силу в случае направления оферты и ее акцепта. Например, направленный одной стороной счет, если в нем указаны все существенные условия договора, и оплаченный другой стороной.

2. Рассылка приглашений, поздравлений, благодарностей. Факсимиле в данном случае не запрещено, но будет свидетельствовать о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса.