Если на вас работает не только сотрудник, но и его личное авто — правила аренды

Когда автомобили сотрудников используются для нужд компании, важно помнить о юридических основаниях такого использования. Елена Гадлевская, юрист-лицензиат, рассказала о том, как «арендовать» личный транспорт работников в служебных целях.

— Такое использование может быть оформлено:

• Договором аренды
• Договором безвозмездного пользования
• В соответствии с трудовым законодательством на основании ст. 106 ТК «Компенсация за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику»

Рассмотрим эти варианты подробнее.

Договор аренды

Гражданский кодекс предлагает 2 варианта договора аренды транспортных средств (ТС):

• Договор аренды транспортного средства с экипажем — это договор, в котором сотрудник, чьим авто пользуется компания, выступает также в качестве водителя и лично следит за состоянием транспорта. В этом случае сотрудник должен выполнять распоряжения нанимателя, которые касаются управления и технической эксплуатации машины
• Договор аренды транспортного средства без экипажа — управление и техническая эксплуатация транспортного средства осуществляется самим арендатором (ст. 613 и 616 ГК)

Выбор одного из этих договоров аренды зависит от того, кто будет управлять автомобилем: сам работник-арендодатель или другой работник, сотрудник, работающий водителем, или сотрудник, работа которого носит разъездной характер.

Если сотрудник-арендодатель работает водителем и планирует использовать свою машину для выполнения рабочих обязанностей, то заключается договор аренды транспортного средства без экипажа. Хотя водитель выполняет распоряжения нанимателя в отношении технической и коммерческой эксплуатации авто, но управляет им не на основании договора аренды, а на основании трудового договора, в соответствии с которым управление автомобилем входит в его трудовые обязанности.

Если управление авто не входит в трудовые обязанности сотрудника-арендодателя, (например, это руководитель организации или другое должностное лицо), то вопрос, может ли между сторонами заключаться договор аренды ТС с экипажем, спорный.

К примеру, с одной стороны такой сотрудник во время служебных поездок не обязан управлять авто. Но если он лично садится за руль, то вправе рассчитывать на дополнительное вознаграждение, выплата которого возможна на основании договора аренды транспортного средства с экипажем.

Также стоит обратить внимание на такой момент. Если предполагается перевозка на автомобиле других сотрудников или имущества компании, то нанимателю следует убедиться, не противоречат ли такие перевозки, к примеру, законодательству о лицензировании.

Какие виды деятельности в области автомобильного транспорта подлежат лицензированию, можно посмотреть в п. 4 приложения 1 к Положению о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденному Указом № 450 «О лицензировании отдельных видов деятельности».

В договоре должен быть прописан предмет договора — наименование, марка, модель, год выпуска, цвет, регистрационный номер транспортного средства (ст. 578 ГК). Также должны быть отмечены условия, по которым хотя бы одна из сторон желает достичь соглашения. Например, законодательство не содержит обязательного требования указывать в договоре стоимости автомобиля. Но ее указание обязательно, если хотя бы одной из сторон заявлено о необходимости достичь соглашения в этом вопросе.

Обратите внимание на документы и принадлежности: машина арендуется вместе с ее принадлежностями и относящимися к ней документами — если иное не предусмотрено договором (ст. 582 ГК). Это могут быть свидетельство о регистрации ТС, подтверждение гостехосмотра, страховка на транспортное средство, ключи от автомобиля и т.д.

Важный момент: при заключении договора сотрудник обязан предупредить нанимателя обо всех правах третьих лиц на машину (праве залога и т.п.).

Например, о том, что авто находится в залоге у банка как обеспечение исполнения обязательств по кредитному договору. Иначе наниматель имеет право требовать уменьшения арендной платы или расторжение договора и возмещения убытков (ст. 584 ГК).

Арендная плата, порядок, условия, форма и сроки ее внесения определяются договором аренды по ст. 585 ГК. А если они не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах.

Распределение расходов на капительный ремонт и текущих расходов между сторонами осуществляется следующим образом.

Капитальный ремонт:

• При аренде ТС без экипажа капремонт авто ложится на нанимателя (ст. 615 ГК). Статья является императивной (категоричной) и другие условия не допускаются
• Капремонт авто при аренде ТС с экипажем возлагается на сотрудника, владельца машины (ст. 605 ГК также является императивной)

Текущие расходы:

• При аренде ТС с экипажем расходы на текущий ремонт, техобслуживание и др. ложатся на сотрудника (ст. 605 ГК)
• Расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией (топливо, платежи, связанные с эксплуатацией авто и др.), возлагаются на нанимателя. Но договором они могут быть возложены и на работника (ст. 607 ГК)

При аренде ТС без экипажа все расходы на эксплуатацию авто несет наниматель (ст. 615 и 617 ГК), но договором они могут возлагаться и на работника, за исключением расходов на капремонт.

Договор безвозмездного пользования

Кроме договора аренды между сторонами может быть заключен договор безвозмездного пользования (ссуды) автомобилем. Все расходы по эксплуатации авто несет наниматель-ссудополучатель (ст. 649 ГК) — конечно, если иное не предусмотрено договором.

Этот договор дает нанимателю лишь право владеть и пользоваться автомобилем. При этом наниматель не вправе требовать от сотрудника управлять этим авто, если такое управление не входит в его трудовые обязанности.

Использование авто по трудовому кодексу

Оно имеет существенные отличия от заключения договора аренды или безвозмездного пользования (ст. 106 ТК). Рассмотрим основные пункты, в которых есть отличия:

1. Возможность использовать авто для нужд работника:

• При использовании нанимателем машины работника на основании ст. 106 ТК право владения и пользования этим авто не переходит к нанимателю. Работник может использовать авто в личных целях в нерабочее время
• При заключении договора аренды или безвозмездного пользования право владения и пользования автомобилем переходит к нанимателю — пока действует договор, сотрудник не может использовать авто в личных целях

2. Необходимость управления автомобилем работником:

• Использование авто работника для нужд нанимателя на основании ст. 106 ТК возможно только если работник управляет им при исполнении своих трудовых обязанностей
• Если управлять авто будет другой работник, то отношения сторон должны быть оформлены договором аренды или безвозмездного пользования

3. Компенсации расходов работнику:

• При использовании авто работника наниматель по ст. 106 ТК выплачивает ему компенсацию за износ (амортизацию) этого транспорта. Размер и порядок выплаты определяются по договоренности
• При заключении договора аренды работнику выплачивается арендная плата. При заключении договора безвозмездного пользования наниматель ничего не выплачивает работнику в связи с использованием автомобиля

Трудовой кодекс не содержит специальных требований к документальному оформлению использования личного имущества работника для нужд нанимателя. Возможны следующие варианты такого оформления:

• Включение условия об использовании авто работника для нужд нанимателя в трудовой договор
• Заключение допсоглашения к трудовому договору
• Заключение отдельного соглашения между сторонами об использовании авто работника для нужд нанимателя
• Приказ о выплате работнику компенсации за износ (амортизацию) автомобиля, если он фактически использовался работником для нужд нанимателя с ведома последнего.