Услугу оказали — доказать не смогли. Как компаниям не попасть в такую ситуацию

Даже если вы добросовестно оказали услугу и уже получили за нее оплату, не факт, что через какое-то время заказчик не предъявит вам претензии и не потребует вернуть деньги. Проблема в том, что доказать факт оказания услуги довольно непросто. Почему это происходит и как не попасть в такую ситуацию, рассказывают наши эксперты — Наталия Плохотская, адвокат АБ «ВЕРДИКТ» и Мария Галич, старший юрист «Юридической компании «ВЕРДИКТ».

— В судебной практике нередко встречаются дела о взыскании денежных средств, уплаченных в счет оказания услуг с лиц и компаний, которые действительно оказывали определенные услуги, но по прошествии времени не могут предоставить подтверждающие этот факт документы.

Речь может идти о любых видах услуг: маркетинговых, консалтинговых, аудиторских, юридических, услугах менеджмента и др.

Нам известно несколько случаев, когда при наличии:

• Оригинала подписанного обеими сторонами акта сдачи-приема оказанных услуг
• Результата оказания услуг у исполнителя (например, разработанного дизайна упаковки, используемой заказчиком)

…но в отсутствии по каким бы то ни было причинам договора (утерян, не вернулся от заказчика в подписанном виде), письменных заданий, отчетов или иных письменных доказательств оказания услуг — заказчик в течение установленного срока исковой давности обращался в суд с иском о взыскании оплаченных за оказанные услуги денежных средств как неосновательного обогащения и выигрывал такие дела. В том числе в Верховном Суде ввиду недоказанности факта оказания услуг.

Когда встает вопрос о доказывании факта оказания услуг, зачастую исполнитель оказывается в крайне сложной ситуации. Ведь услугой признается деятельность:

• Результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности
• Единственным доказательством факта ее оказания в некоторых случаях может являться только сохранившийся у исполнителя акт сдачи-приема оказанных услуг

Более того, в последние годы стороны договора все меньше обмениваются письменными документами — зачастую передача результата оказанных услуг происходит в электронном виде или в устной форме. Это дает возможность заказчику вести себя недобросовестно и утверждать, что услуги якобы не оказывались.

Даже если исполнителем своевременно составлялись и собирались такие письменные документы, как задания на оказание услуг, отчеты об оказанных услугах и т.д., то, как правило, после оказания услуг, подписания акта их сдачи-приема и получения оплаты, исполнитель сохраняет лишь самые главные документы — договор и (или) акт. Но никак не задания и отчеты. У исполнителя обычно и мысли не возникает, что заказчик через год-два с момента оказания услуги может заявить о том, что она якобы не оказывалась, и потребовать возврата перечисленных исполнителю денежных средств.

Как защититься от недобросовестных заказчиков

Для того, чтобы исполнитель не попадал в такие ситуации, мы можем порекомендовать следующее:

• Максимально фиксировать все этапы оказания услуг письменно, т.е. оформлять письменно договор, задания, отчеты, акты сдачи-приема оказанных услуг
• Собирать и хранить в течение срока исковой давности все письменные документы, подтверждающие факт оказания услуг, а также доказательства их направления и получения
• Если постоянный обмен письменными документами является затруднительным, при заключении договора в реквизитах сторон целесообразно указать их e-mail, а также предусмотреть в договоре условие о признании сторонами юридической силы электронных документов
• Оформлять все документы только с лицами, уполномоченными на их подписание, запрашивать документы, подтверждающие полномочия этих лиц (приказ, доверенность и т.д.)
• Максимально подробно описывать оказываемые услуги в заданиях, отчетах, и особенно в акте сдачи-приема оказанных услуг, указывать периоды их выполнения
• По возможности избегать предоставления результата услуг в устной форме. К примеру, вместо устной консультации изложить информацию для заказчика письменно
• По возможности получить от заказчика подтверждение применения результата услуг в своей деятельности (к примеру, документы, оформленные заказчиком, по разработанным исполнителем формам, и используемые им в свой деятельности)

Несмотря на то, что исполнитель на стадии заключения и исполнения договора оказания услуг может предпринять максимум мер для того, чтобы исключить в будущем предъявление к нему исков со стороны недобросовестных заказчиков, по нашему мнению, основное решение этой проблемы должно лежать в изменении подхода правоприменительной практики.

При рассмотрении таких исков суды сегодня зачастую решают, что услуги в действительности не оказывались, а акт сдачи-приема оказанных услуг оформлен не с намерением фиксации факта оказания услуг, а с целью создания документа, прикрывающего вывод денежных средств из активов заказчика.

Если эта практика не будет меняться, не исключено, что ответчиком по такому делу, к примеру, может выступить юридическая фирма, в перечень услуг которой входят устные консультации, и по результатам оказания которых она не имеет никаких подтверждений, кроме акта приема-передачи оказанной услуги.