Как правильно составлять обращения в госорганы и что делать, если их игнорируют

Любое обращение, кроме анонимного, госорганы и организации обязаны не только принять и зарегистрировать. Они также должны на него ответить. Но если обращение составлено неграмотно, то рассматривать его не будут. А значит — ответ на него вы не получите.

О том, куда и как правильно подать обращение (устное, электронное или письменное), мы разбирались вместе с нашим экспертом Анной Цымбалист, старшим юристом юридической фирмы «Алейников и партнеры».

— Все белорусские и иностранные компании имеют право обращаться в любые организации в нашей стране.

Куда нужно подавать обращение

Понять, в какой государственный орган следует подавать обращение, можно, обратившись к Указу № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц». В нем утвержден перечень органов и организаций, которые  отвечают за рассмотрение обращений в тех или иных сферах.

Указ предусматривает, что подаваемые впервые обращения должны рассматриваться в местных органах в соответствии с их компетенцией.

Например, за разъяснением налогового законодательства первоначально нужно обращаться не в само Министерство по налогам и сборам, а в инспекцию МНС (она должна относиться к той территории, на которой у заявителя возникли вопросы).

Информация с сайта Министерства по налогам и сборам:

Электронные обращения граждан (индивидуальных предпринимателей) и юридических лиц, поступающие в налоговые органы по вопросам разъяснения налогового законодательства, исчисления и уплаты обязательных платежей в бюджет в случаях, установленных актами Президента Республики Беларусь, декларирования физическими лицами доходов и имущества рассматриваются первоначально в инспекциях МНС по районам, городам, районам в городах, где возникли вопросы, изложенные в обращениях (перечень электронных адресов инспекций МНС по районам, городам, районам в городах). 

Что происходит, если обращение подано «не по адресу»

Бывает, что заявители подают обращения в организации, которые не обладают компетенцией по заданным вопросам. В этом случае возможны два альтернативных варианта развития событий. Организация, получившая обращение, но не компетентная его рассматривать, должна в течение 5 рабочих дней:

• Перенаправить его в компетентную организацию
• Оставить его без рассмотрения, но об этом уведомить заявителя. Разъяснив, куда необходимо обращаться с поставленными вопросами

Что касается уведомлений, то в нем должны быть указаны причины, по которым обращение осталось без рассмотрения. Заявителю также возвращаются оригиналы документов, приложенных к обращению.

Какие требования к обращению и его подаче нужно соблюдать

По законодательству обращение можно подать устно, письменно и в электронном виде на русском или на белорусском языках.

Устное обращение подается во время личного приема.

Если письменное обращение подается курьером, по почте, при личном приеме, а также в книгу замечаний и предложений, то оно должно обязательно содержать:

• Наименование и (или) адрес организации либо должность лица, которым направляется обращение
• Фамилию, инициалы гражданина, адрес его места жительства (места пребывания) или полное наименование юридического лица и его местонахождение
• Если обращение подает юридическое лицо — фамилию, инициалы руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения
• Изложение сути обращения
• Личную подпись гражданина или личную подпись руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения, заверенную печатью юридического лица

Если обращение подается через Книгу жалоб, то в соответствующих графах книги нужно также указать:

• Дату внесения замечания и (или) предложения
• ФИО того, кто подает обращение
• Адрес его места жительства (места пребывания)
• Контактный телефон
• Содержание замечания и (или) предложения

Общие требования к письменным обращениям

Рукописный текст должен быть написан четким, разборчивым почерком. В нем не допускаются нецензурные и оскорбительные слова или выражения.

Если обращение от имени гражданина или юрлица подписывает и подает представитель, нужно приложить документ, который подтверждает его полномочия (как правило, это доверенность).

Если обращение подает юрлицо, а подписывает директор, к обращению рекомендуется приложить решение уполномоченного органа об избрании директора.

Электронное обращение направляется на адрес электронной почты или размещается в специальной рубрике на официальном сайте организации. К нему предъявляются все те же требования, что установлены и для письменных обращений. Только вместо личной подписи заявителя указывается адрес электронной почты, а документы, подтверждающие полномочия, прилагаются в виде электронных копий.

Ответы на такие обращения направляются на адрес электронной почты, указанный в обращении, или письменно по месту жительства (пребывания) заявителя или месту нахождения юрлица.

Если электронные обращения от разных заявителей носят массовый характер (более 10 обращений), то ответы на такие обращения могут размещаться на официальном сайте без направления ответов (уведомлений) заявителям.

В какие сроки рассматриваются обращения

Ответы на устные обращения должны быть даны заявителям непосредственно во время личного приема.  .

Письменные обращения должны рассматриваться не более 15 календарных дней, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, — не более месяца со дня внесения в Книгу замечаний и предложений или регистрации. Днем регистрации фактически является  день, когда обращение поступило в организацию (например, по почте).

Но бывает и так, что для решения изложенных в обращении вопросов нужно совершить определенные действия (выполнить работы, оказать услуги). А иногда для ответа организации необходимо получить информацию из иностранного государства, ждать которую нужно более месяца.

В этом случае организация/госорган обязаны выслать заявителю письменное уведомление в течение месяца со дня, который следует за днем поступления обращения. В нем должны быть указаны и объяснены причины, по которым сроки ответа сдвигаются.

Что делать, если ответ так и не был получен

Если в установленные законом сроки заявителю на обращение не ответили, то на основании ст. 9.13 КоАП он может обратиться в:

• Исполком
• Администрацию района города
• Прокуратуру
• В органы Комитета госконтроля (если обращение подавалось в контролирующие органы)

В этом случае на должностное лицо, которое обязано дать ответ, может быть наложен штраф в размере от 4 до 20 БВ.

Если нарушен срок рассмотрения обращения в Книге замечаний и предложений, то заявитель на основании ст. 9.24 КоАП можно обратиться в:

• ОВД
• Исполком
• Администрацию района в городе
• Органы Комитета госконтроля (если обращение подавалось в контролирующие органы)
• В налоговые органы

Руководителя госоргана, организации или ИП можно привлечь к ответственности по ст. 9.24 КоАП и штрафу в размере от 4 до 10 БВ.