Что делать, если в ваш офис пришли с проверкой органы финансовых расследований

Как вести себя руководителю компании и ее сотрудникам, если в офис с проверкой пришли представители органов финансовых расследований (ОФР). Что делать, когда вы не согласны с результатами проверки. Рассказывает Мария Родич, старший юрист фирмы SORAINEN.

– При проведении проверок органы финансовых расследований (ОФР) действуют в рамках Закона «Об органах финансовых расследований Комитета государственного контроля Республики Беларусь» и Положения о проведении проверок, утвержденного президентским указом №165.

По закону, проведение плановых проверок органами финансовых расследований Комитета госконтроля запрещено в течение 2 лет со дня государственной регистрации предприятия.  

Внеплановые проверки могут назначаться и проводиться и в первые 2 года работы предприятия, и позднее – если есть документально подтвержденная информация о нарушениях.

Перед проведением плановой проверки вы должны получить письменное уведомление не позднее, чем за 10 дней до ее начала. Общий срок проверки не должен превышать, как правило, 30 дней. Больше – только по дополнительному предписанию.

Расскажу, как надо действовать, если в компанию пришли сотрудники ОФР с проверкой.

Что делать секретарю

Первым проверку, как правило, встречает секретарь. Что он должен знать о поведении в таких ситуациях?

Действия простые:

1. Уточнить наименование проверяющего органа и количество проверяющих.

2. Попросить проверяющих подождать, пока не придет руководитель. При возможности, проводив их в обособленное пустое помещение.

3. Предупредить руководителя о проверке.

Конечно, желательно, чтобы руководитель присутствовать при проверке. Поэтому секретарь может предложить сотрудникам ОФР перенести ее на более позднюю дату, если руководителя нет. Хотя сделать это непросто: в соответствии с Положением о проверках, если материально ответственное лицо не может присутствовать при проверке, ОФР вправе привлечь работников компании (которых ее руководитель определил заранее как ответственных), и (или) проводить проверку с участием не менее двух понятых.

Но случается и так, что сотрудники ОФР действительно переносят проверку до появления руководства.

Что надо узнать у сотрудников ОФР

Прежде, чем допустить к проверке органы ОФР, следует:

1. Попросить служебное удостоверение работника ОФР, проводящего проверку, и предписание на проведение проверки.

2. Удостовериться, что указанные документы подписаны уполномоченным должностным лицом ОФР (руководитель или его заместитель), скреплены печатью или выполнены на фирменном бланке.

3. Проверить, есть ли в документе:

• Номер и дата выдачи предписания
• Основание проведения проверки
• Наименование ОФР, проводящего проверку
• Правильно указанное наименование проверяемого юрлица
• ФИО проверяющего и его должность (руководителя проверки и всех членов группы проверяющих)
• Проверяемый период
• Срок проведения проверки

4. Срочно сообщить о проверке вышестоящим руководителям (если таковые есть).

5. Сделать копию предписания и служебных удостоверений проверяющих.

Если сотрудники ОФР не соглашаются это сделать: просто переписать данные служебных удостоверений.

6. Предоставить проверяющим Книгу учета проверок для внесения в нее сведений.

7. Согласовать с проверяющими порядок проведения проверки, определить, с кем из сотрудников они будут беседовать, какие документы должны быть представлены и в каком виде (оригиналы и/или копии).

8. Проинформировать проверяющих о внутренней организации работы предприятия, особенностях работы ИТ-систем, организации документооборота. А также обозначить, какие документы (информация) являются конфиденциальными и охраняемыми законом (если таковые имеются).

Вы вправе не пустить проверяющих на свою территорию, если у них нет предписания на проведение проверки, служебных удостоверений, истек срок проверки по предписанию. Также можно отказать в посещении объектов, допуск к которым ограничен в соответствии с законодательством при отсутствии специального документа у сотрудников ОФР.

Кроме того, вы вправе отказаться от проверки, если проверяющие отказались внести необходимые сведения в книгу учета проверок.

Что делать руководителю, когда проверка уже идет

Вот несколько рекомендаций о том, что важно сделать руководителю после начала проверки:

1. Проинформировать сотрудников предприятия о проверке. Проинструктировать, кто и в каком порядке сотрудничает с контролирующим органом (по возможности в электронном или письменном сообщении).

2. Предоставлять работникам ОФР беспрепятственный допуск на территорию и в помещения. При этом – обеспечивать сопровождение каждого проверяющего одним из сотрудников.

3. Обеспечивать передачу документов (информации) проверяющему органу по акту приему-передачи.

Заявление (жалобу) о незаконности проверки можно подать в течение 10 дней с начала самой проверки. 

Что делать сотрудникам

1. Сохранять спокойствие, проявлять готовность к сотрудничеству.

2. Внимательно следить за документами (информацией), которые передаются проверяющим. Отмечать, что именно передано, фиксировать вопросы проверяющих и данные им ответы.

3. Рекомендуется отвечать на вопросы проверяющих по существу, без лишних деталей и пространственных пояснений.

4. Подготовить отчет руководителю по результатам проверки, отражающий весь ход проверки.

Проверяющие могут требовать только те сведения и документы, которые относятся к вопросам, подлежащим проверке (п.6 гл.2 Положения о проведении проверок).И в этом случае необходимо все эти требования выполнять, иначе размер административного взыскания может существенно измениться не в пользу проверяемого (если он все же будет привлечен к административной ответственности).

А вот в случае предъявления требований, не относящихся к вопросам, подлежащим проверке, вы вправе их не выполнять.

О том, что ход проверки будет записываться на видео- или аудионосители, проверяющий должен уведомить проверяемого под роспись. При этом проверяемый вправе отказаться от съемки, но с записью об этом в акте (справке) проверки.

Помните: в соответствии с п.15 Указа о контрольной деятельности, в случае неясности или нечеткости предписаний акта законодательства решения должны приниматься в пользу проверяемого субъекта.