Почему за все отвечает директор? Юристы объяснили, как снизить личную ответственность руководителя и разделить ее с подчиненными

Директор частной компании нередко несет личную ответственность, даже если нарушения законодательства фактически допущены не им. Несвоевременное уведомление военкомата, опоздание с подачей декларации, нарушение правил охраны труда, ошибки в обработке персональных данных — все это может привести к административной или даже уголовной ответственности. И если в государственных компаниях риски часто «распределены» между профильными специалистами, то в частных бизнесах, как правило, за все отвечает директор. Почему так происходит и что сделать, чтобы не нести ответственность за чужие просчеты, объяснили по просьбе «Про бизнес» советник REVERA Belarus Александр Антонов и ведущий юрист REVERA Belarus Денис Валюкевич.

Почему директор «отвечает за всех»

— Основная функция директора — организационно-распорядительная. Это означает, что он должен выстроить систему управления компанией таким образом, чтобы все критически важные процессы выполнялись в срок и по правилам. Если директор этого не сделал — отвечать будет лично он.

По нашему опыту, как минимум необходимо прописать и закрепить порядок работы по следующим направлениям:

• бухгалтерский и налоговый учет, подача статистической отчетности, предоставление сведений персонифицированного учета, уплата обязательных страховых и иных взносов;
• обработка персональных данных;
• охрана труда;
• кадровый и воинский учет;
• обеспечение пожарной безопасности и соблюдение противопожарного режима;
• регистрация входящей корреспонденции, работа с обращениями граждан и юридических лиц;
• хранение дел и документов.

Как минимизировать риски: три базовых шага

1. Издать приказы и регламентировать процессы

Решение о делегировании полномочий должно быть официально закреплено. Речь идет не просто об издании приказа «о назначении ответственного лица», а о построении бизнес-процессов и системы, из которых четко видно:

• кто за что отвечает;
• как именно выполняется задача (порядок, сроки, контроль);
• какие ресурсы и полномочия предоставляются исполнителю.

Обратите внимание на формулировки: «своевременная подача декларации» и «своевременное перечисление налогов» — юридически разные действия, ответственность за которые может лежать на разных людях. Такие нюансы нужно учитывать и четко прописывать в документах.

Практический совет: включите в приказ обязанность ответственного лица готовить документы с учетом сроков на согласование и подпись, а также определите порядок их передачи (электронный, бумажный, с визами и т.п.).

2. Проверить должностные инструкции

Должностные инструкции должны не просто «быть» — они должны являться актуальными, согласованными с фактическим функционалом и соответствовать требованиям законодательства.

В частных компаниях этому часто не уделяют внимания. В результате — реальный функционал не прописан документально. И снова за все отвечает директор.

Что проверить:

• включены ли в инструкции все ключевые обязанности (например, уведомление Белстата, военкомата или налоговой);
• ознакомлены ли с инструкциями сотрудники.

3. Проверить договоры с подрядчиками и аутсорсерами

Многие бизнес-процессы передаются на аутсорсинг: бухучет, кадровое делопроизводство, документооборот. Однако, во-первых, многие договоры с аутсорсинговыми компаниями минимизируют их ответственность и в случае проблем их роль сводится к формальному выполнению задач по принципу «2+2=4» — без анализа рисков и без готовности отвечать за последствия.

Пример.

Бухкомпания выплатила дивиденды от имени клиента, но не уведомила госорганы. Отказалась «принять» штраф на себя.

Во-вторых, по закону далеко не всегда можно передать функции третьим лицам. Например, еще недавно за подачу статистической отчетности мог отвечать только штатный сотрудник компании.

Что делать:

• проверить договоры на наличие четких обязательств подрядчика;
• несмотря на наличие договора, издать приказ, где определить кто и за что отвечает (в идеале — вплоть до указания ФИО конкретного сотрудника аутсорсинговой компании).