7 офисных фишек, которые сделают сотрудников чуть счастливее

В белорусском бизнес-сообществе офис все больше рассматривается как рабочий инструмент. И все чаще обращается внимание на здоровье сотрудников, иногда проводящих на работе по 10-12 часов. Какие гаджеты и современные офисные фишки способны облегчить работу и повысить эффективность — рассказывают Анастасия Григорьева, эксперт по организации офисного пространства и ведущий дизайнер компании Офис Солюшнз Евгения Литреева.

— Будущее, описанное в фантастических фильмах, где искусственный интеллект полностью берет на себя функционал сотрудника из сферы обслуживания, не так уж далеко. Робот-секретарь или робот-уборщица, занимающие место человека и освобождая его от бытовой рутины и неудобств, уже не кажутся такой уж фантастикой.

Но если подобного рода изобретения в Японии или Америке развиваются бешеными темпами (вспомнить того же робота «Вакамару», способного выполнять секретарские функции и давать справки), то в белорусских офисах робот пока может разве что протереть пыль или помыть стекло, забирая часть функций у уборщицы.

При этом мы все-таки наблюдаем изменение сознания в белорусском бизнес-сообществе: офис все больше и больше воспринимается как инструмент работы. Еще век назад кардинальной переменой в кабинете была замена деревянной мусорки на металлическую, чтобы невзначай брошенный окурок не пропалил имущество компании. Сегодня офисы меняются в сторону совершенствования пространства и автоматизирования некоторых рутинных процессов.

Мы собрали информацию о новинках, которые только начинают приходить в белорусские офисы — медленными, но верными шагами.

1. Капсула восстановления сил. Изобретение это родом из Силиконовой долины, где обитают ИТ-специалисты с зачастую ненормированным рабочим графиком. На первый взгляд, капсула восстановления сил напоминает симбиоз маленького космического корабля и кушетки психоаналитика. И в некотором роде она действительно вобрала в себя признаки этих двух вещей: по-настоящему футуристическая установка с вращающимся куполом и кожаным матрасом, она помогает работнику в момент стресса или усталости отдохнуть и набраться сил.

Если бы мы следовали всем правилам, которые предписывают нам врачи, то каждые 60−70 минут должны были бы вставать с рабочего места и делать зарядку, отвлекаться бы на 10−15 минут от текущих задач.

В реальности же работник может сидеть часами за компьютером, стараясь не отвлекаться на лишние действия или раздражители. Как следствие, ко второй половине рабочего дня человек выдыхается, у него падает производительность и ему трудно сосредоточиться.

Капсула призвана заменить недостаток отдыха 20-минутным перерывом. Как это работает:

• Работник ложится в капсулу, закрывая себя куполом, — в этом есть элемент психологической защиты и абстрагированности от окружающей среды
• Нажимает кнопку — и запускается одна из трех предустановленных программ для разных типов нервной системы

Кто-то возразит, что и обычная кушетка или диванчик могли бы быть более простой и дешевой альтернативой. Возможно. Но комплекс восстановления сил многофазный и не такой простой, как может показаться на первый взгляд. В работу капсулы включаются:

• Визуальная терапия с изменением цветов подсветки внутри капсулы
• Аудиотерапия: использование музыки с белыми шумами, что стимулирует появление тета-ритмов в коре головного мозга, отвечающих за восстановление и глубокое расслабление
• Легкая вибрация матраса, которая сопровождает сеанс погружения в поверхностный сон, напоминая тем самым электрическое массажное кресло

Все это помогает человеку качественно отдохнуть без погружения в глубокий сон и при этом строго контролировать время, отведенное на отдых. Не каждый способен сам вернуться к работе ровно через 10 минут отдыха, как это делал Штирлиц.

2. Стол с регулировкой высоты. Сегодня дизайнеры озадачены не только созданием красивого и эргономичного офиса. Головная боль последних лет — забота о здоровье сотрудников, проводящих на работе из-за большого количества задач и их интенсивности по 10−12 часов. Ни для кого не секрет: работая сидя, сотрудник сутулится — это ведет к появлению остеохондроза; сидит близко к монитору — это вредит зрению; неправильно настраивает высоту сидения — к концу дня болят и отекают ноги.

Компании по разному борются с малоподвижностью сотрудников:

• Организовывают отдельные спортивные мини-залы в офисе
• Размещают в офисе спортинвентарь
• Некоторые компании (в основном ИТ) приобретают для своих сотрудников корпоративные абонементы в фитнес-клубы

Порой дизайнеры и вовсе идут на маленькие хитрости, если структура офиса это позволяет. Например, размещают принтер, кухню или какое-то ключевое помещение на другом этаже, стимулируя тем самым необходимость хоть немного двигаться в течение дня.

На Западе пошли дальше: многие компании отказались от стандартных сидячих рабочих мест и отдали предпочтение регулируемым по высоте столам. Такая конструкция не только позволяет чередовать положение тела человека в течение дня, она также очень удобна при обсуждении коллегами срочных вопросов. Один из главных плюсов работы стоя: снижается нагрузка на спину и ноги. В США и Европе такие решения очень распространены. В Беларуси нам пока известен только один офис, полностью оснащенный столами с регулировкой высоты

3. Система сокрытия звука. Система сокрытия звука (sound masking system) обычно находит свое применение в офисах типа open space — для того, чтобы разговоры коллег не отвлекали остальных сотрудников от работы.

Мозг человека устроен так, что звуки и шум, не несущие информационную ценность, через некоторое время будут восприниматься как ненавязчивый фон. Например, журчание ручья, шум ветра, ниспадающего водопада или даже разговор на иностранном языке. Такие звуки не отвлекают человека, а в некоторых случаях даже наоборот — расслабляют или помогают концентрироваться. И шанс прижиться им в рабочем пространстве гораздо выше обычного разговора коллег на отвлекающие темы.

Концепция системы сокрытия звука как раз заключается в том, чтобы заглушать речь фоновым шумом подобного рода. Это значит, что формально сотрудник видит и осознает общение коллеги по телефону или обсуждение с товарищем какого-то важного вопроса, но фактически слышит звуковой ряд, помогающий не вдаваться в детали разговора.

Работает sound masking system следующим образом: в потолочной части офиса располагаются специальные источники звука на частотах, близких к частотам человеческой речи, что делает раздражающий гул менее различимым, и, следовательно, менее отвлекающим. Шум системы напоминает работу кондиционера на малых оборотах.

4. «Умные» пленки для стеклянных перегородок. Сами по себе стеклянные перегородки как вид зонирования и создания дополнительных кабинетов присутствуют в белорусских офисах уже давно. Перегородки — это решение гораздо более удобное, нежели дополнительные стены: они пропускают и сохраняют дневной свет, а само офисное пространство визуально не сужается за счет прозрачности стекла.

Однако есть и обратная сторона. Стеклянные стены не обеспечивают необходимый уровень конфиденциальности и приватности для сотрудников. Решением этой проблемы являются различные самоклеящиеся пленки, которые могут наноситься на поверхность перегородки в виде рисунка, простых геометрических форм или сплошной оклейки определенной площади стекла.

Более совершенным стал вариант так называемых «умных» пленок. Их существует несколько типов:

• Простой вариант — когда пленка может менять степень затемненности при помощи переключателя
• Более продвинутый вариант — пленка имеет специальную структуру, которая пропускает свет и позволяет видеть все физические объекты за стеклянной перегородкой. Однако изображения на экранах мониторов и панелях выглядят в таком случае размытыми и неразборчивыми, что обеспечивает конфиденциальность встречи за стеклянной перегородкой. Пленки первого типа уже присутствуют в некоторых белорусских офисах. Второй тип только на подходе.

5. Датчики умного офиса. Использование датчика в офисной среде позволяет решить как минимум две задачи.

1. Помогает отрегулировать параметры рабочего пространства автоматически. Например, информация от датчика температуры позволяет программе менять уровень отопления на подходящий для комфортной работы в офисе. А с помощью датчика движения позволяет определить, есть ли кто-то в помещении. Это необходимо для автоматического включения или выключения света. Такая опция весьма удобна относительно актуальных сейчас вопросов об экологии и экономии электроэнергии.

Более экзотическим для Беларуси примером является датчик заполняемости полок с молоком в офисном холодильнике. Закупка молока в таком случае производится автоматически, если запасы продукта подходят к концу.

2. Помогает в сборе информации о работе офиса. Анализ полученных данных позволяет оптимизировать работу open space. Например, датчик занятости переговорных комнат позволяет построить график их использования в течение дня, недели и даже месяца. А после анализа — оптимизировать работу офиса.

Если в переговорной комнате для 10−12 человек регулярно собирается не больше 5−6 человек, то, возможно, имеет смысл разделить это помещение на две отдельные переговорные комнаты.

Для таких целей могут использоваться как готовые коммерческие системы датчиков мировых производителей, так и, при наличии опыта программирования, простые и не очень дорогие датчики для мини-компьютеров типа Raspberry Pi или Arduino.

6. Очки виртуальной и дополненной реальности. Они могут активно использоваться в офисах для совместной работы над виртуальными объектами. Например, прототип стола можно покрутить и рассмотреть с разных сторон, поставить рядом с физическими объектами и увидеть, как они выглядят рядом и подходят ли по размерам. Подобную инновацию с дополненной реальностью ввели магазины IKEA. Человек наводит камеру смартфона на нужную часть комнаты, а на место предполагаемого расположения товара кладет каталог с нужной позицией. Так он может оценить, насколько хорошо вписывается вещь в интерьер.

Очки виртуальной реальности уже используют некоторые белорусские дизайнеры для создания моделей будущих офисов, устраивая виртуальные экскурсии клиентам. А автодилеры — для виртуальных тест-драйвов автомобилей. Так, недавно компания Ford устроила акцию, предложив посетителям одного торгового центра пройти виртуальный тест-драйв. А дизайнеры этой же компании спроектировали расположение приборной панели, кресел и механизмов управления в новой модели автомобиля с помощью технологии виртуальной реальности, что помогло им более детально и точно воссоздать рабочую часть будущего салона.

7. 3D-печать мебели и других предметов офисной обстановки. 3D-принтеры уже используются в белорусских офисах для быстрого создания прототипов будущих сложных инженерных деталей. Кроме этого, в обозримом будущем мы сможем увидеть изготовление реальных предметов офисной мебели или ее частей с помощью технологии, позволяющей создавать уникальные изделия в единственном экземпляре, специально приспособленные под запрос конкретного потребителя.

Мы думаем, что момент, когда 3D-печать выйдет на промышленный уровень, уже близок. Так, на Миланской неделе дизайна в этом году команда MIT’s Self-Assembly Lab и дизайнер Кристоф Губеран продемонстрировали данный процесс прямо за столом (что интересно, тоже созданным таким же путем 3D-печати). Потребовалось всего около 28 минут, чтобы воплотить в жизнь сложный дизайн. В другом эксперименте команда смогла напечатать изделие за 10 минут. Ранее производство аналогичной модели занимало 50 часов — с использованием другого процесса изготовления, конструкции и материала. Это свидетельствует о том, что данная отрасль развивается бешеными темпами, совершенствуя технику 3D-печати.

Многие идеи уже сейчас выглядят реально осуществимыми, некоторые — пока как фишка для создателя футуристического фильма. Но вполне возможно, что уже лет через 10 наша жизнь настолько ускорится, что все эти непростые инновации будут казаться неотъемлемой частью среднестатистического офиса, а на смену им, мы надеемся, придут еще более прогрессивные идеи.