Организаторы мероприятий часто арендуют устройства для перевода выступлений иностранных спикеров. Распространенная практика арендодателей в таких случаях — в залог за устройство брать номерок из гардероба или документ, удостоверяющий личность. Это практически на 100% гарантирует возврат устройства, но доставляет неудобство участникам.

Как сделать так, чтобы гостям выдавали оборудование для перевода без документов, если арендодатель принципиально не готов рассматривать «беззалоговый» вариант? Мы попросили нескольких траблшутеров решить эту задачу. Ответы одного из них, Сергея Горбунова, CEO компании Gorbunov Consulting, показались нам интересными.

Условия задачи

Задача довольно типичная, часто встречается на постсоветском пространстве. Допустим, на событии ожидается около 1000 участников, которым нужен синхронный перевод, и есть только одна местная компания, которая может предложить такое количество наушников и блоков для перевода.

Компания рассматривает вариант выдачи устройства только за документы, удостоверяющие личность: таким образом она страхуется от рисков, что кто-то из гостей, к примеру, случайно унесет оборудование домой — а каждый комплект стоит в среднем $ 300 (и действительно, участники событий нередко уносят комплекты).

В этой ситуации для организатора мероприятия появляется несколько проблем:

• Многим участникам не нравится сама процедура обмена документа на переводное устройство
• Многие забывают взять с собой документ — и это, как показывает опыт, происходит всегда. Даже с учетом напоминания через SMS, e-mail или по телефону

Оставить арендодателю деньги в залог за все оборудование организатор не может –получается слишком дорого.

1000 х $ 300 (цена одного блока для перевода) = $ 300 тыс.

Отказаться от наушников и транслировать в зал последовательный перевод тоже не вариант — такой перевод затягивает время выступления спикера более чем в два раза. Кроме этого, последовательный перевод раздражает тех, кто хочет слушать спикеров в оригинале.

Как же сделать так, чтобы клиентам выдавали устройства для перевода без обмена на их документы, если арендодатель на таком обмене настаивает?

Варианты решения задачи

Несколько траблшутеров задачу не решили (об этом ниже), но были и интересные предложения. Вот пример.

— Что видится на данный момент из адекватного:

• При заключении договора с арендодателем переводных устройств арендатор прописывает свои гарантии сохранности наушников
• Договариваетесь о системе контроля. Например, силами службы безопасности контролируется выход: для выхода нужно предъявить жетон (номерок, талон, штамп на запястье и т.п.), который выдается при сдаче наушников. Гость решил уйти — сдал на стойке наушники и получил жетон, который отдает на выходе охране
• Вместо жетона было бы круто использовать магнитные карты, но это тоже расходы. Допустим, показал билет — получил карту, по ней берешь устройство, кофе, раздаточный материал и т.п. Для выхода отдаешь карту — она показывает, нет ли «долгов»

• Как вариант — бейджи сделать защищенными и пронумерованными. Получение/возврат наушников связать с отметкой на бейдже. Его нужно сохранять до конца мероприятия. Чтобы выйти — сдаешь бейдж, по которому видно, сдал ли ты устройство для перевода

• Дополнительно к гарантии по договору может быть страховка сохранности устройств перевода
• Можно пронумеровать наушники (нанести на них маркировку или поместить в блок питания номер, соответствующий номеру билета гостя). Гость получает наушники с номером, соответствующим его билету. При недостаче по номеру видно, кто не сдал устройство. Правила заранее выдаются всем участникам на распечатанном флайере
• Хороший стимул — лотерея. В конце мероприятия можно сдать наушник, и по номеру на нем выиграть, например, книгу хедлайнера и т.п.
• Если есть ценный раздаточный материал, например, книги, то его выдачу можно отсрочить до конца мероприятия и выдавать в обмен на наушники

Не знаю, насколько уместный и реализуемый еще один вариант: как опцию «обеспечения мер безопасности» поставить рамку-металлоискатель. Как на вход, так и на выход. Просим выкладывать из кармана ключи, телефон. Если будут наушники — тоже зазвенит.

Не самые удачные решения

А вот ответы траблшутеров, которые наш тест не прошли:

• «Вопрос переговоров с компанией-переводчиком. Если у них такая принципиальная позиция, то можно найти другую» — и это при том, что в условиях задачи обозначено: компания с таким количеством наушников на рынке одна
• «И что они будут делать со мной, если я не верну наушники, а у них будет мой паспорт?» — основной вопрос как раз и заключался в том, как избежать залога документов
• «Пусть переводчик переводит не в наушники, а просто в микрофон со сцены» — в условиях указано, что параллельный перевод затягивает выступление и этого нужно избежать
• «А можно ли обойтись без перевода?» — в условиях также было указано, что большинство участников мероприятия нуждается в переводе

Были также ответы, которые заставили улыбнуться:

«Вы лично берете у компании поставщика все 1000 штук устройств — под свой паспорт. И выдаете участникам под залог денег. Возврат — в обратном порядке. Это самое простое. Чем не устраивает такое решение?»

Очень сложно представить, как с каждого участника можно взять по $ 300…