Если вам пришло «письмо» — как и для чего контролирующие органы используют чек-листы

Как компаниям использовать чек-листы (список вопросов от контролирующих органов), которые они могут получить при планировании проверок и во время их проведения — рассказывает Виктория Высотенко, директор компании «Юридическое бюро «А-Квадратум»

— Некоторые компании и предприниматели уже получали от государственных органов документ, называемый контрольным списком вопросов, или чек-листом. Кто-то может получить их в первый раз. Почему этот документ направляется, что означает и для чего он нужен — попробуем разобраться.

Чек-листы используются государственными органами при планировании и проведении проверок организаций и индивидуальных предпринимателей.

В законодательстве обозначено:

«Под контрольным списком вопросов (чек-листом) понимается исчерпывающий перечень требований, которые могут быть предъявлены проверяемому субъекту в соответствии с законодательством, подлежащих проверке соответствующим контролирующим (надзорным) органом».

Это определение чек-листа содержится в Положении о порядке организации и проведения проверок, утвержденного Указом от 16.10.2009 № 510.

Кто применяет чек-листы и кто их может получить

Перечень контролирующих органов, которые применяют чек-листы, утвержден Совмином.

В настоящее время таких государственных органов 13. Некоторые из них:

• Министерство внутренних дел (контроль охранной деятельности)
• Министерство здравоохранения (надзора за соблюдением санитарно-эпидемиологического законодательства)
• Министерство по налогам и сборам (контроль соблюдения законодательства в некоторых сферах. Например, сфере производства алкогольной, непищевой спиртосодержащей продукции)
• Министерство природных ресурсов и охраны окружающей среды (контроль в области охраны окружающей среды, рационального использования природных ресурсов)
• Министерство торговли (контроль в сегменте торговли, общественного питания, бытового обслуживания, защиты прав потребителя)
• Министерство труда и соцзащиты (контроль соблюдения законодательства о занятости) и т.д.

Если для соответствующего контролирующего (надзорного) органа предусмотрено использование чек-листа, он является обязательным для применения контролирующим органом при планировании проверок.

То есть все госорганы, которые включены в перечень, при планировании плановых проверок в зависимости от сферы деятельности обязаны направить чек-лист компаниям.

В ходе планирования проверок надзорные органы могут направлять чек-листы только компаниям и предпринимателям, которые относятся к средней или низкой группам риска (критерии отнесения к той или иной группе риска утверждены Указом № 510). Чтобы проанализировать соблюдение ими законодательства и определить необходимость назначения плановой проверки.

В этом случае с помощью такого списка вопросов контролирующий орган собирает информацию о субъекте, анализирует соблюдение им законодательства и определяет, нужно ли включать эту организацию или предпринимателя в план проверок.

Предоставить информацию по полученному чек-листу компания должна не позднее 10 рабочих с дней с момента его получения.

При этом если в результате анализа полученной таким образом информации признаки нарушений госорган не установит, то плановая проверка в отношении организации из средней группы риска может быть не назначена, а отнесенной к низкой группе риска — не будет назначена.

Эти правила не могут быть применены к субъектам, отнесенным к высокой группе риска. Предоставить информацию по чек-листу также необходимо в течение 10 рабочих дней, иначе организации грозит наложение штрафа от 4 до 20 БВ (ст. 23.16 КоАП).

Как используются чек-листы

Содержание чек-листов зависит от конкретной сферы деятельности и формы чек-листов — они утверждаются приказами и постановлениями контролирующих органов, которые их направляют. Но любой чек-лист содержит 4 графы (варианты «ответа»):

• «Да» — если предъявляемое требование реализовано им в полном объеме
• «Нет» — если предъявляемое требование не реализовано или реализовано не в полном объеме
• «Не требуется» — если предъявляемое требование не подлежит реализации проверяемым субъектом и (или) контролю (надзору) применительно к данному проверяемому субъекту
• Указать соответствующий количественный показатель — если предъявляемое требование подлежит количественной оценке

Чек-листы используются не только при планировании проверок, но и непосредственно в ходе проверки — самими проверяющими. Но уже не как способ сбора и анализа информации, а скорее как форма ее отражения в процессе проверки.

Проверяющий сам заполняет этот список вопросов, но только по тем пунктам, которые подлежат проверке и являются неотъемлемой частью акта либо справки проверки.

В чек-листе должны быть указаны сведения о проверяющем органе и проверяемой организации/предпринимателе, номер чек-листа, дата начала и окончания его заполнения.

1. Если чек-лист применяется при планировании проверки и направляется для заполнения, контролирующим органом проставляется дата направления чек-листа. Остальную информацию компания/ИП заполняет самостоятельно.

2. Отметкой «X» обозначается заполнение чек-листа при планировании проверки либо в ее ходе. Указывается вид проверки: плановая, внеплановая.

3. Проверяющие могут заполнять только разделы и пункты чек-листа, которые относятся к вопросам, подлежащим проверке и указанным в предписании на ее проведение.

4. Если чек-лист заполняется при проведении проверки, то подписывается проверяющим и представителем компании с указанием их имен, фамилий, должностей, даты его подписания.

5. Контролирующие органы могут рекомендовать компаниям заполнить чек-лист – и отправить его назад. Цель: проведение внутреннего контроля, предупреждение контролирующими органами правонарушений.

Хотелось бы отметить, что процент отправки подобных чек-листов не так уж велик. Многие организации и вовсе о них не слышали. Но если уж чек-лист к вам пришел, не нужно паниковать. Спокойно и внимательно заполните его и отправьте обратно в установленный срок. Это просто сбор сведений — проверка может к вам в итоге и не прийти (исключение составляют организации, относящиеся к высокой группе риска).