С чего начинать постановку управленческого учета – 4 правила

Далеко не во всех белорусских компаниях малого и среднего бизнеса управленческий учет поставлен должным образом. Хотя он необходим для эффективной работы бизнеса. Наш эксперт, учредитель и консультант по налогам бухгалтерской компании «БизнесСтарт» Ольга Иваненко рассказала, с чего начинать создание системы управленческого учета.

– Для принятия грамотных управленческих решений собственнику и топ-менеджеру необходимо получать финансовую информацию о состоянии дел максимально оперативно. По моему мнению, если все первые лица компаний займутся постановкой управленческого учета, количество ликвидаций и банкротств в нашей стране значительно снизится.

Однако сегодня большинство руководителей малого и среднего бизнеса ведут управленческий учет на своем предприятии, полагаясь лишь на данные бухгалтерии.Это ведет к ряду серьезных проблем. Ведь система бухучета создана для целей государственных органов, а не для планирования работы организации. К тому же, она отражает только свершившийся факт, причем с запозданием. А для принятия важных решений в режиме реального времени необходимо иметь информацию, которая позволяет прогнозировать финансовую ситуацию.

Основной причиной отказа белорусских компаний от управленческого учета – издержки на его организацию и ведение. Они, как правило зависят от масштаба бизнеса, и действительно могут быть достаточно велики. Но с другой стороны, использовать полноценную систему такого учета необязательно. Довольно часто достаточно создать несколько таблиц в Excel, которые будут отвечать потребностям именно вашего бизнеса.

Что нужно для создания системы управленческого учета

Правило 1. Грамотно выбрать ключевые показатели, которые влияют на деятельность компании. Их нужно постоянно мониторить.

Правило 2. Не нагружать управленческим учетом бухгалтера. Среди собственников бытует мнение, что достаточно купить доработанную версию 1С:Бухгалтерии, отражать каждый документ в ее базе, и таким образом вести не только бухгалтерский, но и управленческий учет.

Однако это большое заблуждение. Ведь для целей управленческого учета документ должен содержать массу дополнительных реквизитов.

Пример. Проектное предприятие, заработная плата сдельная. В проекте участвуют 25 сотрудников, заказчику выставляется акт – на всю сумму оказанных услуг. Для бухгалтерского учета выручки этих данных будет достаточно. А для управленческого – нет, ведь в акте нет ответов на вопросы:

1. Какая часть выручки приходится на каждого сотрудника или отдел.

2. Какое подразделение отвечает за данный проект.

3. Является ли сделка частью другого проекта или носит разовый характер.

Из-за отсутствия такой информации бухгалтер не сможет на основе документа создать аналитическую записку. Необходимые данные нужно запрашивать у менеджера, который отвечает за этот проект, или у финансового директора, если он работает на предприятии.

Правило 3. Отражать в управленческом учете реальные цифры. Самый яркий пример – данные об амортизации. В бухгалтерском, налоговом и управленческом учете они могут быть разными.

Пример. Вы купили ноутбук за $1000. Через месяц бухгалтерия высчитывает его стоимость с учетом срока службы – согласно нормативам. По бухгалтерскому отчету, цена уменьшается незначительно.

Однако на рынке бывшей в употреблении техники ноутбук будет оцениваться вдвое дешевле нового. То есть его реальная стоимость составит $500.

Правило 4. Управленческий учет может «работать» со сделками, по которым еще не осуществлялись платежи и не были составлены официальные документы. В него также вносятся ожидаемые поступления средств, планируемые сделки и задолженности.

Пример. 1 июня вы провели переговоры и знаете, что 7 июня заказчик сделает платеж по контракту в размере 30 млн рублей. Исходя из этого, можете планировать дополнительные расходы в июне.

Бухгалтер же сообщит о зачислении этих средств только 30 июня.

Основные отличия между бухгалтерским и управленческим учетом можно представить в таблице.

Конечно, при постановке управленческого учета лучше всего обратиться к профессионалам. Однако даже используя приведенные выше правила вы увидите, насколько более значительным и полезным объемом информации о своем бизнесе можете располагать.