Избежать лишних убытков и внимания налоговой: исправляем ошибки кассира

За ошибки кассира приходится платить и самому кассиру, и компании. Промахов в работе не избежать, а вот штрафов — вполне реально. Что делать, если кассир «накосячил», рассказывает основатель бухгалтерского сервиса «Делай Свое Дело» Маргарита Новосельцева.

— Расскажу об основных ошибках кассиров и том, как их избежать или исправить.

Ошибка № 1: кассир пробил чек по терминалу, но не пробил по КСА (кассовому суммирующему аппарату). Как вариант — кассир пробил чек по терминалу, а показал, как наличку по КСА (или наоборот).

Первый случай расценивается как занижение налогооблагаемой базы. Кассир должен написать объяснительную и пробить чек по КСА.

Второй случай показывает, что предприятие не следит за кассовой дисциплиной. Такие ошибки приводят к тому, что в книге кассира будет показана неверная сумма остатка денег в КСА.

Что делать: В конце дня до формирования Z-отчета сверить цифры — в графе «Итого» в отчете по терминалу и в графе «Безналичные продажи» в Х-отчете — они должны совпасть. Если нет — значит где-то закралась ошибка и нужно разбираться. Также при заполнении книги кассира нужно сверить фактические наличные деньги с данными книги. Чтобы избежать ошибки, книгу кассира нужно заполнять каждый день (каждую смену).

Ошибка № 2: кассир пробил чек неправильно.

Что делать, если ошибка обнаружена до печати кассового чека:

1. Исправить на КСА неправильно набранную информацию.

2. Отменить операцию в чеке или отменить весь чек в зависимости от модели КСА.

3. Ввести правильные данные.

Что делать, если ошибка обнаружена после печати кассового чека:

1. Выдать покупателю новый кассовый чек.

2. Ошибочно сформированный чек оставить у себя. Каким образом его оформить, подскажет обслуживающая КСА организации. Использование (погашение) таких чеков запрещено.

3. В конце рабочего дня (смены) составить реестр ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования и приложить к нему все ошибочно сформированные чеки за весь рабочий день (смену).

4. Если кассовое оборудование без СКНО (средства контроля налоговых органов), то в книгу кассира в графу 11 нужно внести итоговую сумму, указанную в реестре.

5. На кассовом оборудовании с СКНО — аннулировать ошибочно сформированный чек.

Что делать и чего не стоит, если кассир обнаружил ошибку, а покупатель с чеком уже ушел:

1. Не пробивать на кассовом оборудовании правильный кассовый чек и не составлять реестр ошибочно сформированных платежных документов.

2. В конце рабочего дня (смены) вывести Z-отчет, несмотря на допущенную ошибку.

3. Не вносить исправления в Z-отчет.

4. Заполнить книгу кассира на основании данных из Z-отчета — графы 5, 7, 8, 9.

5. В графе 12 книги кассира указать фактически сданную выручку за рабочий день (смену).

6. В графе 13 книги кассира записать фактический остаток наличных денег на конец дня (смены).

7. Написать объяснительную — когда, как и на какую сумму произошла ошибка.

Ошибка № 3: кассир провел возврат товара без надлежащего оформления документов.

Ошибка чревата тем, что у кассира, вернувшего покупателю деньги из кассы, сумму возврата вычтут из заработной платы.

Как нужно поступить:

1. Получить устное или письменное заявление покупателя о желании вернуть товар.

2. Проверить, действительно ли товар куплен у вас. Подтверждением может быть чек, квитанция или другие документы, свидетельские показания, элементы упаковки, подтверждающие приобретение.

3. Посмотреть перечень товаров, не подлежащих возврату. Если товара в этом списке нет, и если он не поврежден, то — вернуть деньги или поменять на другой.

Важно: Не возвращать деньги и не менять товар, если товар поврежден покупателем.

Как вернуть деньги:

1. Оформить акт о возврате покупателю наличных денег (если чека нет, то в графе «№ чека» в акте поставить прочерк).

2. Если покупатель предъявил чек на несколько позиций, то вернуть деньги и копию чека (чек) с отметкой о возврате товара, а чек (копию чека) с отметкой о возврате оставить себе.

3. В конце дня в книге кассира в графе 10 «Возвращено сумм наличных денежных средств покупателям» поставить цифру.

Ошибка № 4: кассир отдал деньги из КСА и не оформил документы.

Такая ситуация — риск для кассира. Только подтверждающий документ докажет, что выручку он сдал, а не присвоил.

Что делать: даже если приходит собственник или директор, требовать оформления документов, например, расходный кассовый ордер.

Ошибка № 5: кассир принял деньги без подтверждающих документов.

Любые денежные средства принимаются с оформлением специальных документов или пробитием чека! Исключения смотреть в пункте 25 Инструкции Нацбанка РБ.

Как избежать: оформлять документы.

Ошибка № 6: кассир сдал денег больше, чем продал.

Частая ошибка, если не вести учет или книгу кассира. На расчетный счет нужны деньги — и кассир сдает сколько нужно. Потом выясняется, что столько денег предприятие даже не заработало.

Как избежать: вести учет и книгу кассира.

Важно! Если вы сдаете на расчетный счет больше денег, чем пробили по кассе, ИМНС поймет, что, скорее всего, вы пробиваете не все чеки.

Ошибка № 7: кассир не сдал выручку.

Выручку обязаны сдавать все, кроме ИП. Выручка из КСА и выручка из кассы предприятия изымается не реже 1 раза в 7 дней и не реже 1 раза в 30 дней.

Что делать: сдавать выручку вовремя и в соответствии с пунктом 15 Инструкции Нацбанка РБ.