«Работают за полцены, потому что кушать хочется» — смотрите, что творится в event-индустрии под Новый год

Из-за отмены массовых мероприятий и других ограничений, связанных с пандемией Covid-19, компании — организаторы праздников оказались в сложной ситуации. Как перевести детский праздник в онлайн или отрепетировать спектакли, когда команду собрать невозможно? Руководитель творческой мастерской «Дрозды» Олеся Дроздова рассказала, как в ее компании нашли способы пережить непростой год и даже заработать.

«С Дедом Морозом у меня не только общий бизнес, но еще и семья и трое детей» — как мы построили праздничную компанию

— Нашей компании «Дрозды» в январе 2021 года исполнится 13 лет. Началось все так: 15 лет назад я попробовала себя в роли Снегурочки, а через год встретила своего Деда Мороза. Теперь с этим «Дедушкой» у меня не только общий бизнес, но еще и семья и трое детей. А организация праздников, которую я долго рассматривала исключительно как хобби, переросла в дело всей нашей жизни.

Я уже точно не вспомню, какие вложения потребовались для запуска бизнеса. Но минимум, который необходим для старта в этой индустрии, — это костюмы. Чтобы сэкономить, многое я делала своими руками: что-то шила самостоятельно или покупала в секонд-хендах и потом дорабатывала под наши нужды.

За 13 лет мы развили в бизнесе несколько направлений:

• Организация свадеб и декоративное оформление торжеств
• Детские праздники (дни рождения, выпускные)
• Новогодние спектакли
• Школа аниматоров, школа Дедов Морозов
• Прокат карнавальных костюмов

Главная особенность праздничного бизнеса — ярко выраженная сезонность. Свадьбы в основном проводятся с мая по сентябрь. Случаются они, конечно, и в другие месяцы, но значительно реже. Новогодние представления и поздравления приходятся на декабрь и начало января. Все остальные направления нашего бизнеса: прокат костюмов, школа аниматоров, детские мероприятия — работают круглый год, но без ярко выраженных всплесков по месяцам. 50% дохода компании приносит организация новогодних мероприятий, остальные праздники особенно важны в другие сезоны.

Мы предоставляем все услуги под ключ: от организации получасового детского праздника до двухдневной свадьбы.

При этом, несмотря на огромный ассортимент услуг, которые мы оказываем, в штате у нас совсем немного персонала. Event-бизнес построен таким образом, что держать в штате фотографа, декоратора, диджея и т.д. нет никакого смысла. Есть большой выбор подрядчиков, которые оказывают эти услуги. Давно вращаясь в этой сфере, мы выбираем для сотрудничества тех, чьим качеством услуг и ценой довольны мы и наши клиенты. За сезон работаем с 30−40 подрядчиками.

Другое дело — аниматоры и ведущие. Это уже наша прямая ответственность, поэтому их мы растим сами: обучаем в нашей школе, проверяем на наших мероприятиях. С ними же дальше и сотрудничаем.

Что касается продвижения, мы пробовали самые разные варианты: от рекламы в печатных изданиях и расклейки листовок на подъездах до активного участия в профессиональных и бизнес-сообществах.

Самый главный канал продвижения для event-бизнеса — сарафанное радио. Если люди видели тебя на свадьбе друзей и им понравилась организация мероприятия, они приглашают провести (организовать, декорировать) свой праздник. И это не обязательно будет свадьба. У людей случаются юбилеи, крестины, происходят новоселья, выписки из роддома, корпоративы и т.д.

Люди предпочитают не тратить время на самостоятельный поиск организаторов праздника, а воспользоваться рекомендациями друзей. Поэтому event — это услуги, которые на 70% продаются по рекомендациям.

Чтобы привлекать клиентов с помощью сарафанного радио, главное, не стесняясь, просить клиентов оставлять отзывы о работе event-компании. Чем более подробным будет отзыв, тем лучше. Кроме того, нужно брать инициативу в свои руки и предлагать довольным вашими услугами клиентам рекомендовать вас друзьям и знакомым. Можно сделать приятный бонус или небольшую скидку пришедшим по совету клиентов или тем, кто вас порекомендовал, на следующий заказ.

В соцсетях же людям интересна жизнь изнутри. Подписчики всегда положительно реагируют на наши прямые эфиры «подсмотри за Дедом Морозом», на полезные советы и обзоры.

Для удобства заказчиков мы создали в этом году несколько профилей в Instagram. Для каждого проекта и направления — свой профиль, чтобы не смешивать все в одну кучу. Прокат костюмов, школа аниматоров, новогодние праздники, свадьбы, детская анимация, мой личный блог — все это я выделила в отдельные аккаунты. И вижу положительный эффект: выросло количество запросов в директе, лидогенерация улучшилась в несколько раз.

«Теорию-то расскажут… Но где практиковаться?» — как мы планировали рост, а столкнулись с пандемией

2019 год для нас оказался одним из лучших. Было показано более 100 детских спектаклей, организовано 47 свадеб, проведено более 200 детских мероприятий, из нашей школы выпущено 10 талантливых Дедов Морозов и Снегурочек.

В планах на 2020 год был выход на рынки Литвы и Латвии. Я уже нашла партнеров для нескольких совместных проектов, т.к. к сфере event-образования есть интерес на рынке соседних европейских стран.

Event-образование — это новое направление в сфере профессионального обучения. Как стать высококлассным аниматором или профессиональным Дедом Морозом? В Беларуси event-образование пока находится в зачаточном состоянии. Есть Университет культуры и искусств, где всю теорию расскажут… Но где практиковаться? Как научиться продавать свои услуги? Что нужно, чтобы открыть свое event-агентство? Так мы увидели свободную нишу и решили ее занять.

В нашей школе мы предлагаем много практических занятий. Например, регулярно устраиваем благотворительные и волонтерские праздники, на которых можно попробовать свои силы в качестве аниматора, актера — персонажа сказки или ведущего.

Итак, мы планировали масштабирование нашего бизнеса. Но с марта 2020 года начались кардинальные изменения. Коснулись они в первую очередь свадебной индустрии и детских праздников. Все свадьбы с апреля до середины июля были отменены.

Причем сначала клиенты пытались торговаться, объясняя желание снизить стоимость услуг организаторов и ведущих праздников уменьшением количества гостей. Но это так не работает. Если на праздник пришло в 5 раз меньше гостей (не 100, а 20), то это не значит, что вы сможете снизить его стоимость в 5 раз.

Творческая услуга — это не колбаса на рынке. И если на праздник пришло на 30% меньше гостей, то это не означает, что ведущий станет на 30% меньше шутить.Небольшие скидки — до 20% максимум — были возможны. И 20% в форс-мажорных обстоятельствах — это немного. Многие ведущие сейчас уже работают за половину своей прошлогодней стоимости. Потому что кушать хочется.

Начались массовые отмены мероприятий. Более слабые представители event-индустрии ушли в демпинг, а те, кто посерьезнее, цену держат и сегодня.

Для многих людей пандемия стала классным прикрытием, чтобы не организовывать масштабные свадьбы, а сэкономить деньги и время. В другое время все дяди, тети, троюродные бабушки и Вася из 9-го подъезда не поняли бы, почему вы не пригласили их на свадьбу. А во время пандемии стало нормой тихонько расписаться в ЗАГСе и сходить в ресторан только с родителями.

В середине июля 2020 началось оживление в свадебном бизнесе, а в сентябре очень подрос рынок детских праздников. Народ праздновал все — и первое сентября, и дни рождения у всех, ко празднует летом, и День учителя… Видно было, что все соскучились по праздникам. Это был лучший сентябрь за все время существования моей компании — плюс 300% к показателям по выручке по сравнению с 2019 годом.

А в октябре все опять легло. В ноябре стало понятно, что и новогоднего сезона тоже не будет. Как и в предыдущие годы, в 2020 году доход от новогодних праздников составляет около 50% от годового. Но количество проведенных мероприятий и сумма полученных доходов может оказаться в 5−10 раз меньше, чем в прошлом году.

Очень многие компании до 2020 года «проезжали» исключительно на новогодних корпоративах. Провел пару банковских корпоративов под ключ — и можно до сезона свадеб отдыхать. В этом году все изменилось. Корпоративов мало, конкуренция — сумасшедшая.

В целом, на рынке новогодних event-услуг в Беларуси работает около 40 компаний, из которых 7−10 крупных и опытных, а остальные — «залетные». Кроме компаний, есть еще самостоятельно продающие свои услуги ведущие праздников, Деды Морозы, декораторы — их сотни.

Весной 2020 года я была уверена, что вся эта пандемия ненадолго и к зиме все точно рассосется. Попытки что-то менять в налаженных за столько лет бизнес-процессах я считала нелепостью. Но сегодня стало понятно, что рынок event изменился надолго, а возможно, и навсегда.

Причины этих изменений — пандемия, страх родителей, что их дети заразятся. На праздниках всегда много людей, и детей невозможно удерживать все время у себя на коленях. На свадьбах и корпоративах танцы, плотная рассадка за столом, совместные перекуры — все способствует распространению вирусов.

«Именитые фотографы соглашались работать и за $ 100» — что изменилось для бизнеса в сфере event

В 2020 году бизнес event-индустрии пережил серьезные потрясения, поэтому пришлось принять как факт, что некоторые вещи изменятся:

1. Работа с сотрудниками и их занятость. С апреля по июль мы дружно отдыхали и придумывали новые варианты развлечений для публики: праздники для небольших компаний, разные тематические мероприятия.

Например, я начала организовывать тематические фотосессии на свежем воздухе. Не индивидуальные, а групповые. Наша задача — придумать классную тему, найти красивую локацию, сделать тематический декор, собрать людей и договориться с фотографом. Плюс сделать так, чтобы людям понравилось и захотелось опять к нам обратиться. За летний сезон мы организовали более 30 таких тематических фотосессий.

2. Стоимость услуг. Многие подрядчики, менее приспособленные к резким изменениям, — например, те, кто уже несколько лет работал только на европейские рынки и полностью потерял связь с белорусским, вынуждены были соглашаться на новые проекты практически за бесценок, чтобы просто выжить.

Например, фотографы, которые несколько предыдущих лет работали только на итальянских невест и за день съемок брали минимум $ 1000, после закрытия границ соглашались работать и за $ 100 в Беларуси.

3. Бизнес-процессы. Пришлось перевести многие процессы в онлайн: от закупки всего необходимого и ведения бухгалтерии до подбора подрядчиков. Правда, репетиции спектаклей все еще проводятся офлайн.

4. Общение с заказчиками. Практически все переговоры с потенциальными клиентами (женихами, невестами, мамочками, HR-компаниями) перешли в онлайн. В первую очередь это Instagram, далее — Viber или Telegram. Модными становятся не звонки, а голосовые сообщения, не встречи, а Zoom-конференции.

«Индивидуальное чаепитие с Дедом Морозом» — что мы придумали, чтобы не разориться в пандемию

Если смотреть на структуру наших доходов только в новогодний период, то почти 60% приносили спектакли и утренники. В ноябре я поняла, что и новогодний сезон — совсем не сезон в 2020-м.

Выезд детей на спектакли официально запрещен как в школах, так и в большинстве организаций. Несмотря на отсутствие карантина в стране, продать билеты на массовые мероприятия возможности практически нет. «Главная елка страны» отменила почти 75% своих мероприятий. Что уж говорить про частные компании!

Как только я это осознала, начала придумывать новые проекты. Мы запустили:

• Индивидуальную семейную программу. «Чаепитие с дедом Морозом» — это антиковидный вариант праздника, когда Дед Мороз принимает в своем доме за один визит только одну семью. Это новый и очень серьезный проект. Он предполагает большие вложения и риски. Например, требуются затраты на оформление дома Деда Мороза внутри и снаружи. В нем нужно продумать все до мелочей: от ложечек на столе до входной сказочной двери. К тому же потребовалась реклама и продвижение в соцсетях. Точную сумму расходов назвать сложно, ожидаем, что будут еще незапланированные расходы. В целом в домик вложено более $ 5 тыс.
• Онлайн-поздравление от белорусского Деда Мороза. Тоже новый для нас вариант общения с детьми. Но такой вариант, во-первых, вывел нас на новые рынки. Например, мы стали проводить онлайн-праздники для заграничных клиентов — из Италии, США и России. Там тоже нужны русскоговорящие Дедушки Морозы. А во-вторых, этот вариант позволил нам не потерять связи, сложившиеся у нас ранее, со многими семьями, которые уехали в 2020 году за границу.
• Праздник на улице. Это не новый формат. Праздники на улице востребованы каждый год, но мы их никогда сами не предлагали и не рекламировали. Это скорее было эксклюзивное пожелание заказчика. Сейчас это востребованный формат, про который мы рассказываем нашим клиентам.

Работа ведущих, аниматоров, фотографов, декораторов происходит в масках. Но только по желанию клиента. То есть маски есть, и мы всегда уточняем, хочет ли клиент, чтобы все вовлеченные в праздник были в масках. В 90% случаях клиент не против того, чтобы ведущий и аниматоры были без масок. Но спросить об этом у клиента — это, как минимум, наша обязанность.

К нашей школе аниматоров и школе Дедов Морозов в этом году мы добавили новый формат — в ноябре я запустила онлайн-школу Снегурочек. Идея появилась слишком поздно, практически накануне Нового года, тем не менее результат я оцениваю, как положительный. Было 15 слушательниц, из которых 5 не проживают в Беларуси. Для нас это возможность выхода на новые аудитории по всему миру. И это радует, так как в офлайне раньше мы ограничивались только Беларусью.

Сейчас мы действуем так: сначала все подробно просчитываем и только потом делаем. Раньше мы в каждый проект, как говорится, ныряли с головой. Делали проект, а потом его продавали. Сейчас все изменилось: сначала мы находим того, кто готов купить идею или проект, а потом это реализуем. Так сложнее, но спокойнее.

Многие статьи расходов мы урезали и пересмотрели. Например, у нас в штате нет менеджеров по продажам и маркетолога. Часть задач я взяла на себя в этом году, оставила только помощницу. Кроме того, мы не ставили новый спектакль-сказку, не закупали реквизит и не шили костюмы. Просто пересмотрели залежи того, что у нас накопилось за долгие годы, кое-что обновили и отремонтировали.

«Доходы упадут сильно, но есть шанс не потерять клиентов» — что будет с рынком event-услуг в 2021 году

В целом, наблюдая за другими компаниями в event-сфере, я вижу, что очень мало кто двигается вперед. Коллеги ждут, что вернется 2019 год и останется навсегда. Мало кто начинает придумывать что-то новое и шевелиться.

Но я уверена, что нужно думать, пробовать новое, рисковать. Много работать. Да, доходы могут упасть и, скорее всего, упадут сильно, но есть шанс не потерять клиентов. У нас за годы существования компании наработано более 400 постоянных клиентов, и наша задача — предлагать им то, что актуально сегодня.

Мой совет — звоните своим клиентам и вместе с ними обсуждайте те варианты, которые им могут быть интересны в сегодняшней ситуации.

А потом садитесь и хорошо все рассчитайте: риски и возможности, расходы и доходы. Включайте голову и не опускайте руки. И помните: так, как раньше, уже не будет.

Вот какой прогноз на 2021 год я могу дать по рынку event:

• Люди распробуют онлайн для детских мероприятий. И это станет нормой в случае локдауна или хорошей альтернативой в любой жизненной ситуации.
• Свадьбы станут проводиться в гораздо меньших масштабах, но офлайн.
• Многие event-агентства включат в свой прайс такой пункт, как проведение мероприятий в онлайне. И это новая большая ниша, в которой все мы делаем только первые шажочки.

Читайте также

• «Спасибо, что живой»: как компании поздравляют партнеров с Новым годом и что им дарят
• Экскурсия на стройку и недельный онлайн-марафон: как компании проведут новогодние корпоративы в условиях пандемии
• «Свекровь пошутила, а мы всерьез задумались» — смотрите, как эта девушка построила новогодний бизнес