Личный опыт «Про бизнес» 11 октября 2019

10 раз перебронировать билеты и встать в 3 часа ночи на совещание — каково работать (с) личным ассистентом

Они встают по ночам на совещания, ремонтируют затопленный потолок в квартире, оплачивают штрафы или просчитывают стоимость бензина из точки А в точку Б… Эти многофункциональные специалисты — личные ассистенты предпринимателей и руководителей. Что скрывается за «личными задачами» и «гибким графиком» в таких вакансиях? Мы записали личные истории с обеих сторон.

«Обалдел, когда увидел, сколько времени съедает текучка»

**Роман Кубарьков**
Руководитель UAB Angelas verslui, Belgazon.com и ряда других проектов

— В 2018 году я с партнером запустил кафе и сервис по доставке суши. Это был не единственный мой проект, работать приходилось почти круглосуточно. В какой-то момент я понял, что слишком устаю. Решил оценить, на что трачу время, и перевести в денежный эквивалент (стоимость своего часа я знал). Я просто обалдел, когда увидел, сколько съедает текучка, которая не требует ни моей квалификации, ни моего опыта, ни моих знаний — передача документов, сбор-отсев коммерческих предложений, поиск билетов и гостиниц для командировок…

Буквально через несколько дней мне написала девушка, которая давно была подписана на меня в Instagram. Она поинтересовалась, не найдется ли для нее подработка. Так у меня и появился ассистент.

На ее плечи легли задачи от покупки билетов, доставки корреспонденции до бытовых вопросов — например, замены резины на СТО. Она помогает и в организации мероприятий, семейных и с коллегами — покупка подарков, продуктов.Например, однажды за час до вылета я увидел, что потолок в квартире затопили соседи. По дороге в аэропорт позвонил помощнице — дальше все решала она. Я приехал через несколько дней в отремонтированную квартиру. В тот момент я очень обрадовался, что передал ассистенту копию ключей. Хотя это было непростым решением.

Работа оплачивается в зависимости от нагрузки, в среднем выходит 400−500 рублей ($ 194−243) в месяц. Если задач больше, чем мы оговорили при найме, плачу дополнительно, но оцениваю я это интуитивно.

«Ассистент просыпается для меня в 3 часа ночи»

**Оксана Таран**
Руководитель проекта «А зачем? А просто так!»

— В сентябре 2018 мне нужно было уделить время близкому человеку по состоянию здоровья. Я начала искать ассистента по рекомендациям и нашла в Москве (а я живу в Минске). Но для меня это не проблема, потому что я часто летаю по работе. Сегодня в Запорожье, завтра в Ванкувере.

Тяжело было на расстоянии доверить планирование своего графика, но мы это решили. Мы держим связь с помощью WhatsApp и Trello. Ассистент занялся выполнением мелких поручений — найти билеты, отправить письмо, составлением и контролем моего графика, обработкой писем и новостей. Для деловых переписок есть рабочий e-mail, я не доверяю доступ к личному аккаунту в Фейсбуке. Если это происходит в разных часовых поясах, ассистент просыпается в 3 ночи на совещание со мной.Бывают и срочные задачи — отправить посылку в другой стране, спланировать для меня часовую экскурсию по незнакомому городу. За все это я плачу $ 300 в месяц. Иногда появляются не оговоренные ранее задачи — например, в этом месяце ассистент получит премию, если найдет мецената в мой социальный проект.

«Знание, кто такой Берлиоз, — обязательно»

**Оксана Зарецкая**
Преподаватель по этикету, тренер по деловым коммуникациям

— Первый персональный помощник появился у меня в мае 2018. Среди прочего, мне были важны воспитание и чувство такта (например, он понимает, почему не надо поправлять неправильное ударение собеседника). Хорошие признаки, если есть ежедневник, и кандидат ведет расписание в календаре. Также — ходит в театр, читает книги, знает, кто такой Берлиоз.

Такой человек нашелся через 3 недели. Он организует мой график, ассистирует на съемках и тренингах, переговорах и деловых встречах (конспектирует беседу, напоминает о встрече), ведет мои профили в соцсетях на основе подготовленных мной текстов, размещает анонсы моих мероприятий и формирует группы на обучение, ведет документооборот и техническую переписку с клиентами, подрядчиками, партнерами, посещает светские мероприятия, а также выполняет частные поручения — отвезти/забрать реквизит для съемки, передать документы, записать меня к парикмахеру, найти подарок клиенту. Мы работаем через Trello и GoogleDoc и держим связь по мессенджеру.

Важная часть — обучение. Специфика моей деятельности — этикет и деловая коммуникация — практически не позволяет найти ассистента, профессионально владеющего этой темой. Поэтому ему обязательно надо ходить на все мои лекции, читать литературу, которую я порекомендую, посещать важные культурные мероприятия. Раз в неделю мы занимаемся персонально — глубоко погружаемся в историю этикета, работаем над грамотностью речи, читаем с разбором классическую литературу на предмет культуры, истории и этикета.

Кадр из фильма "Тайны института благородных девиц" (2013) — Кадр из фильма «Тайны института благородных девиц» (2013)

Оплата ассистента складывается из двух частей: фиксированная 600 рублей ($ 291) и процент от продаж обучающих курсов, съемки рекламных видеороликов и консультаций. На мой взгляд, нанятый человек должен минимум в пять раз больше приносить денег, чем его зарплата. И в моем случае это не значит, что я перенесла часть работы на другого. Моя цель — увеличить объем заказов минимум в три раза.

«Отдала ассистенту пин-коды от карточки и ключи от квартиры»

**Ольга Иваненко**
Режиссёр рекламных роликов, учредитель продакшн-студии PLAY

— Пару лет назад я слушала курсы по финансовой грамотности и управлению временем. Когда я делала снимок дня/недели, выяснилось, что слишком много ресурсов уходит на задачи, которые не только отнимают время, но еще иногда и бесят.

В выборе ассистента очень внимательно я смотрела на стрессоустойчивость — я особа творческая, часто прямая и жесткая. Поэтому рассчитывала на то, что ассистент не будет падать в обморок от критики или срочной задачи, которая прилетает в 21−22 часа.Если помощница раздражает, мне становится некомфортно, я начинаю сильно придираться. Мой ассистент ищет примеры анимации тонких линий для последнего кадра ролика, заверстает презентацию моих режиссерских решений для продажи проекта. Периодически я пытаюсь научить ее творческой части, но… ничего не происходит — для этого нужно поработать режиссером лет 10.

Она ходит за кофе, оплачивает штрафы и счета, покупает билеты, меняет деньги, заказывает еду и иногда столики в ресторанах. Но прежде всего выполняет мои режиссерские задачи — подбор референсов (примеров) картинок, роликов, музыки. Для меня нормальная история раз в месяц посадить ассистента гуглить референсы с 22 до 6 утра и отпустить спать днем. Режиссерские тендеры прилетают очень срочные, и если не шевелиться, проектов не будет.

А через пару дней ассистент будет выбирать во всех моих мессенджерах контакты российских продюсеров, которые звали меня в тендеры. Там много личной переписки, к которой иногда относишься как к своему белью, но я научилась закрывать на это глаза.В доверии я иду иногда дальше разумных рамок — у ассистента есть данные паспорта, пин-коды от карточек и телефона, ключи от квартиры. Сейчас у меня случился переезд и ремонт, и помощь ассистента сэкономила, наверное, неделю жизни. Себе я оставила только любимые, дорогие задачи и те, где ошибки стоят слишком дорого.

Плачу я 500 рублей ($ 242) на испытательном сроке и 600 ($ 291) после. Если ассистент не вырос за полгода до того, чтобы дать больше ответственности, сопротивляется работать больше обычного или его смущают мои личные задачи — для меня это повод попрощаться. Кстати, со временем ассистент перенимает и мою манеру общения. Но тут важно не переступать границы — подружками мы вряд ли станем.

«Я шутила, что мне нужна жена»

**Катерина Левченко**
Директор Orange Process

— Я периодически шутила, что мне нужна жена, которая заботилась бы обо мне. Искала, скорее, женщину, чем мужчину, и, скорее, постарше, чем помоложе. Думаю, что мужчины «с головой» реже идут на такие должности. А без головы мне никто не нужен. Я сразу говорила, что в обязанности будет входить «приготовить кофе» или «съездить в химчистку», то есть личные задачи. Оказалось, для некоторых это ниже их достоинства.

Ассистента я наняла на зарплату 600−700 рублей ($ 291−339), но через несколько месяцев увеличила, так как была и остаюсь очень довольна. Мой ассистент Катя — это мои вторые руки и голова, и еще немножко заботливая мамочка:) У нас есть сферы, которые четко определены, но я ежедневно «сыплю» еще по 20−30 мелких задач на день: внести в расписание встречу, ответить на приглашение на конференцию, запилить картинку для соцсетей, записать сына к врачу, заполнить анкету в посольство, найти примеры соглашений о конфиденциальности. Если я весь день на удаленных встречах, Катя обязательно проверит, чтобы я перекусила. Думаю, что Катя периодически смотрит на меня как на больную и говорит, что она не умеет. Но ничего, все умеет.

У меня полный офис программистов, которы на все реагируют ну о-о-о-очень спокойно. А я девушка темпераментная, мне надо перекинуться парой слов, посмеяться, поэтому то, что Катя — девушка с юмором, было очень большим плюсом.

А еще иногда очень помогает то, что нас одинаково зовут:) Она периодически отвечает на мой телефон и некоторые вопросы может закрыть сама. Как-то мне надо было перевести сына из одной школы в другую, и это сделала Катя — так уверенно, что ни у кого вопросов не возникло. Тогда я поняла — вот оно, счастье!

«Однажды я перебронировала билеты 10 раз за час» — история бывшего ассистента

N, 33 года — **Анна (имя изменено по личным причинам)**
Работала ассистентом руководителя компании в сфере азартных игр

— Работать в принципе я начала еще в университете. Но четкого понимания, чем я хочу заниматься, не было. После окончания университета я разослала резюме в кучу компаний, и эта просто была одной из первых, кто откликнулся. А еще они находились неприлично близко к дому. Так что выбор был бессознательный, но я не жалею.

На собеседовании меня отвели к импозантному мужчине. Он подал какой-то знак, и я как пластинка начала жужжать про свой опыт в маркетинге, ИТ и журналистике. А потом он вдруг невинно спросил «а что такое SMM?» с ощутимым акцентом. Так я поняла, что он иностранец. Он взял меня на работу сразу, мол, садись, работай. Мне пришлось соврать, что моя чихуахуа рожает, чтобы уйти домой.
Обязанности были ограничены только здравым смыслом. Несмотря на то, что руководитель неплохо говорил по-русски, ему нужна была помощь в адаптации в чужой стране. Было много личных поручений, помощь его семье. Нормальным было получить звонок в 10 вечера с вопросом «А где ближайший солярий?», но зато можно было прийти на работу не к 9, а к 10. Также я готовила документы, просчеты-расчеты, организовывала мероприятия и встречи, плюс холодные продажи и переводы, тот самый SMM, кадровое делопроизводство для 70 человек, небольшой блок финансовой аналитики.

Мой руководитель был бесстрашным энтузиастом, поэтому периодически возникали «космические» задачи. Как-то неделю я вплотную занималась планированием открытия офиса в американском городе, начиная с плотного изучения законодательства и заканчивая просчетом стоимости бензина от аэропорта до места назначения, когда мы туда приедем. Вообще, было много контактов с иностранцами, много звонков на невиданные острова (туда, где разрешен гэмблинг), много переводов и аналитики чужого законодательства. Было трудно, иногда казалось, что это впустую (тот офис мы так и не открыли), но я многому училась.

Навсегда бесячей для меня стала тема покупки билетов (даже в своей жизни стараюсь переложить это на кого-то). Однажды я перебронировала билеты раз 10 за час. Руководитель звонил откуда-то с Балкан по Viber: «Есть билеты на 9:25». — «Ой, а на 9:27 нету?» Иногда мне кажется, что он это делал специально.

С этими задачами я укладывалась в 7−8 рабочих часов и получала около $ 700. А затем руководителю пришлось переехать. На его место пришел белорус. Он оказался очень самостоятельным: мог один ездить на встречи, сам варил себе кофе (а заодно и мне мог). В общем, прекрасно справлялся без меня. Я перешла на работу, где зарплата была уже в два раза выше.

«Это была школа жизни» — история бывшего ассистента

**Алена Шипош**
Консультант по управлению

— В 2000 году я была студенткой, и мало кто вообще приглашал меня на собеседование. Кроме молодой компании — ресторанов быстрого питания с украинской едой (дело было в Украине). Меня взяли на зарплату сначала $ 100, потом $ 150. Тогда это были очень хорошие деньги для молодого специалиста с незаконченным образованием.

У меня было три руководителя: владельцы и директор, еще я выполняла задачи от шеф-повара, завскладом и главного бухгалтера. Я обрабатывала звонки, писала письма под диктовку, создавала договоры, перепечатывала документы. Интернет тогда был не особо развит, и отдельной задачей был поиск информации. Например: «Я ехал в машине и услышал рекламу школы на английском языке, но ничего не запомнил. Найди мне их». И я нашла!

Или у меня был один чистый листочек с печатью, и надо было разместить двухсторонний договор — набрать его, а затем правильно распечатать. Я провозилась с этим 2 дня. А однажды шеф-повар поручил мне купить дезодорант. Я купила самый лучший, а он взял и побрызгал перед встречей сверху на свой костюм, потому что одежда пропиталась запахами еды. Так белые полоски и остались, а я научилась выяснять смысл задачи.

Примерно через полтора года я пошла на повышение, а потом ушла в другую компанию — уже на руководящую должность.