Руководители PR-агентства и службы кейтеринга поменялись работами — что из этого вышло. Эксперимент

Как лучше понять своего партнера? Как добиться синергии в процессах, а как результат — лучше делать проекты? PR-агентство PRCI. Storytellers и кейтеринг-служба Prokopiev Сatering часто выступают в роли соорганизаторов деловых событий. Они решили поменяться сотрудниками и узнать работу друг друга в деле — и реализовали такой обмен. Причем «на передовой» побывали и собственники. Своим опытом и выводами делятся Мария Гвардейцева, учредитель и директор PRCI. Storytellers, и Ольга Прокопьева, управляющий партнер Prokopiev Catering.

Учредитель PR-агентства в роли официанта

— Мы давно и успешно работаем с Prokopiev Сatering. В этом году планируем несколько совместных проектов. И вот на этапе креативного штурма у нас возникла идея обменяться на один день сотрудниками, чтобы понять работу друг друга лучше. Мы вдохновились практикой гемба — подходом из японской управленческой практики кайдзен, согласно которому для полноценного понимания ситуации считается необходимым прийти на место выполнения рабочего процесса и собрать факты.

Первой на обмен отправилась моя команда. В эксперименте участвовали сотрудники из разных отделов: Александра — наш PR-менеджер и Юлия — ивент-менеджер. И я сама с любопытством и энтузиазмом присоединилась к проекту — я никогда не подрабатывала официантом, а это был шанс один на миллион!

Нам выслали небольшой бриф с описанием внешнего вида, одежды, обуви и времени мероприятия. Черные брюки, белая рубашка, черная вычищенная обувь, чистые убранные волосы, классический маникюр и красная помада. Нам предстояло помогать с обслуживанием гостей на мероприятии, который организовал проект «Рейтинг Байнета». Легкий и задорный кураж у меня начался сразу. Я понимала, что встречу много своих знакомых и партнеров — правда, в совсем другой роли. Как они будут реагировать? Как буду реагировать я?!

На площадку, как и требовал бриф, я приехала за полтора часа до начала мероприятия.

«Сегодня у вас будет работать самый высокооплачиваемый официант этого города - причем абсолютно бесплатно!» - я не могла не пошутить с удивленными моим присутствием на мероприятии организаторами.

Заправив свою белоснежную рубашку в брюки и убрав укладку в хвостик, я отправилась на брифинг с Еленой Мурадян, директором Prokopiev Сatering. Я много слышала о специальном подходе моих партнеров к муштре официантов и с воодушевлением ждала начала экспресс-курса обучения.

«Между вами и гостями проходит невидимая красная нить, — начала обучение Елена. — Выключаем свои телефоны, вы сможете воспользоваться ими после полного окончания мероприятия. Наша задача — грациозно и артистично, с улыбкой, быстро, спокойно и уверенно помогать с организацией мероприятия. С антисловарем, правилами в случае форс-мажорных ситуаций, а также системой штрафов вы можете ознакомиться в нашем брифе».

Хочу сказать, что цитирования достоин весь этот документ — но, увы, он является интеллектуальной собственностью службы, и мы обещали не распространять его. Поделюсь лишь избранными цитатами. Как оказалось, недопуском к работе может стать «плоское чувство юмора; отсутствие смекалки, страсти».

Меня повеселил штраф в $ 20 за «неумелый, бессмысленный, быстрый секс с коллегой в кладовой на мешках с изюмом» и $ 50 - за фразу «Это не моя работа».

Как пояснила Ольга, бриф является продуктом коллективного творчества и основан сугубо на фактах.

Итак, брифинг пройден, мне выдали бабочку и фирменный фартук. С нами в команде работали 2 настоящих официанта и еще два человека на кухне. Вначале нужно было расставить бокалы, проверить, все ли хорошо протерты.

Время бежало удивительно быстро. Елена рассказала нам, кто за что будет отвечать на каком из этапов мероприятия, как нужно приветствовать гостей, проверила знание меню и вин. А еще я всегда на мероприятиях удивлялась, как официанты могут обращаться по имени к гостям и организаторам. И тут поняла, как это устроено: имена стейхолдеров торжества есть в брифе для официантов, и метрдотель проверяет их знание!

Итак, мне было поручено помогать гостям с верхней одеждой в гардеробе. Легкий мандраж, ровная спина и улыбка на лице — к началу мероприятия я была готова.

И вот первое узнавание. Девушка, посещавшая мои семинары, сначала улыбается мне — как просто услужливой официантке. И вместе с узнаванием улыбка сползает с ее лица, а пальто падает на пол. «Мария, это вы?!» Памятуя про «красную линию», я поднимаю пальто, улыбаюсь и подтверждаю: «Да, это я, и сегодня у нас небольшой эксперимент». Шок постепенно уходит, и моя знакомая, нервно улыбаясь и оглядываясь на меня, проходит в зал.

На мероприятие вместо заявленных 50 пришло 119 человек — так что работы было очень много. Количество участников я незаметно смогла посчитать во время презентаций. И хотя мне очень хотелось узнать цифры роста интернет-индустрии в Беларуси, я помнила, что официант не должен проявлять интереса к событию клиента — даже если на сцене речь идет об уникальном исследовании или выступает Басков в перьях. Ровное отношение, не оценивающий взгляд и легкая улыбка. Тяжелее давалась ровная спина.

По окончании презентаций начался в определенном смысле филиал ада. Я с ужасом представляла, как еда и напитки, рассчитанные на 50 человек, быстро закончатся и что будет дальше.

Даже сходила к Елене и Ольге спросить, что же делать. Благо формат закусок «Нога хамона, черри и хлеб» предполагал некоторые запасы. Елена спокойно пояснила мне, что гости начнут расходиться, когда еда закончится, — так что ничего сверхъестественного не произойдет.

Меня поставили убирать бокалы и тарелки в зале во время фуршета. Заранее старший официант рассказал и показал нам, как держать поднос и как маневрировать среди гостей. К окончанию пятого часа моей работы по гудению в ногах я поняла, что моя норма в 10 тысяч шагов сегодня точно перевыполнена! Как минимум раз 80, а может, даже 100 я обошла зал — чистота требует внимания и скорости реакции.

Пару раз я убирала тарелки или бокалы слишком рано — гостям приходилось отнимать у меня свои напитки обратно.

Один раз мойщица посуды шикнула на меня — я не так составила в мойку посуду.

Но в целом я была удивлена — работа, несмотря на усталость, мне понравилась. Гости улыбались мне в ответ, молодые люди говорили комплименты, один раз у меня попросили телефончик (явно приняли за студентку, так что в этом есть свой плюс формы официантки), а 5-часовая работа без постоянного отвлечения на телефон и соцсети явилась для меня своеобразной формой цифрового детокса. Я определенно собираюсь сделать бенчмаркинг процессов моих партнеров — в работе с нашими промоутерами и временными сотрудниками. И сейчас как никогда раньше я стала понимать разницу между службами кейтеринга и работой официантов. Надеюсь, свою, хоть и недолгую роль, я сыграла хорошо.

Как работу Марии Гвардейцевой оценила Ольга Прокопьева:

— Вы можете подумать, что Мария надела форму и поработала час-два и все? Нет, она действительно работала со всеми до победного конца. Встречала гостей, помогала им снять верхнюю одежду, убирала посуду — любую работу выполняла без потери энтузиазма. Даже наш шеф-повар, видя такой подход, пригласила Марию поработать в следующий раз в качестве повара.

Управляющий партнер кейтеринг-службы в роли PR-менеджера

— Итак, алаверды, теперь пришла наша очередь работать в коммуникационном агентстве PRCI.Storytellers. Мы с моей коллегой Еленой Мурадян пришли к 9 утра в офис Viber. Там проходил финал конкурса, организованный известной компанией.

Пиар-менеджер PRCI выдала нам ручки, планшеты и списки. Мне достался список с журналистами, а Елене — с участниками-иллюстраторами. Обзвонив всех журналистов и рассказав, как проникнуть в здание, я пошла исследовать офис организатора.

Накануне нам прислали информацию и предупредили о дресс-коде. Стиль одежды: деловой, допускается smart casual. Конечно, в сладостном предчувствии нового опыта мне хотелось выглядеть красиво и эффектно. Поэтому я надела свой костюм и модный английский галстук в динозаврики.

Но страсть к красивой форме меня потом и погубила: благодаря моему выпендрежному внешнему виду все участники мероприятия, видя такую нарядную хостес, шли ко мне с различными вопросами.

Вопросы сыпались со всех сторон: «Дзе тут прыбiральня?», «У кого мне можно взять интервью?», «Тут на меловой доске неправильно мою фамилию написали, исправьте», «А где мусорка?», «Дайте ручку с листиком», «А где тут курят?», «А есть туалет на третьем этаже?»

Хотя я и не владела всей информацией, но лицо сделала целеустремленное и уверенное. Еще и не такое заваливали!

Моей задачей было контактировать с журналистами, а для этого их надо было запомнить всех в лицо и по именам. За годы работы в ивентах я научилась держать много различной информации в голове, но тот участок мозга, который отвечает за имена людей, у меня явно используется для чего-то другого. Тщетно я старалась всех запомнить — через полчаса журналисты смешались с участниками, и в моей голове наступили хаос и неразбериха. Пришлось искать журналистов по фамилиям в социальных сетях, смотреть на фото и вспоминать, кто есть кто.

Лене Мурадян досталось не меньше моего — ее атаковали участники конкурса, которых она встречала и регистрировала. Ведь на кону конкурса стоял существенный денежный приз (около $ 3000). Вопросы лились рекой: «А есть ли моя презентация?», «А как убедиться, что она скачана в правильном формате?», «Как убедиться, что мою презентацию не перепутают с какой-нибудь другой?» Больше всего понравился вопрос «А почему я первая выступаю?» Стало понятно, что ребята очень напряжены и волнуются. Пришлось Елене спасать ситуацию и шутить о том, что приз все равно достанется ей, и волноваться не о чем. Улыбка спасет мир и любую ситуацию.

Потом, во время конкурса, я работала как хостес, и пока участники держали спич, моей задачей было регламентировать их выступление. Задача простая, но я-то знаю, что надо стоять красиво и ровно, как струна, не прислоняться к стенкам и не переминаться с ноги на ногу. Стоять так долго оказалось тяжело и, несмотря на мои танцевальные классы, спина начала побаливать.

Бедные официанты, им-то приходится держать спину по много часов, запоминать гостей в лицо и по именам, а я, как Карабас-Барабас, постоянно от них это требую.

Но, как оказалось на поверку, самой мне это делать довольно сложно. Даже возникла мысль, что надо будет как-нибудь устроить карнавал-перевертыш и поменяться местами с официантами — пусть они руководят, а менеджеры пусть выполняют их указания. Интересно, что из этого получится.

Это оказалось веселой наукой — меняться местом работы на день! Работаешь не потому, что должен, а потому что это свежо и интересно. Можно посмотреть на определенной дистанции и под другим углом на свою работу и на работу своей компании. Причем ты не созерцаешь чужую работу, ты в ней живешь.

Как Мария Гвардейцева оценила работу Ольги Прокопьевой:

— Работа PR-менеджера на мероприятии полна неожиданностей и сюрпризов, ведь ты должен координировать все, страховать всех и быть везде одновременно. Ольга и Елена очень храбро брались за все задачи, которые на них сыпались, а в нужный момент проявляли смекалку и чувство юмора — то, что спасет PR-менеджера в любой непонятной ситуации. Я благодарна Ольге за ценный совет моему агентству — как минимум надо сделать бейджи «Организатор», а лучше фирменную форму. Сила бенчмаркетинга!