Не платят спикерам и кочуют по миру — опыт организаторов крупной конференции

В последние годы во всем мире бум нетворкинга: появляются новые площадки и мероприятия, где профессионалы из разных областей могут послушать спикеров и пообщаться друг с другом. А форматы взаимодействия участников, способы подачи информации постоянно развиваются и меняются.

Один из примеров — конференция разработчиков и издателей игр «4С» («Create. Craft. Communicate. Collaborate»). Руководитель команды «4С» Татьяна Санторину рассказала о том, как организуются подобные масштабные международные мероприятия.

— Мы в Wargaming (соорганизатор «4С») решили завести свою конференцию, так как видели много чужих. Мы заметили, что спрос на экспертизу в нашей индустрии очень велик, но при этом многие компании не могут позволить себе отправить сотрудников на конференцию, чтобы перенимать ее. И что большинство спикеров представляют регион, где конференция проводится: в Северной Америке выступают американцы и канадцы, в Европе — представители стран ЕС.

Мы задумали «4С» как глобальное мероприятие для Восточной Европы. Посетить конференцию могут себе позволить и представители стартапов, при этом мы привозим интересных профессионалов со всего мира, представляющих множество известных компаний (в частности, Microsoft, Epic Games, 2K Games, Valve, Electronic Arts, Riot Games, Unity Technologies).

Мы провели уже 2 мероприятия — в Киеве и Санкт-Перетбурге, третье пройдет в этом году в Праге.

Статистика по мероприятиям:

• «4С: Киев» (2016 год): 4 тематические секции, 60 спикеров из 14 стран, более 800 гостей
• «4С: Санкт-Петербург» (2017 год): 11 секций, 93 спикера из 16 стран, более 1000 гостей
• «4С: Прага» (октябрь 2018 года): 10 секций, более 95 спикеров, более 1200 гостей (по плану и предварительной оценке)

Мы постоянно добавляем новые формы выступлений и новые возможности. В Киеве у нас были лекции, семинары и рабочие группы, в Санкт-Петербурге добавились мастер-классы и т.н. fireside chats. В Праге будет организован центр карьеры (4C Career Hub) для начинающих разработчиков и состоявшихся профессионалов.

Выбор места

В качестве мест проведения «4С» мы выбираем города Восточной и Центральной Европы, являющиеся центрами игровой разработки с развитыми девелоперскими сообществами, которые мы хотим поддержать.

В Киеве, Санкт-Петербурге, а также в Праге очень много компаний, сотрудники которых могут извлечь пользу из нашего мероприятия. Также в каждом из этих городов у нас есть студия или офис, что существенно упрощает организацию и логистику. В частности — нам проще набирать волонтеров. «Кочевой» характер конференции помогает нам каждый раз расширять сеть контактов.

Работа со спикерами

70% докладчиков первой «4С» (Киев, 2016) были сотрудниками компании, ее бывшими сотрудниками или их знакомыми, с которыми мы вышли на связь. 30% спикеров прислали заявки на участие сами. Но уже через год в Санкт-Петербурге соотношение было обратным: 80% спикеров пришли сами.

Мы ожидаем, что в Праге соотношение будет 60% на 40% в пользу «самовыдвиженцев»: это связано с тем, что мы начали обрастать собственной сетью друзей и к нам вновь приедут многие прошлогодние докладчики, с которыми мы на связи.

Мы постоянно работаем над системой подбора спикеров. На «4С: Санкт-Петербург» было подано более 200 заявок. Мы оцениваем их по балльной системе (учитывая новизну, формат, предыдущий опыт, компанию и родной регион докладчика). Мы не стремимся сделать тематические секции равными по числу выступлений. Если среднее количество баллов в какой-либо области выше, мы расширяем соответствующую секцию.

Последнее слово в выборе докладов раньше было за экспертами из Wargaming, 2−3 из них курировали каждое направление. На «4С: Прага» в экспертные советы комитета кураторов секций (Track Owners Committee) войдут профессионалы извне компании, в частности, одну из секций возглавит исполнительный директор IGDA Джен Маклин (Jen MacLean).

Мы постоянно занимаемся так называемым спикер-скаутингом.

Команда, отвечающая за «4С», посещает все главные конференции разработчиков игр и многие региональные мероприятия для разработчиков и издателей. Мы берем на заметку лучших — на основании внутренней экспертизы и реакции гостей. Также мы выходим на связь с экспертами напрямую, ищем их по наиболее «горячим» в текущем году темам и в командах самых успешных новых игр.

Отмечу, что привлекаем в качестве спикеров не только известных, но и начинающих разработчиков, растущих от конференции к конференции. Например, разработчики VR-костюма Tesla Suit в Киеве показали прототип, а через год привезли в Санкт-Петербург готовый продукт. У нас нет фиксированных критериев «перспективности» потенциальных докладчиков: мы обращаем внимание на актуальность направления и доверяем знаниям и чутью наших специалистов по скаутингу.

Стоит отдельно упомянуть работу со спикером над его выступлением.

Существует много «звездных» спикеров, которые кочуют по конференциям с очень успешными (но каждый раз одинаковыми) докладами. По отношению к ним мы занимаем гибкую позицию.

Если они из другого региона (например, из Северной Америки), мы привозим их в Восточную Европу без особых вопросов — потому что наши гости с большой вероятностью их доклад не слышали (межконтинентальные перелеты обходятся дорого). Если докладчик локальный, мы стараемся переработать его выступление.

Если мы видим, что доклад (например) сводится к продвижению своей игры, то даем понять: нам интересно не то, насколько замечательная у вас игра, а то, какие решения помогли вам сделать ее такой и с какими проблемами вы столкнулись в процессе. Мы просим дать больше деталей, задаем вопросы о подходе к работе, о том, на какую целевую аудиторию рассчитывает кандидат в спикеры. Если он проявляет понимание, мы вместе приводим выступление в нужный вид.

Требования к докладам:

• Интересная новая информация и/или ценные свежие инсайты
• Соответствие профилю секции (игровой дизайн, арт, технологии, контроль качества, UX, звук, мобильные технологии, бизнес, продакшен, перспективы индустрии и т.п.)
• Опыт докладчика, критически важный для качества презентации
• Язык: докладчик должен быть в состоянии выступить на английском и ответить на вопросы аудитории
• Страна: мы стремимся быть максимально репрезентативными, чтобы гости конференции получали представление о специфике различных региональных и национальных рынков
• Компания: здесь мы тоже стремимся к максимальной репрезентации. Нас интересуют точки зрения изнутри локальных и международных компаний разного размера, от инди-студии из развивающейся страны до глобального издателя-мейджора

Особенность наших конференций в том, что мы не платим даже самым известным докладчикам, но оплачиваем проезд, проживание и культурную программу.

Таким образом мы привлекаем спикеров, разделяющих нашу ментальность (стремление постоянно учиться и выстраивать новые связи) и наши устремления (обогащать знаниями профессиональную среду, в которой выросли и существуют твоя компания и ты сам).

Это приносит плоды: докладчики «4C» гораздо чаще, чем на других конференциях разработчиков, ходят на выступления друг к другу и больше друг с другом общаются. Также многие наши хорошие знакомые, делавшие доклады в Киеве и Санкт-Петербурге, очень стремятся войти в экспертные советы секций пражской конференции.

Также расскажу про кошмар каждого организатора ивентов — необходимость срочно заменить спикера или его выступление. На «4C: Киев» у нас за неделю до начала отпали две «звезды» (из-за болезни в семье и отказа в визе). Хорошо иметь за спиной такую компанию, как Wargaming: мы обратились к главам двух структурных подразделений, и они в авральном темпе подготовили отличные презентации.

На «4С: Санкт-Петербург» мы просили некоторых докладчиков, с которыми были в особо доверительных отношениях, подготовить второе, «запасное» выступление, и в одном случае это очень пригодилось. Так же мы поступим и в Праге. Еще мы поддерживаем связь со многими докладчиками, которые не попадают в финальный пул, немного недобрав баллов, так что у нас всегда есть несколько человек, готовых выйти на замену.

После каждой «4С» мы проводим опрос участников и составляем закрытый рейтинг успешности докладов. Его лидеры могут принять участие в следующей конференции, не проходя отбор.

О важности деталей

Те, кто хотя бы однажды сталкивался с проведением мероприятий, знают, что список «мелочей», которые нужно держать под контролем, — не уместится и на нескольких листах.

Скажу, на что из таких «мелочей» мы обращаем особое внимание.

• Вкладываем много времени и усилий в подготовку волонтеров — не набираем просто людей с улицы, а берем только проверенных ребят
• Рассылаем докладчикам шаблоны для оформления слайдов. Логотипы, одинаковые цвета и шрифты помогают гостям воспринимать выступление как часть общей программы
• Создаем чувство общности среди участников и организуем вечеринку перед началом мероприятия (не забывая на утро очень корректно и ненавязчиво контролировать время пробуждения докладчиков). Это способствует общению между спикерами и гостями

О сложностях

Перечислю их в убывающем порядке.

• Переезжать каждый год в новый город. Это очень интересно (и обеспечивает много новых впечатлений докладчикам и гостям). Но есть и минусы: искать хорошее помещение и пунктуальных подрядчиков, вникать в местные практики и нормативные положения нужно каждый раз заново — без права на ошибку

• Составление и контроль бюджета. Привлекая большее число докладчиков, мы должны продавать больше билетов
• Привлечение спикеров. Мы уже сделали себе имя (что видно по выросшему проценту спикеров, которые пришли к нам сами), но нужно его укреплять (как опять-таки показывают данные, наш бренд в Восточной Европе пока лучше известен, чем в Центральной). В установление и поддержание контактов мы вкладывали и будем вкладывать много усилий
• Культурная специфика. В некоторых странах гости ожидают синхронного перевода всех выступлений на местный язык — или того, что все выступления будут на местном языке. (Кстати, в отличие от «4С: Киев» и «4С: Санкт-Петербург», «4С: Прага» полностью пройдет на английском)

Факапы

Без них все равно не обходится. Иногда проблемы вызывает техника: например, освещающий сцену прожектор, выходящий из строя в середине первого дня конференции. Иногда — человеческий фактор: в Санкт-Петербурге мы убедились, что нельзя просто собрать всех докладчиков разом на генеральную трехчасовую репетицию, нужно если не каждому уделять время, то по крайней мере делить спикеров на группы. В Праге мы уже арендовали залы на дополнительный день перед началом конференции и разобьем спикеров на группы, участников которых будем вежливо будить к нужному часу.

Даже если ты контролируешь все, что можешь, проблемы все равно придут — из-за твоей сферы контроля. Например, в Санкт-Петербурге все оборудование для выставки зависло на таможне. Чтобы спасти ситуацию, мы вышли на связь с послом Кипра в России. К нашему счастью, он вошел в наше положение и оформил поставку как дипломатический груз. Другой случай: отель, в котором проходила конференция, без предупреждения изменил номера заселения гостей. Нам пришлось составлять карту расселения заново.

Выводы и советы

С коллегами, которые занимаются ивентами, могу поделиться следующим:

• Имейте «План „Б“»: запасных спикеров и/или запасные доклады.
• Постоянно поддерживайте связь со спикерами, даже после того, как доклад согласован. Так вы уменьшите вероятность того, что вам придется прибегать к «Плану „Б“».
• Гость — потенциальный спикер, спикер — потенциальный организатор
• Волонтеры — ваша опора. Любите их и уделяйте им много внимания
• При работе с подрядчиками обговаривайте каждую деталь и не просто проверяйте, а мониторьте все, на что хватает сил. Какими бы ответственными ни были подрядчики, вы все равно всегда будете заинтересованы в высоком качестве вашего мероприятия больше, чем они.

Финансовая сторона

К сожалению, мы не можем раскрыть цифры по затратам на огранизацию. Тем не менее, можно упомянуть принципы бюджетирования: жесткий контроль расходов и постоянное соотнесение вложений и отдачи. Качество конференции должно быть высоким, а билеты должны оставаться доступными.

Стоимость билетов у нас — € 50−160, количество гостей — от 800 до 1200 человек.

Планы на будущее

Мы хотим сделать «4С» одной из наиболее влиятельных в мире конференций разработчиков игр, и дальше меняя место проведения каждый год, внедряя новые формы выступлений и дополнительных мероприятий. Еще мы хотим, чтобы проводилось больше конференций нашего формата: когда крупные игроки вкладываются в развитие сообщества разработчиков.