Началось все из спортивного интереса: как студия Nota Bene «зашила» бизнес-процессы в творчество

Герои этой истории — создатели и руководители студии архитектуры и интерьера Nota Bene Татьяна Антипова и Максим Максименко. Начав как фрилансеры, выпускник художественного училища им. Глебова и выпускница консерватории первыми на белорусском рынке дизайна решились на эксперимент: организовать творческую работу по принципам регулярного менеджмента.

Сначала «прокачка» бизнес-процессов происходила из спортивного интереса. Затем результат стал ощутимым, стало появляться все больше и больше клиентов. Сейчас, спустя 16 лет, Nota Bene ведет дистанционно 25 объектов в 5 странах мира, создает эскизы для зарубежных фабрик мебели, ее проекты известны не только в Беларуси. Татьяна и Максим рассказывают, каким образом им удалось развить семейный бизнес.

Как мы решились на семейный бизнес

— Вначале Максим все делал один. Не поступив в Академию искусств после училища им. Глебова, он пошел на экономический факультет и начал активно работать на фрилансе. Со временем вокруг него сплотился коллектив специалистов, тоже фрилансеров, которые принимали участие в проектах. Работа шла активно: после второго курса пришлось брать академический отпуск. И именно это можно считать удачей.

Максим: «За те шесть лет, которые я провел не на студенческой скамье, а в практике, общении с зарубежными коллегами, на конференциях и стажировках, я сделал для себя ряд открытий и научился фундаментальным вещам, которые легли в основу работы Nota Bene.

Во-первых, я понял, что между подходами в работе дизайнеров в Европе и у нас огромная пропасть, и формируется она еще в момент учебы. Пока мы в вузах изучаем «азбуку дизайна», наши коллеги во всем мире постигают мастерство в реальных проектах.

Они идут в подмастерья к профессионалам, много работают, изучают специфику дизайна в разных направлениях, будь то проектирование жилых помещений, объектов красоты и здоровья, спорта и питания, детских учреждений и многое другое. У нас же готовят специалистов по дизайну с уклоном в сторону искусства, а не проектирования. По итогу мы здесь у себя получаем великолепных теоретиков в абсолютно прикладной теме.

Во-вторых, глобальность и отсутствие границ в мышлении. На западе это присуще как дизайнерам, так и заказчикам. У нас дизайн долгое время играл роль оформления, был своеобразной «модной фишкой», без которой в принципе можно и обойтись. Соответственно, и бюджет на него выделялся «по остаточному принципу».

Так что пока в наших вузах готовятся теоретики, пока рынок воспринимает дизайн как красивое дополнение и «украшательство», во всем мире дизайнерами создаются классные объекты, сплошь состоящие из инновационных технологий».

Татьяна: «В то время я занималась музыкой, училась в консерватории сразу на двух отделениях: сольное исполнительство как пианистка и на отделении камерной музыки. Активно гастролировала, участвовала в международных конкурсах и совершенно не планировала связывать свою жизнь с дизайном.

У Максима при этом работы становилось все больше, и все чаще он нуждался в совете, как лучше организовать тот или иной процесс. А поскольку мне всегда легко давались вопросы организации и упорядочивания, я с удовольствием участвовала в работе студии. У нас стало получаться, и мы поняли, что хотим и можем делать еще лучше. А чтобы делать лучше, надо уходить из фриланса и создавать проектную группу с разными компетенциями: архитекторы, визуализаторы, инженеры и другие».

В 2007 было зарегистрировано ОДО «Дизайн-студия «НОТАБЕНЕ». В штат сотрудников входили узко квалифицированные специалисты по проектным работам, а также бухгалтер. Максим курировал все проекты, а Татьяна занималась управлением: документооборот, кадровая работа, координация работы между проектной группой и заказчиками и планирование работы проектных групп. У нее появилось новое поле для деятельности — менеджмент. После этого она получила дополнительное экономическое и бухгалтерское образование.

Как мы решили поменять сложившиеся подходы

К моменту создания студии алгоритм работы над проектами у нас уже был отработан. Еще в самом начале мы определились, что будем зарабатывать на проектировании, не «привязывая» к себе клиента. Поэтому стремились наполнить проект всей необходимой информацией, считая, что должны доводить его до совершенства. Так, например, проект мы считаем незавершенным, если в нем нет стоимости всех бюджетообразующих материалов.

Сегодня еще встречается практика, когда заказчику предлагается примерный дизайн-проект, потом стартует стройка — и только на этом этапе начинается хождение по магазинам и подбор материалов, выбор оттенков и фактур. И, соответственно, проект не отражает технические характеристики выбранных материалов, отсутствует окончательно сформированный бюджет. Мы считаем, что это неудобно, т.к. потребитель не может адекватно оценить весь бюджет стройки. Стоимость всего проекта мы фиксируем еще до начала строительства, и к нему привязывается схема финансирования. Это делает всю работу для заказчика прозрачной и предсказуемой, а поток денег — контролируемым. Согласитесь, что в ситуации с таким затратным мероприятием, как стройка, человек чувствует себя значительно увереннее, когда понимает суть процесса и знает, какой результат его ждет.

Мы заранее определили для себя четыре этапа процесса проектирования — от разработки концепт-проекта до создания дизайн-концепции и технического проекта. Обо всех этапах мы подробно рассказываем всем, кто к нам обращается. Считаем, что прозрачность и понятность процессов — залог эффективной работы. Подробнее об этом мы уже делились в прошлом материале.

К необходимости прописывать бизнес-процессы мы вообще подошли с позиции спортивного интереса. Нам хотелось увидеть картину целиком и приблизиться к бизнесу по всем показателям, среди которых: налаженные процессы, понятная структурированная работа, возможность студии не быть тотально привязанной к месту.

Мы считаем, что любой бизнес можно «поставить на рельсы», просто рельсы везде разные.

Визуализация. Сложно поверить, что совсем не так давно дизайн-проекты предлагались без нее. Компьютер тогда еще не был основным рабочим инструментом дизайнеров, поэтому заказчику в лучшем случае делали скетчи и документацию от руки.

Визуализация считалась лишь модной фишкой, которая вводит заказчика в заблуждение. Но на самом деле это существенная помощь для людей, и не только тех, которым сложно воспринимать язык чертежей и технической документации. Важно четко представить конечный результат.

Сейчас мы предлагаем визуализацию в формате 360⁰. При помощи виртуальной реальности заказчик может «побывать» в своем будущем интерьере и рассмотреть его в деталях.

Сайт. До определенного момента мы развивались как все: очень много работали и брались за любой заказ. В начале 2000-х для этого бизнеса была благодатная почва. Тогда на рынке на виду было до десяти дизайнеров интерьеров, чьи имена передавались через сарафанное радио. О нас же мало кто знал, рекомендовать нас было некому. Однако мы нашли выход на нашего клиента через сайт, который был одним из первых ресурсов в байнете в нашем сегменте. Это дало достаточный объем заказов, и благодаря этому мы получали постоянную подпитку для наращивания опыта сотрудников.

Как нам помогли отлаженные бизнес-процессы

Сначала старшие коллеги на нас смотрели свысока. Никто не понимал, зачем мы тратим столько времени на бизнес-процессы и коммуникацию с заказчиком. Мало кто верил, что в этой сфере вообще можно построить бизнес, не говоря уже о том, чтобы управлять им дистанционно. Ведь дизайн-проектирование сложная сфера, потому что это:

• Сфера услуг
• Результат работы — это всегда что-то абстрактное и непонятное на первый взгляд
• Каждый проект ― это всегда индивидуальная работа, новый проект, новое ТЗ
• Масштаб задач такой, что не каждая сфера бизнеса может сравниться

Но со временем стало очевидно, что налаженные бизнес-процессы — это возможность управлять своими ресурсами, в частности временем. Мы сможем уделять больше времени проработке каждого проекта, у нас появится больше времени на творчество, мы сможем брать больше сложных и технологичных проектов и расширять масштабы бизнеса. То есть все усилия по созданию бизнес-процессов в итоге воплотились в положительный результат как для нас, так и для клиента. Все больше клиентов с интересными проектами и бюджетами приходило к нам. Проекты становились сложнее и интереснее с точки зрения возможностей для дизайна. Наши работы публиковались в мировых изданиях по дизайну. Мы получали первые в Беларуси заказы от застройщиков.

Таким образом, проектов становилось больше. Каждый раз мы сталкивались с тем, что архитектура, придуманная другими, не позволяла в полной мере реализовать наши идеи. Для реализации некоторых и вовсе приходилось все менять. Поэтому в 2009 мы получили лицензию на архитектурное проектирование. Так появилась возможность самим создавать архитектуру для воплощения интерьерных замыслов, а не переделывать ее за другими. Соответственно наш штат пополнился специалистами и этого профиля.

Позже в перечень услуг мы ввели проектирование мебели. Это стало возможным благодаря опыту Максима ― в своей карьере он прошел все стадии становления как дизайнера.

Максим: «Я из творческой семьи, и как себя помню, всегда рисовал. За свою карьеру я переделал многое, в частности, очень много работал с мебелью. Прошел путь от пилорамы и столярного цеха до шоу-рума европейских производителей. Реставрировал мебель, проектировал кухни, занимался перетяжкой. Работал на стройке. Поэтому я четко представлял, что из чего сделано, и как это усовершенствовать.

Во время кризиса 2011 года, когда многие студии закрылись из-за отсутствия работы, Nota Bene решила ввести услугу адаптации интерьеров. Все проекты студии ― это реально воплощенные объекты, и в архиве есть подробное портфолио каждого из них с образцами материалов, цветов и другими идеями. Было решено предложить адаптировать уже готовые эффективные решения под конкретное пространство и конкретные запросы».

Так появился проект «Собираем интерьеры». На специальном сайте-каталоге посетители могли выбрать из готовых вариантов кухонь, гостиных, прихожих, спален или детских тот, что им нравится. Специалисты Nota Bene адаптировали эти решения под габариты жилья заказчика.

Такой подход позволил сократить ту самую пресловутую «стоимость квадратного метра» — привычную для заказчика форму оценивания стоимости работы дизайнера. Предложение получилось востребованным, объем заказов увеличился вдвое, как и размер студии.

Следующим этапом развития Nota Bene можно считать наращивание инженерных компетенций: в штат были приняты специалисты «по сетям», инженер-конструктор, инженер по качеству. Больше внимания стало уделяться инженерному проектированию. Появилась служба контроля качества, что совсем непривычно для дизайнерских компаний. Однако мы посчитали, что цена ошибки/опечатки в проекте слишком высока для заказчика на стройке. А поскольку дизайн-проект — это результат работы человека, то необходимо максимально устранить пресловутый человеческий фактор. С тех пор каждый проект от Nota Bene проходит 3 стадии проверки в студии: сначала его проверяет замдиректора по выпуску дизайн-проектов, потом инженер по качеству, последним — инженер-строитель.

Несколько лет назад Министерство архитектуры и строительства ввело аттестацию на право разработки проектной документации для объектов строительства, и сегодня, по нашей информации, мы единственная дизайн-студия в Беларуси, которая аттестована на право осуществления строительного проектирования.

Со временем также начали поступать заказы от корпоративных клиентов на проектирование коммерческой недвижимости. Так у нас появилась необходимость развивать и корпоративный сегмент. Появилась потребность в квалифицированном управлении проектами, работе с рисками, ресурсами. В студии появились дипломированные руководители проектов.

О самоуправлении и лидерстве

В результате нашей работы студия из одного Максима выросла до 30 человек. Расширилась и география проектов.

Мы считаем, что любая компания имеет устройство, которое позволяет ей получать именно те результаты, которые она получает. Другими словами, если тебе не нравится результат — надо менять то, как ты устроен. Начать работать по-другому. Поэтому отношения в команде на протяжении времени трансформировались.

В самом начале преобладал директивный метод управления. Решения принимались только руководителями, спускались на команду и строго контролировались. Ритм был очень высокий, говорили, что в Nota Bene жестко, как в армии. И это было одной из причин того, что многие не выдерживали и уходили. Но в тот момент нам нужно было, чтобы сотрудники четко осознали, что от результата работы каждого зависит результат работы всех. Нам нужно было довести уровень готовности специалистов до того состояния, когда они сами могут принимать решения в процессе реализации проекта. Новый объект для нас — это каждый раз новая задача. И в тот период мы понимали, что нам не обойтись без команды высококлассных специалистов, умеющих решать сложные задачи, но эту команду нужно было развить. В итоге испытания годами и проектами отсеяли «не наших» людей.

Затем мы стали переходить к самоуправляемым командам. Рост любой компании происходит изнутри наружу, т.е. когда готовы люди. И самое полезное, что может сделать руководитель для своего бизнеса — вовремя распознать эти изменения, адаптировать компанию и свой стиль управления под эти новые условия. Мы в этом убедились. Рост уровня готовности специалистов и нас как руководителей привели к тому, что мы поняли — продолжать дальше управление с пошаговым контролем — это сдерживать рост.

Сигналом к изменению коммуникации Максима с тем или иным сотрудником является ситуация, когда во время презентации проекта ему просто нечего добавить.

Сейчас мы подбираем людей таким образом, чтобы они были разные с точки зрения мышления, видения. И в такой синергии рождаются идеи и решения, которые никогда бы не появились у каждого в отдельности. Получается, как у Аристотеля, что целое больше, чем сумма его частей. Именно поэтому Nota Bene сегодня — это команда очень разных людей по мышлению и видению. Но их объединяет талант и желание постоянно быть лучше.

В коллективе сложились свои негласные принципы. Например, запрет на «отмазки» типа «мне не дали», «я не знал», «мне не сказали».

Наш подход — идти, спрашивать, если непонятно или есть проблемы. А затем — действовать, делать. Другой человек просто не приживется у нас.

Со своей стороны, мы поощряем развитие сотрудников. У нас работает программа профильного обучения — это существенная статья расходов студии. А год назад мы также ввели правило — посвящать один выходной в месяц командному обучению, и это не профильное обучение, а знания в области личной эффективности, финансов, стратегии развития — все, что позволяет нам говорить на одном языке и видеть одни цели. Для нас важно, чтобы сотрудники принимали участие в стратегическом планировании работы студии.

Рабочее пространство мы также сделали максимально комфортным. В нашем новом офисе мы оборудовали террасу, внутренний зеленый дворик с барбекю, возможностью заниматься йогой, фитнесом. Есть кухня, душ и даже спальный мешок с раскладушкой. И вместе с тем, наш офис мы стараемся делать визитной карточкой для клиентов ― не надо далеко ходить, чтобы понять наш образ мышления, увидеть наши работы. Здесь же мы проводим и наши NB nights — встречи для профессионального сообщества, где вместе смотрим редкое кино об архитектуре и архитекторах, обсуждаем важные вопросы, делимся опытом.

О перспективах рынка дизайн-проектирования

Если сравнивать клиентов 16 лет назад и сегодня, очевидно, что требования к работе дизайнера несколько изменились. Клиенты понимают, что должна быть проектная документация, а не только красивая картинка, техническая часть, визуализация. И приняв эти условия, сегодня уже дизайнеры предлагают заказчикам в качестве дизайн-проекта не просто чертеж, а пакет документов. Конечно, у всех он разный, в зависимости от компетенций дизайнера, но он уже будет.

Сегодня клиенты уже обладают видением, что в проекте должны быть определенные разделы: полы, потолки, стены, сантехника и так далее. В остальном же как тогда, так и сейчас заказчик, к сожалению, слабо себе представляет, что делает дизайнер и какие задачи должен решать дизайн-проект.

Анализ работы последних 2−3 лет говорит нам о том, что сегодня наши конкуренты — это не наши коллеги, а наши заказчики, которые выбирают делать ли ремонт самостоятельно или с кем-то. У заказчика большой соблазн, он может выбрать «дизайн бесплатно» или дизайн «за 5−10 долларов» или «дизайн в придачу». Все это обесценивает нашу профессию, а заказчик, как обыватель не понимает, что бывает и по-другому, поэтому довольствуется тем, что есть.

Еще одна проблема заключается в том, что заказчик часто не оценивает затраты на всю стройку целиком и рассматривает работу дизайнера отдельно. Это приводит к тому, что, сэкономив на дизайн-проекте, взамен качественных, профессионально-решенных вопросов, клиент получает технически непроработанную идею, которую должны реализовать многочисленные подрядчики.

В свою очередь подрядчикам неинтересно думать об общей задаче и сопряженных с другими участниками стройки решениях. Их работа — сделать свой участок, получить оплату и уйти с объекта. Отсюда переделки, недоделки, переплаты, нервы, недовольство и т.д. Всем известный и привычный в таком раскладе сценарий.

С другой стороны, рынок дизайна за последние несколько лет сильно вырос и все больше становится экспертным. Многие заказчики приходят к нам, уже сменив двух-трех дизайнеров. Такой клиент очень четко представляет себе, чего он хочет, а чего нет. «Хипстерских штанов» у дизайнера для него уже недостаточно. Однако будущее дизайнеров нам видится несколько иным. На подходе нейронные сети, искусственный интеллект, которые в будущем заменят многие функции дизайнера. Многие механические процессы будут заменены ботами, программами.

Как мы видим развитие компании

Сегодня мы без преувеличения можем сказать, что принесли на рынок несколько новых идей. О них мы уже сказали выше: визуализация, бюджетирование дизайн-проекта, бизнес-процессы, сайт, дистанционная работа.

В 2013 году мы вели в Европейской школе дизайна в Киеве тренинг по бизнес-процессам в дизайн-проектировании. И, проанализировав тогда рынок соседей, России и Украины, можем сказать: что тогда, что сейчас, во многом белорусские специалисты более структурированы.

Белорусские дизайнеры «не брезгуют» работать с мелочами и деталями.

Однако, чтобы окончательно «окультурить» наш рынок, нужно «подтянуть» и клиента. К сожалению, положение дел на рынке сейчас таково, что заказчик готов потреблять полуфабрикат в красивой упаковке. Но надо расширять свои границы и границы заказчиков. Дизайн-проект интерьера — это всегда двусторонний процесс, который требует полного погружения дизайнера и участия заказчика уже на стадии разработки идеи. Дизайн ― это не дорогая люстра и не цвет стен, это сложный и многосоставной процесс проектирования, не всегда увлекательный, местами рутинный. Важно то, что он требует большого количества компетенций, иначе их отсутствие будет компенсировано оплатами переделок и неудовлетворенностью результатом.

Сегодня даже архитектурный проект надо начинать не с «коробки», а именно с внутреннего устройства будущего дома, с подробного сценария жизни клиента в будущем пространстве. Дизайн ― это взгляд во внутрь.

И с этим подходом мы выходим на новые рынки. Сейчас идет ремонт в нашем московском бюро, а еще мы мечтаем о выходе в США.